I 2003 blev en tvivlsom milepæl i e-mails historie opnået - flere uønskede e-mails blev sendt over internettet end legitime. Det er nu sikkert at antage, at hvis du får e-mail, får du uønsket e-mail, også kendt som spam . Outlook 2003 indeholder et filtreringssystem, der ser over al din indgående post og automatisk flytter alt, der ligner uønsket e-mail, til en særlig mappe. Du kan slette alt, hvad der bliver flyttet til din uønskede e-mail-mappe nu og igen - efter at have kontrolleret, at Outlook ikke ved en fejl flyttede ægte e-mail til din uønskede e-mail-mappe.
Ingen maskine er perfekt, og intet program, der kører på en maskine, er perfekt. Måden, hvorpå Outlook finder ud af, hvilke meddelelser der er uønskede, og hvilke der er rigtige, er et reelt mysterium. Nogle uønskede e-mails kan komme igennem, men Outlook vil sandsynligvis fange mere end halvdelen af de uønskede beskeder, du er bestemt til at modtage. Outlook kan endda være så fed at dumpe elementer fra rigtige mennesker i mappen Uønsket e-mail. Sådan er livet.
Finjustering af filterets følsomhed
Du behøver ikke at gøre noget for at aktivere filtrering af uønsket e-mail i Outlook 2003. Programmet beskytter allerede mod uønsket e-mail, første gang du starter det op; beskyttelsesniveauet er dog sat til Lav.
Uanset om du føler, at Outlook flytter for mange indgående beskeder - eller for få - til mappen Uønsket e-mail, kan du justere Outlooks følsomhed, så den passer til din smag, ved at ændre indstillingerne for uønsket e-mail.
Følg disse trin for at justere Outlooks uønskede e-mail-indstillinger:
1. Vælg Handlinger –> Uønsket e-mail –> Indstillinger for uønsket e-mail.
Dialogboksen Indstillinger for uønsket e-mail vises med fanen Indstillinger øverst.
2. Klik på den mulighed, du foretrækker.
Cirklen ved siden af den indstilling, du klikker på, bliver mørkere for at vise, hvad du har valgt. De muligheder, som Outlook tilbyder dig, inkluderer
• Ingen beskyttelse: Ved denne indstilling sendes hver slem besked direkte til din indbakke, uanfægtet. Hvis det er din kop te, fint. De fleste vil gerne have lidt mere filtrering.
• Lav: Den mest junkede af skrammel bliver flyttet, men der kommer stadig en masse grimme ting igennem.
• Høj: Denne indstilling er aggressiv nok til, at du kan forvente at se en vis mængde legitim e-mail ende i mappen Uønsket e-mail. Hvis du vælger denne indstilling, skal du sørge for at tjekke din uønskede e-mail-mappe fra tid til anden for at være sikker på, at vigtige meddelelser ikke bliver smidt i papirkurven ved en fejltagelse.
• Kun sikre lister: Denne indstilling flytter alle meddelelser ud af din indbakke undtagen dem fra personer eller virksomheder, som du har angivet på dine lister over sikre afsendere.
Afkrydsningsfeltet nederst på fanen Indstillinger giver dig også en chance for permanent at slette formodet uønsket e-mail. Fordi et perfekt uønsket e-mail-filter endnu ikke er opfundet, er det sandsynligvis bedre at skubbe uønskede meddelelser over til mappen uønsket e-mail og tømme mappen af og til. På den anden side kan du arbejde i en virksomhed, der begrænser mængden af e-mail, du må gemme, og beskederne i din uønskede e-mail-mappe tæller med i din grænse. Så at zappe uønsket e-mail kan være den bedste mulighed.
3. Klik på OK.
Dialogboksen Indstillinger for uønsket e-mail lukkes.
Der er du! Med lidt held behøver du ikke længere at vade gennem beskeder om bliv-rig-hurtig-ordninger eller piller, der forstørrer kropsdele, du ikke engang har.
Filtrering af din e-mail med afsender- og modtagerlister
Outlooks håndtering af uønsket e-mail indeholder en mulighed, som du kan vælge, om du vil oprette dine egne sikre lister til håndtering af, hvor din e-mail kommer fra eller går til. Du kan lave en liste over personer, hvis beskeder altid skal flyttes til mappen Uønsket e-mail (eller personer, hvis beskeder aldrig skal flyttes dertil). Se de andre faner i dialogboksen Indstillinger for uønsket e-mail for at få beskrivelser af de typer afsendere, du kan indtaste:
- Sikre afsendere: Når en besked ankommer med en e-mail-adresse eller et domæne på denne liste i Fra-linjen i beskeden, sørger Outlook for ikke at behandle beskeden som uønsket e-mail - uanset hvad beskeden ellers siger.
- Sikre modtagere: Hvis du modtager beskeder fra en online-mailingliste, ser beskederne ofte ud til at komme fra mange forskellige personer, men de er altid adresseret til listen. (Hvis du f.eks. tilhører en af grupperne på yahoogroups.com, vil du se dette.) I dette tilfælde skal du sætte navnet på listen på listen over sikre modtagere.
- Blokerede afsendere: Dette er det modsatte af de to valg ovenfor; beskeder fra adresserne på denne liste behandles altid som uønsket e-mail.
Det er ret simpelt at tilføje en person til din liste over blokerede afsendere: Når du modtager en besked fra en person, du ikke ønsker at høre fra længere, skal du vælge beskeden og vælge Handlinger –> Uønsket e-mail –> Tilføj afsender til listen over blokerede afsendere. Den samme metode virker til at tilføje personer til listerne Sikre afsendere og Sikre modtagere. Vælg blot beskeden, vælg Handlinger –> Uønsket e-mail, og vælg derefter den liste, som du vil have afsenderen tilføjet.
Hvis du vil være mere præcis, kan du selvfølgelig gå direkte til den relevante fane i dialogboksen Junk E-Mail Options og indtaste de adresser, du vil filtrere.
Nogle andre uønskede e-mail-muligheder, der kan spare dig tid, omfatter disse:
- Kontaktliste: Et afkrydsningsfelt nederst på fanen Sikre afsendere er mærket "Stol også på e-mail fra mine kontakter." Hvis dette felt er markeret, bliver beskeder fra alle på din kontaktliste automatisk behandlet som sikre beskeder.
- Import og eksport: Hvis du har en særlig lang liste over personer, du skal tilføje til din liste over sikre afsendere eller din liste over blokerede afsendere, kan du oprette en liste i Notesblok og derefter importere listen til Outlook. Virksomheder med lange kundelister kan gøre denne funktion tilgængelig for alle.
Filtrering af domæner
Outlook giver dig en ret kraftfuld mulighed blandt dine uønskede e-mail-valg, som du skal være forsigtig med. Denne mulighed involverer filtrering af domæner. Hvis du handler med personer hos en bestemt virksomhed, kan du indtaste hele virksomheden på din liste over sikre afsendere ved at vælge meddelelsen og derefter vælge Handlinger –> Uønsket e-mail –> Tilføj afsenderes domæne (@example.com) til sikre afsendere Liste.
Men hvis du ved et uheld tilføjer domænet for en ven, der sender dig e-mail via America Online, til din liste over sikre afsendere, besejrer du delvist formålet med dine uønskede e-mail-filtre (fordi så meget uønsket e-mail kommer fra aol. com - eller i det mindste foregiver at komme fra aol.com). Så brug domænefiltreringsfunktionen med omhu.