Kontinuerlig læring fra Microsoft Project 2019-projekter

Tænk ikke på Microsoft Project 2019 som blot en gigantisk elektronisk to-do-liste; det er snarere et sofistikeret værktøj, der bruges til at styre projekter. Og det logiske biprodukt af den ledelse er en fantastisk skatkammer af information, du kan bruge til at blive en mere dygtig projektbruger - og dermed en mere kompetent projektleder .

Når du har sendt det sidste notat relateret til projektet og accepteret den sidste ros eller kritik fra din chef, skal du bruge et øjeblik på at se over Microsoft Project-planlægningen en gang til.

Gennemgå projektet

Du vil ikke forstå alle aspekter af projektledelse under dit første, andet eller endda tredje projekt. Men du vil blive mere komfortabel med dine færdigheder. På samme måde vil du ikke forstå alle nuancer af Microsoft Project-planlægning på dit første projekt. Du vil ikke engang afsløre alle muligheder i Project på dit andet projekt. Men gradvist, efterhånden som du mestrer ins og outs ved at styre projekter og bruge Project, vil du mere effektivt anvende projektledelseskompetencer og lettere absorbere den information, som Project genererer - og du vil hurtigere forstå, hvordan det kan hjælpe dig med at undgå fejl på fremtidige projekter.

Gennemgå hvert projekt i slutningen af ​​hver fase og i slutningen af ​​projektet for at se, hvad du gjorde rigtigt, og hvad du gjorde forkert. Så kan du bruge det, du opdager, til at forbedre dine færdigheder på det næste projekt.

Det er en god idé at lave en gennemgang i slutningen af ​​hver fase af livscyklussen, hvis der opstår en større risiko eller et problem, eller hvis en uforudset væsentlig ændring finder sted.

Lær af dine fejl

Du ved, hvad de siger: Hvis du ikke studerer historie, er du dømt til at gentage det. Og at gentage en fejl er det sidste, du vil gøre, når du skal styre et projekt.

Overvej disse strategier, når du gennemgår dit projekt:

• Sammenlign den oprindelige basisplan med den endelige faktiske aktivitet, som vist. Selvom du oprettede foreløbige planer eller basisplaner for at justere for drastiske ændringer, så se på det bredeste hul mellem, hvad du forventede at ske i den oprindelige plan, og hvad der skete. Denne strategi kan være den bedste måde at se områder, hvor du har tendens til at undervurdere mest, eller hvor ændringer i projektets omfang forårsagede dramatiske ændringer.
• Gennemgå de noter, du har lavet om opgaver, for at minde dig selv om ændringer eller problemer, der dukkede op. Indsæt kolonnen med navnet Noter i Gantt-diagramarket og læs alle noter på én gang.
• Bemærk, hvilke ressourcer der ikke kunne levere som lovet; hvis du administrerer dem, så giv dem konstruktiv feedback. Hvis du ikke administrerer ressourcer, skal du vedligeholde noter om deres arbejdshastighed og kvalitet for at hjælpe med fremtidige opgaver. Bemærk også, hvilke eksterne leverandører, der ikke opfyldte som forventet (og flyt dem til bunden af ​​kontraktlisten).
• Vurder din egen kommunikation i gemte e-mails eller notater. Afgør, om du gav teamet nok information til at udføre effektivt, og om du informerede ledelsen om projektproblemer rettidigt.
• Vurder feedback fra din chef, dine kunder og andre interessenter. Bestem, om nogen overordnede begrænsninger, såsom projektbudgettet eller leverancer, ændrede sig dramatisk i løbet af projektet. Spørg, om slutbrugerne var tilfredse med den hastighed, hvormed du gennemførte projektet og leverede det endelige produkt. Spørg om teamets præstation fra deres perspektiv og om, hvorvidt de ville stole på dig til at lede et andet lignende projekt.

Baseline og faktiske tal.

Debrief holdet

Intet projekt er en enkelt persons provins. Selvom ingen andre nogensinde rørte ved projektplanen, gav dit team stadig input til planen via de timers aktivitet, de rapporterede, og de oplysninger, de gav dig i løbet af projektet.

Følg disse forslag til at finpudse kommunikationsprocessen:

• Spørg teammedlemmer om succesen med faktisk aktivitetsrapportering. Sendte du e-mail, planlagde noter eller brugte du Project Web App-værktøjerne, såsom TimeSheet, til at indsamle ressourceoplysninger? Overvejede du at udnytte alle fordelene ved online samarbejde? Skal du gøre det på næste projekt?
• Afgør, om dit team vurderer din kommunikation som hyppig og grundig. Delte du for lidt information om projektet med ressourcer, eller oversvømmede du dem med for meget? Sendte du simple rapporter om specifikke aspekter af projektet eller sendte du hele (besværlige) projektfiler? Følte ledelsesgruppen, at din rapportering om projektet var tilstrækkelig til deres behov? Skal du lære at drage bedre fordel af anden software, såsom Excel og Visio, der tilgås via Visual Reports?

Sammenlign versioner af et projekt

Projektledere foretrækker nogle gange at gemme nye versioner af projektplaner frem for at arbejde med foreløbige planer. Denne tilgang kan fungere, men den gør det ikke muligt at fange projekthistorikken i en enkelt projektfil. Ligegyldigt – Projects funktion Sammenlign versioner lader dig se forskellene mellem to projektplanfiler. Disse filer kan enten være to forskellige versioner af planen for et enkelt projekt eller filer til to separate projekter, der tilfældigvis ligner hinanden.

Du kan bruge denne metode til enten at gennemgå begivenheder fra et afsluttet projekt eller sammenligne lignende nye projekter, mens du bygger dem. Den færdige sammenligningsrapport viser dig projektforskellene grafisk og giver en forklaring til at identificere rapportfunktioner.

Følg disse trin for at sammenligne to filer i Project:

Åbn den fil, du vil sammenligne.
Den aktive fil betragtes som det aktuelle projekt.

Fra fanen Rapport skal du klikke på knappen Sammenlign projekter i projektgruppen.
Dialogboksen Sammenlign projektversioner vises som vist.

Sammenligning af projektversioner.

Hvis filen, der skal sammenlignes, ikke vises i rullelisten mærket Sammenlign det aktuelle projekt (filnavn) med denne tidligere version, skal du klikke på knappen Gennemse for at søge efter og vælge den relevante fil.
Den fil, du vælger, betragtes som det forrige projekt.

For at sammenligne andre tabeller end de viste standardtabeller skal du vælge de relevante tabeller fra rullelisten Opgavetabel og rullelisten Ressourcetabel.

Klik på knappen OK.

Hvis du ser en meddelelse, der angiver, at du har for mange kolonner til at sammenligne, skal du klikke på OK for at fortsætte.
Project kører sammenligningen og viser sammenligningsrapporten, som vist. Sammenligningsrapporten vises i den øverste rude, og de enkelte projektfiler vises i de to nederste ruder. Forklaringen til venstre beskriver symbolerne i kolonnen Indikatorer i rapporten.

Sammenligning af projekter.

Klik på Ressourcesammenligning i gruppen Vis på fanen Sammenlign projekter.
Ruden Sammenligningsrapport ændres for at vise ressourceoplysninger.

Klik på knappen Luk sammenligning (X) i ruden Forklaring til sammenligningsrapport for at lukke ruden.
Klik på knappen Gem på værktøjslinjen Hurtig adgang, og navngiv filen, så næste gang du vil se denne sammenligningsrapport, vil projekterne og felterne allerede være sat op.

Byg på Microsoft Project Succes

Selvom den menneskelige natur ofte får folk til at fokusere unødigt på de mangler, der følger af et projekt, er faktum, at du sandsynligvis har gjort mange ting godt. Før du begynder at planlægge et andet projekt, vil du gerne gemme de positive aspekter et sted, som du nemt kan finde senere.

Opret en skabelon

En mulighed for at gemme oplysninger fra dit nuværende projekt er at oprette en skabelon, som simpelthen er en fil, du gemmer, som indeholder de indstillinger, du vil replikere. Når du åbner en skabelon, kan du gemme den som et projektdokument med et nyt navn og alle de indstillinger, der allerede er indbygget.

Project indeholder sine egne skabeloner til almindelige typer projekter, men du kan gemme ethvert projekt som en skabelon. Hvis du ofte gentager det samme sæt opgaver i et projekt - som folk i mange brancher gør - spar dig selv for tid til at genskabe alle disse opgaver.

Skabeloner kan ud over alle opgaver i projektet indeholde enhver eller alle disse typer oplysninger for disse opgaver:

• Alle oplysninger for hver basislinje
• Faktiske værdier
• Priser for alle ressourcer
• Faste omkostninger

Du kan gemme alle disse oplysninger eller kun udvalgte elementer. For eksempel, hvis du opretter adskillige faste omkostninger (såsom udstyr) og ressourcer med tilhørende takster (og du bruger dem i de fleste projekter), kan du gemme en skabelon med kun faste omkostninger og ressourcetakster.

Følg disse trin for at gemme en fil som en skabelon:

Åbn den fil, du vil gemme, og vælg derefter Fil → Gem som.

I ruden Gem og synkroniser skal du vælge, hvor du vil gemme skabelonen.
Du kan gemme det i SharePoint, på din computer, i skyen eller et andet sted, som du tilføjer.

Naviger til det sted, hvor du vil gemme skabelonen.
Dialogboksen Gem som vises som vist.

Gemmer en fil som en skabelon.

Fra rullelisten Gem som type skal du vælge Projektskabelon (*.mpt).
Vær opmærksom på, at denne filtypenavn ikke vises, medmindre du har indstillet Windows til at vise filtypenavne.

Klik på knappen Gem.
Du bliver bedt om at vælge den type data, du vil fjerne fra skabelonen, såsom værdier for alle basislinjer, faktiske værdier og så videre. Marker de felter, du vil gemme i skabelonen, og klik på Gem.
Microsoft gemmer skabeloner i den centrale mappe med navnet Skabeloner.

Mestre Microsoft Project Organizer

Projects fantastisk fleksible karakter lader dig tilpasse mange indstillinger såsom tabeller, filtre, visninger og rapporter. For eksempel kan du oprette separate tabeller med data, der skal vises i visninger, der indeholder arkruder. Du kan også oprette separate filtre, rapporter og kalendere. Hvis du har noget som helst liv, vil du måske ikke bruge aftener på at genskabe alle disse elementer på det næste projekt. Brug i stedet Organizer til at kopiere dem til andre projektfiler.

Du kan bruge Organizer til at kopiere oplysninger fra én fil til en anden fil. Der er ni faner til at hjælpe med at organisere de oplysninger, du kan kopiere:

• Visninger
• Rapporter
• Moduler
• Tabeller
• Filtre
• Kalendere
• Kort
• Felter
• Grupper

Hvis du vil gøre et brugerdefineret element, som du har oprettet i den aktuelle fil, tilgængeligt til brug i alle projektplanfiler, skal du bruge Organizer til at kopiere elementet til den globale skabelon Global.mpt. Selvom nogle elementer kopieres til arrangøren som standard, skader det aldrig at sikre, at vigtige elementer gemmes der.

Følg disse trin for at bruge Organizer:

Åbn det projekt, du vil kopiere elementer fra, og det projekt, du vil kopiere elementer til.

I den fil, du vil kopiere til, skal du vælge Fil → Info.
Backstage-visning åbnes og viser de overordnede filvalg.

Klik på knappen Organiser global skabelon.
Dialogboksen Organizer vises som vist.

Dialogboksen Organizer.

Klik på fanen for den type information, du vil kopiere.

I venstre kolonne skal du klikke på linjen, du vil kopiere fra.
Som standard vælger Project Global.mpt-skabelonen for listen til venstre og filen, hvorfra du åbner Organizer for listen til højre. Hvis du i stedet vil kopiere elementer fra en anden åben fil, skal du vælge den ved at klikke på rullelisten under fillisten til højre. (Afhængigt af den fane, du viser, kan rullelisten hedde Visninger tilgængelige i, grupper tilgængelige i, rapporter tilgængelige i osv.)

Klik på knappen Kopier.
Punktet vises i listen til højre.

(Valgfrit) For at omdøbe et brugerdefineret element, som du har oprettet,
(a) Klik på det på listen til højre og klik derefter på knappen Omdøb.
(b) Indtast et nyt navn i dialogboksen Omdøb, der vises, og klik derefter på knappen OK.

Gentag trin 5 og 6 for at kopiere yderligere elementer på samme fane.

Gentag trin 4-8 for at kopiere et element til en anden fane.

Når du er færdig med at kopiere elementer fra én fil til en anden, skal du klikke på knappen Luk (X).

Omdøb ikke standardelementer i Organizer. At omdøbe dem kan forårsage fejl og funktionsfejl, såsom manglende evne til at vise en bestemt visning.