Finansiel modellering i Excel: Hvad skal man gøre, hvis filstørrelsen er ude af kontrol

Når du begynder at få en rimelig mængde data i din økonomiske model, er det ret nemt at ende med en enorm Excel-fil, der tager lang tid at beregne, hvilket gør det svært at gennemgå eller dele med andre.

Hvis den store filstørrelse skyldes et stort antal rækker (f.eks. mere end 100.000), kan du overveje at bruge Power Pivot til at gemme dataene i stedet.

Hvis du oplever, at din model kommer ud af kontrol (og du bruger standard Excel uden hjælp fra Power Pivot eller andre tilføjelser), er her et par afprøvede tips, du kan bruge til at bevare den filstørrelse ned:

• Fjern al unødvendig formatering. Farver og formatering bør kun gælde for det nødvendige område, ikke en hel række eller kolonne. Undgå manuel formatering og brug Styles i stedet.

  Når du rydder celler, som du ikke længere bruger, gør du det sandsynligvis ved at markere cellen og trykke på Delete-tasten. Denne handling rydder indholdet og formlerne, men den rydder ikke formateringen. Hvis du har mistanke om, at dette er et problem, kan du trykke på Ctrl+A for at markere alle celler; derefter på fanen Hjem på båndet i redigeringssektionen, klik på Ryd rullemenuen og vælg Ryd formater.

• Sørg for, at formlerne kun refererer til det område, de skal bruge (ikke markere hele rækken eller kolonnen). Hvis dine formler refererer til flere celler, end de behøver, vil dette bruge mere hukommelse. Brug f.eks. formlen =SUM(A1:A1000) for at tillade yderligere rækker i stedet for =SUM(A:A). Alternativt kan du formatere dataene som en tabel og i stedet henvise til de automatisk udvidede tabelområder i din formel.
• Fjern (eller i det mindste tjek størrelsen af) eventuelle logoer eller billeder, du bruger. En enkelt JPG-fil indsat i en model kan nemt tilføje 10 MB til en Excel-filstørrelse.
• Undgå pivottabeller. Pivottabeller tygger virkelig hukommelsen op. Hvis du har flere pivottabeller, skal du sørge for, at de bruger den samme datakilde og ikke opretter en helt ny.
• Fjern eksterne links til andre filer. For at kontrollere, om der er eksterne links i din model, skal du gå til fanen Data på båndet og klikke på Rediger links i afsnittet Forbindelser. Hvis knappen Rediger links er nedtonet, betyder det, at der ikke er nogen eksterne links. Hvis de findes, skal du klikke på knappen, og når dialogboksen Rediger link vises, skal du klikke på Bryd links for at indsætte dataene fra alle eksterne links som værdier, og de eksterne links vil blive fjernet. Hvis du absolut skal bruge eksterne links, skal du have kildefilen åben samtidig; dette vil fremskynde tingene.
• Tjek for redundanser i input og beregninger. Nogle gange udvikler en model sig, og der kan være dele, der ikke længere bruges, eller dele, hvor information har ændret sig.
• Undgå flygtige funktioner. Nogle af de mest almindeligt anvendte flygtige funktioner er OFFSET, INDIREKTE, RAND, NOW, TODAY, ROW og COLUMN. Overforbrug af disse særlige funktioner i din model kan virkelig bremse dine beregninger. Hvis du skal bruge dem, så prøv at begrænse deres udseende i modellen. For eksempel er =TODAY() meget nyttig til at angive dagens dato, men i stedet for at bruge den flere gange i en formel, skal du have den i en enkelt celle og løbende referere tilbage til den ene celle for dagens dato.
• Sørg for, at du ikke bruger XLS-filtypen. XLSX er en meget mere kompakt filtype, og du vil se en enorm forskel i hastighed og filstørrelse, hvis du bruger den. XLSB er en Excel binær projektmappe filtype, der er endnu mere kompakt end XLSX.

Hvis du har prøvet alle disse tips, og du stadig har problemer, kan du overveje at skifte beregningen til manuel (du kan gøre dette ved at klikke på fanen Formler på båndet, gå til sektionen Beregning og vælge muligheden for manuel beregning). Tryk derefter kun på F9, når du skal genberegne. Du ved, om noget skal beregnes, fordi du vil se Beregn i statuslinjen.

Til sidst, som en sidste udvej, er et lille trick at efterlade en celle øverst i kolonnen med live-linket og indsætte alle de andre celler som værdier. Kopier cellen ned og genberegn, hvornår du skal opdatere. Dette er bestemt ikke en foretrukken mulighed, fordi det er tidskrævende og udsat for fejl, men det er derfor, det er en sidste udvej.