Ved at gruppere i Outlook 2007 oprettes en masse lignende elementer, som du kan åbne eller lukke. Du kan kun se på de bundter, der interesserer dig, og ignorere alle de andre bundter. For eksempel, på skattetidspunktet, grupperer du dine checks; du laver en bunke checks til lægeudgifter, en anden bunke checks til velgørende fradrag og så videre. Derefter kan du sammenlægge de beløb, du har brugt i hver kategori, og indtaste disse tal i din selvangivelse.
Gruppering af visninger med et par museklik
Den hurtigste måde at gruppere elementer på er at højreklikke på overskriften på den kolonne, du vil gruppere efter, og derefter vælge Grupper efter dette felt. Gruppe efter-feltet vises automatisk, og navnet på det felt, du valgte, vises automatisk i Gruppe efter-feltet. Er det ikke glat?
Gruppering af visninger med træk-og-slip
Den næste enkleste måde at gruppere elementer på er at åbne boksen Grupper efter og trække en kolonneoverskrift ind i den.
Følg disse trin for at gruppere elementer ved at trække og slippe en kolonneoverskrift:
1. Åbn værktøjslinjen Avanceret ved at vælge Vis –> Værktøjslinjer –> Avanceret.
Den avancerede værktøjslinje viser knappen Grupper efter boks, normalt den tredje knap fra højre. Grupper efter boks-knappen indeholder et ikon, der ligner en boks med nogle linjer i.
2. Klik på knappen Grupper efter boks på værktøjslinjen Avanceret.
Tabellen falder lidt ned, og en boks vises over bordet, der proklamerer Træk en kolonneoverskrift her for at gruppere efter den kolonne.
3. Træk overskriften på den kolonne, der indeholder de data, du vil gruppere efter, til boksen Grupper efter.
Du kan trække flere felter op til feltet Grupper efter for at oprette grupper baseret på mere end én kolonne.
Brug af dialogboksen Grupper efter
Du kan også bruge dialogboksen Grupper efter til at gruppere din fortegnelse.
Følg disse trin for at gruppere din liste:
1. Vælg Vis –> Aktuel visning –> Tilpas aktuel visning.
Dialogboksen Tilpas visning vises. Hvis du ser ordene Tilpas aktuel visning i navigationsruden, kan du også klikke på disse ord for at åbne dialogboksen Vis oversigt.
2. Klik på knappen Grupper efter.
Dialogboksen Grupper efter vises.
3. Vælg det første felt, som du vil gruppere visningen efter.
Listen har flere felter, end der vises i tabellen. Hvis du vælger at gruppere efter et felt, der ikke vises i din tabel, kan du markere afkrydsningsfeltet Vis felt i visning.
Du kan også vælge, om du vil have dine grupper sorteret i stigende eller faldende rækkefølge.
4. Vælg eventuelle andre felter, som du vil gruppere visningen efter.
Hvis du grupperer efter for mange kolonner, gør du din liste sværere, snarere end nemmere, at bruge.
5. Klik på OK.
Du kan gruppere din liste efter så mange felter, som du vil bruge til formålet.