Hvor mange gange er dette sket? Du modtager en mødeindkaldelse, men tidspunktet fungerer ikke for dig. Du ringer til mødearrangøren på telefonen for at diskutere et nyt mødetidspunkt, for så at bruge den næste halve time på at høre om hans seneste ferie til Fiji. (Åh, selvfølgelig, det er rart at høre, at han havde en god tid, men vil du virkelig høre hver eneste detalje?)
Nå, du kan undgå denne tidsspildende faldgrube med Outlook 2002s nye Propose a New Time-funktion, som drastisk kan skære ned på den tid, det tager at omlægge et møde. Bare følg disse trin:
1. Dobbeltklik på meddelelsen om mødeindkaldelse, som du lige har modtaget. Meddelelsen åbnes i sit eget vindue.
Du kan også se beskeder i forhåndsvisningsruden uden at dobbeltklikke for at åbne dem. Outlook 2002 har tilføjet muligheden for at acceptere, afvise eller foreslå et nyt tidspunkt direkte fra forhåndsvisningsruden. For at aktivere forhåndsvisningsruden skal du vælge Vis, Eksempelrude; klik derefter på beskeden én gang for at se forhåndsvisningen.
2. Klik på knappen Foreslå nyt tidspunkt. Dialogboksen Foreslå nyt tidspunkt vises og viser tidsplanerne for alle deltagere for det oprindelige møde.
3. Marker et nyt tidspunkt for mødet i tidsplanområdet.
Du kan også bruge felterne Mødestarttid og Mødesluttidspunkt til at gå direkte til det ønskede tidspunkt. Eller, måske mere bekvemt, kan du bruge AutoPick frem-knappen til hurtigt at springe til det næste tilgængelige tidspunkt for alle deltagere.
4. Klik på Foreslå tid.
Der vises en ny e-mail med dit foreslåede nye mødetidspunkt. Du kan skifte emne og inkludere en note om, hvorfor du foreslår et nyt tidspunkt.
5. Klik på Send.
E-mail-modtageren vil have mulighed for at acceptere eller afslå det foreslåede nye tidspunkt og kan sende en opdateret mødeindkaldelse.