Hvad du behøver at vide om fejl til finansiel modellering i Excel

Muligheden for fejl i en finansiel model er den vigtigste ting, der holder en finansiel model vågen om natten. Som modelbygger skal du have en sund respekt for regneark og deres modtagelighed for fejl.

Forestil dig, at du arbejder på et spændende nyt projekt. Du har leveret en finansiel model, der bliver brugt til et projekt eller en nøglefunktion i din virksomhed. Det ser fantastisk ud. Folk bliver fyret op; der bliver brugt penge. Men uger eller måneder inde i projektet stemmer tallene pludselig ikke. Hvorfor er projektet så langt over budgettet?

Ved gennemgang opdager du pludselig, at der har været en fejl i dine oprindelige beregninger. Yikes! Der bliver sat spørgsmålstegn ved din troværdighed og tillid til dit arbejde, hvilket fører til nogle ubehagelige øjeblikke under møder (for ikke at nævne bekymring over din fremtid i virksomheden).

European Spreadsheets Risks Interest Group (EuSpRiG) afholder en veletableret årlig konference for at præsentere den seneste forskning og resultater om emnet. Der er mange veldokumenterede tilfælde af højprofilerede Excel-modeller. Nogle af disse er dokumenteret af EuSpRiG . I betragtning af de fleste virksomheders modvilje mod at tale om deres fejl, får antallet og hyppigheden af ​​de historier, der er dokumenteret af EuSpRiG, mange til at tro, at fejl i regneark er en regelmæssig forekomst i de fleste organisationer.

Hvilken form kan disse fejl have? Generelt kan modelleringsfejl grupperes i tre brede kategorier: formelfejl, antagelser eller inputfejl og logiske fejl.

Formelfejl i din økonomiske model

Formelfejl er de nemmeste fejl at lave og relativt nemme at få øje på, men de er forfærdeligt pinlige, når de bliver opdaget. Den slags "mekaniske" fejl er også de nemmeste at undgå ved selvkontrol og rettelse.

En almindelig formelfejl er simpelthen at opfange den forkerte celle i formlen - for eksempel at linke til celle B98, som indeholder 6, i stedet for celle B97, som indeholder 0,6. Denne fejl kan i første omgang virke ganske lille, men lad os sige, at din oprindelige investering var $100.000. Gennem din modellering regner du ud, at der er 60 procent overskudsgrad, men på grund af denne fejl forudsiger du $600.000 profit i stedet for $60.000. Ups!

Forudsætninger eller inputfejl i din økonomiske model

Din models formler kan beregne perfekt, men antagelser i finansielle modeller er et lærebogstilfælde af "skrald ind, skrald ud." Hvis de antagelser, du har brugt som input, er forkerte, vil modellen også være forkert.

Når det kommer til inputfejl, er der to hovedtyper at overveje:

• Datainput: Dataindtastningsfejl kan nemt opstå, hvis du opdaterer driftsomkostninger, for eksempel fra uge til uge. Hvis disse omkostninger ikke er forbundet korrekt eller opdateres regelmæssigt, kan du få et ufuldstændigt eller unøjagtigt billede af processen. Nogle gange kan det automatisere og fremskynde denne proces at linke disse oplysninger til en separat, automatisk genereret fil og bruge nogle af de nye moderne Excel-værktøjer såsom Get & Transform (tidligere kaldet Power Query). Sørg også for at bekræfte, hvem der er ansvarlig for at opdatere regnearket, og sørg for, at eventuelle ændringer i processen eller opdateringsplanen ikke påvirker din model.
• Brugerinput: Brugerinputfejl opstår hyppigere, når du er mindre fortrolig med det produkt eller projekt, du modellerer. For eksempel, når det kommer til lønomkostningerne ved et program, kan du medregne de fordele, som en medarbejder vil modtage, og antage, at det vil være 5 procent af hendes løn, hvilket er en ret standard antagelse over hele linjen. Men fordi du er ny i organisationen, kan du undlade at tage højde for andre faktorer, der påvirker medarbejderens fordele, såsom en stigning i omkostningerne ved at levere det tandlæge- og lægeprogram, som virksomheden er stolt af. Pludselig bringer dette omkostningerne op på 12,5 procent af lønnen, hvilket fuldstændig blæser alle de personaleomkostninger, du så omhyggeligt har beregnet.

Hvis du gør antagelser, skal du registrere dem, overveje dem og lægge dem omhyggeligt ud i din model. Det er også en god idé at bekræfte disse input med de vigtigste interessenter.

Det gamle ordsprog "For mange kokke ødelægger bouillonen" gælder helt sikkert for at opbygge en økonomisk model. Medmindre du har et strengt, samarbejdende sæt standarder, der sikrer, at modellen er lagt ud, og forudsætninger indtastes konsekvent, vil du opnå det bedste resultat ved kun at have én modelbygger, der arbejder på at bygge modellen.

Når det kommer til at bruge modellen, bør enhver dog kunne bruge en velbygget model. Hvis du er bekymret for, at folk ødelægger dine beregninger eller indtaster input forkert, skal du sørge for, at dine instruktioner og dokumentation forklarer, hvordan du bruger modellen. Anvend også datavalideringer eller cellebeskyttelse på modellen for at begrænse ændringer, som brugeren kan foretage.

Logiske fejl i din økonomiske model

Fejl i modellens logik er nok de sværeste at få øje på, fordi du kan få antagelser, input og formler til at fungere perfekt, men logikken og metodikken - den måde modellen er bygget op - kan stadig være forkert. Du skal fange logikken og sikre, at bygherrens tilgang er klar. Ellers, hvis du mister nøglepersonen, der har bygget modellen, kan der opstå forvirring.

For eksempel viser denne model den procentdel af investorens midler, der er blevet udlånt. Procenten er beregnet ved at dividere investeringssaldoen (den nuværende investering plus den nye investering) med porteføljesaldoen (de nuværende lån plus de nye lån minus de udløbne lån).

Beregning af investeringsporteføljeforhold.

Hold et øjeblik. Beregner du det ud fra antallet af udlånte lån eller den kumulative saldo? Du kan se, hvordan den måde, forholdet er blevet beregnet på, kan forårsage forvirring for dem, der ikke er bekendt med denne model. Det er vigtigt at dokumentere, hvordan du beregner det. Du kan også nemt forveksle månedlige beløb med kumulativ saldo; du kan se, at dette er tydeligt dokumenteret i kolonne B.