Hvad er Microsoft SharePoint: En kort rundvisning

SharePoint i Microsofts cloud-baserede løsning til samarbejde. Microsoft SharePoint er et glimrende eksempel på, hvor langt vi er kommet med at bruge teknologi til at forbedre teamwork og kommunikation. I 1971 sendte computeringeniør Ray Tomlinson den første e-mail mellem to computere sat side om side. På spørgsmålet om, hvad der fik ham til at udvikle en sådan banebrydende teknologi, var Tomlinsons svar, "mest fordi det virkede som en god idé."

Mere end 40 år senere, og over 269 milliarder e-mails sendt og modtaget om dagen alene i 2017, skal den smarte idé til en opgradering. I dagens verden, hvor informationsmedarbejdere ikke længere sidder ved siden af ​​hinanden, men spredt ud over flere geografier og tidszoner, er e-mail simpelthen ikke nok til at sikre samarbejde i realtid, selvbetjeningsindsamling af information og robust videnstyringsløsning.

Mens e-mail fortsat vil opfylde behovene for en-til-en kommunikation og kalender, fungerer SharePoint Online som platformen for teamfokuserede og projektfokuserede samarbejdsbehov . Intranetfunktionerne i SharePoint leverer samarbejdsevner på en måde, der udnytter den kollektive viden hos personerne i organisationen til ikke kun at informere og engagere medarbejderne, men også til at transformere forretningsprocesser.

Rundvisning i SharePoint-landskabet

SharePoint Online forbinder folk på din arbejdsplads med en intelligent indholdsstyringsløsning, der fremmer produktiviteten og samtidig holder dine data sikre. Det er en cloud-baseret løsning, der er en af ​​tjenesterne i Office 365. Under SharePoint-paraplyen er også SharePoint Server, som er en løsning, der ligner SharePoint Online, men det kræver køb og vedligeholdelse af serverhardware, installation af softwaren, opbevaring af software eller operativsystemet opdateret, og ansættelse af folk til at styre teknologien og fejlfinde problemer. I SharePoint Online håndteres disse opgaver af Microsoft.

Lær SharePoint-personaerne at kende

Mens SharePoint giver en platform for alle i organisationen til at dele og arbejde sammen, er der fire typer personas, der bruger, interagerer med og drager fordel af SharePoint.

• Slutbrugere: Hvis du tilgår din organisations portal eller intranet på SharePoint for at læse meddelelser eller enhver form for kommunikation, er du slutbruger. Det samme gælder, hvis dit projektteam bruger SharePoint til samarbejde.
• Administratorer: Efterhånden som du bliver fortrolig med funktionerne og funktionerne i SharePoint, kan du blive en super slutbruger og påtage dig administrationsansvar, såsom følgende:
  • Admin af webstedssamling: Denne rolle er ansvarlig for en hel webstedssamling, som kan have mange SharePoint-websteder. En webstedssamlingsadministrator kan kontrollere, hvilke funktioner der er tilgængelige for webstedssamlingen, herunder arbejdsgange, tilpasset branding og søgeindstillinger.
  • Webstedsejer: Når du opretter et nyt websted fra siden Websteder, bliver du automatisk webstedsejer. Som webstedsejer kan du klargøre underwebsteder, administrere tilladelser til webstedet, ændre udseendet og fornemmelsen og aktivere eller deaktivere webstedsfunktioner i henhold til, hvad der er tilgængeligt fra webstedssamlingen og mere.

• It-professionelle: SharePoint har indbyggede funktioner, der henvender sig til fagfolk i en it-afdeling eller it-konsulenter, der tjener deres kunders behov. Typisk administrerer disse it-professionelle SharePoint Online for at sikre, at teknologien opfylder forretningsbehov. De kan fungere som system- eller SharePoint-administrator med adgang til SharePoint Admin Center i Office 365, hvor de konfigurerer SharePoint-indstillinger, som f.eks.
  • Aktivering/deaktivering af Yammer som virksomhedens sociale samarbejdsløsning
  • Tillader ekstern deling af SharePoint-websteder
  • Konfiguration af politikker for overholdelse og forebyggelse af datatab
  • Gendannelse af slettede websteder

• Udviklere: Det er de tekniske mennesker, der skaber applikationer og tilpasninger for at udvide SharePoint-funktionaliteterne ud over, hvad Microsoft tilbyder. SharePoint har rige funktioner til de hundredtusindvis af udviklere, der fokuserer på denne platform. Der er endda en markedsplads for disse udviklere til at udgive og sælge deres apps og løsninger: SharePoint Store.

Lander på SharePoint Online-hjemmesiden

SharePoint Online giver dig mulighed for at dele viden , indhold, apps og rige, interaktive nyheder til et bredt publikum i din organisation. Kernen i evnen til at informere og engagere medarbejderne er den grundlæggende teknologi, der leverer smukke, moderne og mobilvenlige websteder og sider.

SharePoint Online-hjemmesiden giver dig en hurtig liste over alle de websteder, du tilhører og følger i venstre rude. Den midterste rude viser en kortlignende liste over de seneste nyheder i din organisation hentet fra alle de websteder, du har adgang til, samt en liste over de websteder, du ofte besøger.

SharePoint Online-hjemmesiden.

Følg disse trin for at få adgang til SharePoint Online-hjemmesiden:

Log ind på Office 365 .

Klik på appstarteren (ikonet, der ligner en vaffel i øverste venstre hjørne).

Klik på SharePoint på listen over fliser.

Vær forsigtig med, hvad du deler på SharePoint!

SharePoint-websteder og deres indhold kan deles med brugere uden for din organisation gennem en funktionalitet kaldet ekstern deling. Som standard er ekstern deling aktiveret i SharePoint Online. Det betyder, at alle websteder, der er oprettet fra siden Websteder, kan deles med eksterne brugere. Office 365 Global Admin kan deaktivere denne funktion globalt for hele SharePoint Online-miljøet eller aktivere/deaktivere enhver individuel sidesamling.

Ekstern deling er praktisk, når du ønsker, at personer, du arbejder med, og som ikke har en Office 365-licens (kaldet eksterne brugere ) i din organisation, skal samarbejde med dig. Hvis du f.eks. kører en marketingkampagne, og du arbejder med et reklamebureau, vil du måske give dine kontakter i reklamebureauet adgang til dit projektwebsted i SharePoint, så du kan være medforfatter til dokumenter.

Ekstern deling kan også udgøre et potentiale for datalækage, så vær forsigtig med, hvad du deler!