Et af de scenarier, du kan støde på, efterhånden som antallet af webstedssamlinger for din organisation vokser, er behovet for at samle data fra forskellige lister for at indsamle business intelligence og køre rapporter på. SharePoint Onlines integration med Microsoft Access 2010 (Access) giver en ikke-programmør mulighed for at omgå aktuelle SharePoint Online-begrænsninger for at løse dette problem.
Eller hvis du er en lille virksomhed i vækst med en eksisterende webdatabase i Access, kan du udnytte SharePoint Online til at tillade medlemmer af din organisation, hvis abonnementsplaner ikke inkluderer Office Professional 2010, at interagere med din database via browseren.
MS Access 2010 er bundtet med Office 2010 og leveres med en række webdatabaseskabeloner, der er kompatible med funktionen Publish to Access Services. Office 365-abonnementer inkluderer Access Services, en funktion, der lader dig udgive enhver af disse Access-skabeloner til dine SharePoint-websteder.
I meget forenklede vendinger er en Access-database en relationsdatabase, der organiserer dine data i tabeller. Tabellerne i databasen består af rækker eller poster, og attributterne for disse poster er defineret i kolonnerne eller felterne. Databasen bliver relationel, når attributter fra tabellen danner en relation eller afhængighed af en anden tabel.
For eksempel kan du have en kontakttabel, der indeholder kontaktoplysninger for alle dine kunder. Du kan derefter have en separat ordretabel, der indeholder ordrehistorikken for alle dine kunder i tabellen Kontaktpersoner.
Skønheden ved at spore alle disse data i separate tabeller i stedet for en lang flad liste går ikke tabt for Access-brugere, der slyngede softwaren til berømmelse, da Microsoft sendte sin millionte kopi af MS Access 1.1 i september 1993, blot ti måneder efter at have annonceret dens udgivelse.