Når du har en ekstern dataforbindelse, kan du bruge forbindelsesegenskaberne til at pege på en anden databasetabel eller forespørgsel. Du kan endda skrive dine egne SQL-sætninger. SQL (Structured Query Language) er det sprog, som relationelle databasesystemer (såsom Microsoft Access) bruger til at udføre forskellige opgaver. Du kan sende instruktioner direkte fra Excel ved at bruge SQL-sætninger. Dette kan give dig mere kontrol over de data, du trækker ind i din Excel-model.
Selvom en detaljeret diskussion af SQL ikke er mulig, lad os træde lidt uden for vores komfortzone og redigere vores eksterne dataforbindelse ved hjælp af en simpel SQL-sætning til at trække et andet sæt data ind.
Gå til fanen Data på båndet, og vælg Forbindelser. Dette aktiverer dialogboksen Workbook Connections vist her.
Vælg knappen Egenskaber for den forbindelse, du vil ændre.
Vælg den forbindelse, du vil redigere, og klik derefter på knappen Egenskaber.
Dialogboksen Forbindelsesegenskaber åbnes. Her kan du klikke på fanen Definition.
På fanen Definitioner skal du vælge SQL-kommandotypen og indtaste din SQL-sætning.
Skift egenskaben Command Type til SQL, og indtast derefter din SQL-sætning. I dette tilfælde kan du indtaste:
VÆLG * FRA [Sales_By_Employee]
WHERE ([Market] = 'Tulsa') Denne erklæring fortæller Excel om at hente alle poster fra Sales_By_Employee-tabellen, hvor Market er lig med Tulsa.
Klik på OK for at bekræfte dine ændringer og lukke dialogboksen Forbindelsesegenskaber.
Excel udløser straks en opdatering af din eksterne forbindelse og bringer dine nye data ind.