Den største forskel mellem Office Web Apps og Microsoft Office-softwaren er, at du kører en Office Web App gennem et webbrowservindue. Sådan fungerer det: Med din browser går du til et websted, starter webapplikationen, åbner en fil og går i gang. Filer, du arbejder på, bliver, ligesom selve webapplikationen, gemt på internettet, ikke på din computer. Alle opgaver udføres via en webbrowser.
At have dine filer gemt på internettet betyder, at du kan arbejde med filer overalt, hvor du kan oprette forbindelse til internettet. Du behøver ikke at være på dit kontor eller dit hjem eller endda bære din bærbare computer med dig. Hvis du kan komme online, kan du komme på arbejde. Lagring af filer på internettet giver en anden stor fordel: Du kan dele og samarbejde om filer med andre.