Hvad skal man se efter, når man kontrollerer eller reviderer en finansiel model

Hvis du har brugt Excel i et stykke tid, foretrækker du sandsynligvis at bygge dine egne regneark eller økonomiske modeller fra bunden. I et virksomhedsmiljø får folk dog sjældent denne mulighed. I stedet forventes de at overtage en eksisterende model, som en anden har bygget.

Måske træder du ind i en rolle, som du overtager fra en anden, og der er en eksisterende finansiel rapporteringsmodel, som du skal opdatere hver måned. Eller du er blevet bedt om at beregne salgskommissioner hvert kvartal baseret på et monstrøst regneark med 50 faner, som du ikke rigtig kan lide udseendet af. Du arver ikke kun andres modeller sammen med de input, antagelser og beregninger, som den oprindelige modelbygger har indtastet, men du arver også modelbyggerens fejl.

Hvis du skal tage ansvar for en andens model, skal du være parat til at overtage den og gøre den til din egen. Du skal være ansvarlig for, hvordan denne model fungerer, og være sikker på, at den fungerer korrekt. Her er en tjekliste over ting, du bør tjekke efter, når du først arver en andens økonomiske model:

• Bliv fortrolig med dens udseende og følelse. Se hvert ark igennem for at se, hvilke farveskemaer der er blevet brugt. Læs enhver dokumentation igennem. Er der en nøgle til at hjælpe med at se, hvilke celler der er hvilke? Har modelbyggeren skelnet mellem formler og hårdkodede antagelser?
• Tag et godt kig på formlerne. Er de konsekvente? Indeholder de nogen hårdkodede værdier, der ikke automatisk opdateres og derfor vil forårsage fejl?
• Kør et fejltjek. Tryk på knappen Fejltjek i sektionen Formelrevision på fanen Formler i båndet for at se med et øjeblik, om der er nogen Excel-fejl på arket, der kan forårsage problemer.
• Se efter links til eksterne filer. Eksterne links kan være en gyldig del af arbejdsprocessen, men du skal vide, om denne fil får input fra eksterne projektmapper for at sikre, at ingen ved et uheld ændrer ark eller filnavne, hvilket forårsager fejl i din model. Find eksterne links ved at trykke på knappen Rediger links i afsnittet Forbindelser på fanen Data i båndet.
• Gennemgå de navngivne områder. Navngivne intervaller kan være nyttige i en finansiel model, men de rummer nogle gange fejl på grund af overflødige navne, såvel som eksterne links. Gennemgå de navngivne områder i navnehåndteringen, som er i afsnittet Definerede navne på fanen Formler på båndet. Slet alle navngivne områder, der indeholder fejl eller ikke bliver brugt, og hvis de indeholder links til eksterne filer, skal du være opmærksom på dem, og sørg for, at de er nødvendige.
• Tjek automatiske beregninger. Formler bør beregne automatisk, men nogle gange, når en fil er meget stor, eller en modelbygger kan lide at kontrollere ændringerne manuelt, er beregningen indstillet til manuel i stedet for automatisk. Hvis du ser ordet Beregn i den nederste venstre statuslinje, betyder det, at beregningen er indstillet til manuel, så du er sandsynligvis i gang med en kompleks undersøgelse! Tryk på knappen Beregningsindstillinger i sektionen Beregning på fanen Formler på båndet for at skifte mellem manuel og automatisk beregning af projektmappe.

Ud over disse trin er her nogle praktiske revisionsværktøjer i Excel, du kan bruge til at kontrollere, revidere, validere og om nødvendigt rette en nedarvet model, så du kan være sikker på resultaterne af din økonomiske model:

• Undersøg arbejdsbogen. Lær de skjulte funktioner i din model at kende og identificer potentielt problematiske funktioner, som ellers kunne være meget svære at finde med dette lidet kendte værktøj. For at bruge det skal du åbne projektmappen, klikke på knappen Filer på båndet; på fanen Info skal du klikke på knappen Check for Issues.
• F2: Hvis en formels kildeceller er på samme side, sætter F2-genvejen cellen i redigeringstilstand, så denne genvej er en god måde at se visuelt, hvor kildedataene kommer fra.
• Spor præcedenser/afhængige: Excel-revisionsværktøjer sporer relationerne visuelt med sporingslinjepile. Du kan få adgang til disse værktøjer i sektionen Formelrevision på fanen Formler på båndet.
• Evaluer formel: Adskil lange og komplekse formler ved hjælp af værktøjet Evaluer formel i sektionen Formelrevision på fanen Formler på båndet.
• Fejlkontrolværktøjer: Hvis du laver en fejl - eller hvad Excel mener er en fejl - vil en grøn trekant vises i cellens øverste venstre hjørne. Dette vil ske, hvis du udelader tilstødende celler, eller hvis du indtaster et input som tekst, der ser ud til at være et tal.
• Overvågningsvindue: Hvis du har outputceller, du gerne vil holde øje med, vil dette værktøj vise resultatet af specificerede celler i et separat vindue. Du kan finde dette værktøj i sektionen Formelrevision på fanen Formler på båndet. Det er nyttigt til at teste formler for at se virkningen af ​​en ændring i antagelser på en eller flere separate celler.
• Vis formler: Hvis du vil se alle formlerne på et øjeblik i stedet for de resulterende værdier, skal du trykke på knappen Vis formler i sektionen Formelrevision på fanen Formler på båndet (eller brug genvejen Ctrl+`). Vis formler er også en meget hurtig og nem måde at se, om der findes hårdkodede værdier.