Når du planlægger et projekt i Microsoft Project 2019, skal du overveje, hvilke oplysninger du (eller enhver anden interessent) skal spore, hvem der har oplysningerne, hvordan de vil blive leveret, og hvor ofte de skal opdateres. Disse oplysninger gemmes ofte i et separat dokument, kendt som kommunikationsstyringsplanen. Følgende tabel viser et simpelt eksempel.
Kommunikationsstyringsplan
| Interessent | Information | Metode | Frekvens |
| Projektleder | Status rapport | Ugentlig | |
| Holdkammerater | Projektstatus | Møde | Hver anden uge |
| Sponsor | Statusrapporten | PowerPoint | Månedlige |
| Sponsor | Risici, problemer og ændringer | Logs | Efter behov |
Kommunikationsstyringsplanen kan være kompleks - eller så simpel som en Word-tabel eller et Excel-regneark. Du indtaster navnet eller positionen på hver interessent i kolonnen længst til venstre, og derefter øverst øverst, indtaster du de nødvendige oplysninger, dens metode og leveringshyppighed.
Det er ikke raketvidenskab, men du skal stadig bestemme på forhånd, hvilken information du måske vil spore, hvornår du måske vil have den, og i hvilken form. Du vil måske tjekke Sådan undgår du almindelige faldgruber i projektledelse .
Det første skridt i at spore fremskridt på et projekt er at indsamle information om, hvad der er foregået. Jo nemmere det er at rapportere fremskridt på et projekt, jo bedre, fordi folk vil gøre det. Jo mere rutinemæssigt du kan lave indberetningen - som hver fredag, på en specifik formular indleveret til den samme person - jo lettere er det at indsamle data.
Du kan derefter indtaste disse oplysninger i Project på flere måder: Brug forskellige visninger og tabeller til at indtaste oplysninger i dataark, indtast oplysninger i dialogboksen Opgaveoplysninger eller brug sporingsværktøjerne i gruppen Tidsplan på fanen Opgave på båndet .
Mængden af data, du indsamler, bestemmes af de oplysninger, du skal spore, og detaljeringsgraden. For eksempel bruger nogle mennesker kun Project til at oprette en tidslinje for deres aktiviteter. Andre bruger ressourcer og sporer deres samlede arbejde på opgaver, bare ikke til det detaljeringsniveau, der gransker det udførte timearbejde. For nogle mennesker er det fint at markere én opgave som 50 procent fuldført og en anden 100 procent fuldført – og lade Project antage, at alle ressourcer har fuldført deres estimerede mængder af arbejde.
Du skal identificere den bedste sporingsmetode for dig, som bestemmes af mængden og typen af information, du skal overvåge. Microsoft tilbyder fire sporingsmetoder i Project 2019:
Du kan begynde at forstå disse metoder ved at sammenligne opgavesporing og opgavesporing. Du kan spore oplysninger efter opgave, der angiver det nuværende tidspunkt (eller en statusdato, du vælger) det samlede udførte arbejde eller omkostningerne for opgaven. Eller du kan spore oplysninger efter opgave, som er en mere detaljeret sporing, der viser dig det samlede udførte arbejde eller omkostningerne for hver ressource.
Antag, at opgaven Test elektriske komponenter er estimeret til at tage 12 timers arbejde i henhold til projektets baseline. En ingeniør, elektriker og assistent - tre menneskelige ressourcer - tildeles 100 procent af deres tid. Sporing efter opgave – i alt kan du blot bemærke, at opgaven er 75 procent fuldført, hvilket svarer til ni timers arbejde færdigt.
Projekt forudsætter, at de tre ressourcer deler arbejdet ligeligt - tre timer for hver ressource. I virkeligheden brugte ingeniøren dog en time, elektrikeren brugte seks, og assistenten brugte to. Derfor kommer den tidsfasede variabel ind i billedet. Tidsfaset sporing bruger specifikke tidsintervaller, uanset om du vælger at spore arbejde for opgave eller arbejde udført af individuelle ressourcer på opgaven.
Så i Test Electrical Components-opgaven kan du bruge opgaven – tidsinddelt tilgang til at spore de ni timer på daglig basis. Eller du kan bruge opgaven – tidsinddelt tilgang til at spore hver ressources arbejde, hver time eller dagligt.
Hvis projektet eller organisationen ikke kræver detaljerede tildelinger eller tidsfaseopfølgning, er det bedre at bruge opgaven – total metoden. Så kan du bruge mindre tid på at indtaste information i Project og mere tid på at styre teamet og interessenterne.
Nogle gange ser det ud til, at Project har en praktisk knap til alt, hvad du skal gøre på et projekt, så hvorfor skulle sporing være anderledes? Sporingsværktøjerne øverst i Planlægningsgruppen på fanen Opgave udfører opdateringer på udvalgte opgaver i enhver arkvisning. Figuren viser sporingsværktøjerne. De fem til venstre er knapperne for procent fuldførte, og knappen til højre giver dig mulighed for at markere på sporet eller opdatere opgaver.
Sporingsknapperne.
Disse værktøjer foretager specifikke opdateringer til udvalgte opgaver:
Dialogboksen Opdateringsopgaver.
Du kan bruge et par flere værktøjer, som findes andre steder i Project, til at spore og illustrere fremskridt:
Du ved måske allerede, at Project har udsigt til alt, hvad du vil gøre. For eksempel kan du bruge Opgavearkvisning og Opgavebrugsvisning til nemt at opdatere enten opgave- eller ressourceoplysninger. Der er så mange varianter tilgængelige, at du måske tror, at Microsoft afgifter ved visningen.
Opgaveark – Sporingstabelvisning.
Opgavebrug – Sporingstabelvisning.
Opgaveanvendelse – Brugstabelvisning.
Når jeg sporer ved hjælp af opgavearkvisningen, indsætter jeg en kolonne, der viser procent fuldført. For at indsætte kolonnen skal du blot højreklikke på et kolonnehoved og klikke på Indsæt kolonne og derefter klikke på % Fuldfør.
Afhængigt af sporingsmetoden har du brug for forskellige visninger, der tjener forskellige formål. Følgende tabel angiver den bedste visning til brug for hver sporingsmetode.
Sporing af visninger
| Sporingsmetode | Bedste udsigt | Bedste bord eller række |
| Opgave | Opgaveark | Sporingstabel |
| Opgave – tidsinddelt | Opgavebrug | Faktisk arbejdsrække |
| Opgave | Opgavebrug | Sporingstabel |
| Opgave – tidsinddelt | Opgavebrug | Brugstabel |
Når du finder den passende visning med de korrekte kolonner vist, er indtastning af sporingsoplysninger så simpelt som at indtaste et antal timer, et dollarbeløb til faste omkostninger eller en start- eller slutdato i den relevante kolonne for den opgave, du opdaterer.
Sådan blokerer du Microsoft Word fra at åbne filer i skrivebeskyttet tilstand på Windows Microsoft Word åbner filer i skrivebeskyttet tilstand, hvilket gør det umuligt at redigere det? Bare rolig, metoderne er nedenfor
Sådan rettes fejl ved udskrivning af forkerte Microsoft Word-dokumenter Fejl ved udskrivning af Word-dokumenter med ændrede skrifttyper, rodede afsnit, manglende tekst eller tabt indhold er ret almindelige. Men lad være
Hvis du har brugt pennen eller highlighteren til at tegne på dine PowerPoint-dias under en præsentation, kan du gemme tegningerne til næste præsentation eller slette dem, så næste gang du viser den, starter du med rene PowerPoint-dias. Følg disse instruktioner for at slette pen- og highlighter-tegninger: Sletning af linjer en ved […]
Style-biblioteket indeholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og billeder, der bruges af foruddefinerede mastersider, sidelayouts og kontrolelementer i SharePoint 2010. For at finde CSS-filer i Style-biblioteket på et udgivelsessted: Vælg Site Actions→ View Alt webstedsindhold. Indholdet af webstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Overvæld ikke dit publikum med gigantiske tal. I Microsoft Excel kan du forbedre læsbarheden af dine dashboards og rapporter ved at formatere dine tal, så de vises i tusinder eller millioner.
Lær, hvordan du bruger SharePoints sociale netværksværktøjer, der lader enkeltpersoner og grupper kommunikere, samarbejde, dele og forbinde.
Julianske datoer bruges ofte i produktionsmiljøer som et tidsstempel og hurtig reference for et batchnummer. Denne type datokodning giver detailhandlere, forbrugere og serviceagenter mulighed for at identificere, hvornår et produkt blev fremstillet, og dermed produktets alder. Julianske datoer bruges også i programmering, militæret og astronomi. Forskellige […]
Du kan oprette en webapp i Access 2016. Så hvad er en webapp overhovedet? Nå, web betyder, at det er online, og app er kun en forkortelse for "applikation". En Custom Web App er en online databaseapplikation, der tilgås fra skyen ved hjælp af en browser. Du bygger og vedligeholder webappen i desktopversionen […]
De fleste sider i SharePoint 2010 viser en liste over navigationslinks på linjen Hurtig start langs venstre side af siden. Hurtig startlinjen viser links til fremhævet webstedsindhold såsom lister, biblioteker, websteder og udgivelsessider. Hurtigstartlinjen indeholder to meget vigtige links: Linket Alt webstedsindhold: […]
Ved simple problemer finder Solver i Excel som regel hurtigt de optimale Solver-variableværdier for objektivfunktionen. Men i nogle tilfælde har Solver problemer med at finde de Solver-variableværdier, der optimerer objektivfunktionen. I disse tilfælde viser Solver typisk en meddelelse eller en fejlmeddelelse, der beskriver eller diskuterer det problem, der […]
