Felttyper og anvendelser i Access 2019-databaser

Et felt i Access 2019, husker du, er, hvor dine data bor. Hvert felt indeholder et stykke data, såsom Efternavn eller Batting-gennemsnit. Fordi der er så mange forskellige slags informationer i verden, tilbyder Access en række felttyper til lagring af dem . Faktisk stiller Access følgende felttyper til din rådighed:

• Kort tekst
• Lang tekst
• Nummer
• betalingsmiddel
• AutoNumber (denne datatype anvendes som standard på start-id-feltet i enhver ny tabel)
• Dato tid
• Ja Nej
• Opslag & forhold
• Rig tekst
• Vedhæftet fil
• Hyperlink
• OLE objekt
• Beregnet
• Opslagsguide

De typer, der lige er anført, er dem, der er tilgængelige for felter, du opretter ud over det første felt - dem, der vil indeholde dine data.

Indtil videre er det tilstrækkeligt at sige, at det førnævnte AutoNumber-felt er et felt, der indeholder et automatisk genereret nummer, så hver post er unik, idet den har et unikt AutoNumber eller ID.

For nu skal du ikke bekymre dig om at finde ud af, hvad hver felttype er, eller hvad den gør baseret på dens navn - jeg gennemgår hver enkelt kort kort tid. Som du kan se, dækker listen dog næsten enhver type data, du kan forestille dig. Og husk, at hver enkelt kan tilpasses i vid udstrækning, hvilket resulterer i felter, der opfylder dine behov præcist.

Den kommende punktliste introducerer de tilgængelige felttyper og hvordan de bruges. Du vil også finde ud af lidt om, hvordan du kan tilpasse dem, så de opfylder dine specifikke behov:

• Kort tekst: Gemmer op til 255 tegn tekst — bogstaver, tal, tegnsætning og enhver kombination heraf.
• Lang tekst: Dette erstatter Memo-felttypen, der findes i version 2010 og tidligere. Et langt tekstfelt kan indeholde op til 64.000 tegn med information - det er næsten 18 sider med tekst. Dette er et rigtig stort tekstfelt. Det er fantastisk til generelle noter, detaljerede beskrivelser og alt andet, der kræver meget plads.

Tal i et tekstfelt er ikke tal at beregne med; de er bare en flok cifre, der hænger ud sammen på en mark. Vær forsigtig med denne kendsgerning, når du designer tabellerne i din database - du ønsker ikke at indtaste f.eks. en værdi, som du har til hensigt at bruge i et beregnet felt eller at udtrække en anden form for information fra en rapport og have den værdi gemt som tekst, hvilket gør den ubrugelig som et tal. Hvis dataene er numeriske, skal du gemme dem på den måde.

Tekstfelter har én indstilling, du skal vide om: størrelse. Når du opretter et tekstfelt, vil Access gerne vide, hvor mange tegn feltet indeholder. Det er feltstørrelsen. Hvis du opretter et felt kaldet Fornavn og laver dets størrelse 6, passer Joseph ind i feltet, men ikke Jennifer. Denne begrænsning kan være et problem. En god generel regel er at gøre feltet lidt større, end du tror, ​​du har brug for. Det er nemt at gøre feltet endnu større på et senere tidspunkt, hvis du har brug for det, men det er potentielt farligt at gøre det mindre.

• Antal: Indeholder rigtige, sikre tal. Du kan tilføje, trække fra og beregne din vej til berømmelse og rigdom med talfelter. Men hvis du arbejder med dollars og cents (eller pund og pence), skal du bruge et Valuta-felt i stedet for.
• Valuta: Sporer penge, priser, fakturabeløb og så videre. I en Access-database stopper pengene her. For den sags skyld, så gør liraen, marken og yenen det også. Hvis du er i humør til en anden form for nummer, så tjek nummerfeltet ud.
• Dato/tid: Gemmer tid, dato eller en kombination af de to, afhængigt af hvilket format du bruger. Brug et Dato/Tid-felt til at spore livets hvornår. Temmelig alsidig, ikke?
• Yes/No: Holder Yes/No, True/False og On/Off, afhængigt af det format, du vælger. Når du har brug for et simpelt ja eller nej, er dette feltet, du skal bruge.
• Opslag og relation: Hvis du ønsker, at et felt i en tabel faktisk skal vise indhold fra et felt i en anden tabel, skal du vælge dette som felttype. En simpel opslagsguide åbner, så snart denne felttype er valgt, hvorigennem du vælger tabellen og feltet for at slå op gennem dette nye felt i din tabel.
• Rich Text: Skal indholdet af et bestemt felt formateres lige så? Vælg denne felttype, og den formatering, der anvendes på dataene i feltet (ved hjælp af tekstformateringsværktøjerne på fanen Hjem), vil være, hvordan de vises på skærmen og i rapporter.
• OLE-objekt: Du kan bruge OLE-objekt-datatypen til at linke eller integrere et objekt - såsom et Excel-regneark eller et Word-dokument - til en Access-tabel.
• Vedhæftet fil: Brug denne felttype til at vedhæfte filer - Word-dokumenter, Excel-regneark, PowerPoint-præsentationer eller enhver anden form for fil, inklusive grafik (et foto af frivilligen, produktet eller stedet, måske?) - til posten.
• Hyperlink: Takket være denne felttype forstår og gemmer Access det specielle linksprog, der gør internettet til et så stærkt sted. Hvis du bruger Access på din virksomheds netværk eller bruger internettet meget, er denne felttype noget for dig.
• Beregnet: Brug denne felttype, når du vil udfylde det pågældende felt med resultatet af en formel, der bruger et eller flere andre felter i samme tabel. For eksempel, i en tabel, der indeholder en liste over dine produkter, kan andre felter omfatte Pris og Rabat. Hvis du også vil have et felt, der beregner den nye pris (Prisen minus rabatten), skal du gøre det til et beregnet felt. Når du vælger dette som felttype, bruger du en undermenu til at vælge, hvilken slags data der skal rumme resultatet, og derefter vises en Expression Builder-dialogboks, hvorigennem du opsætter formlen.

For at hjælpe dig med at begynde at tænke på din database og dine data og begynde at forestille dig de felter, du kan bruge til nogle almindelige typer data, præsenterer denne tabel en oversigt over felttyper og måder, du kan bruge dem på.

Fælles felter til hverdagsborde

Alle felttyper, der er angivet som eksempler i denne tabel, er i virkeligheden tekstfelter , selv dem til telefonnumre. Dette skyldes, at Access ser deres indhold som tekst i stedet for som et tal, der kunne bruges i en beregning. (Tjek følgende tabel for feltnavngivning no-nos.)

Forbudte symboler

En anden felttype (angivet i kolonnen Type) er naturligvis hverken et felt med kort tekst eller lang tekst - du kan også se Hyperlink-feltet. Denne datatype betragtes også som tekst, men hyperlink-datatypen gemmer URL'er som URL'er - ikke kun som en tekststreng og tegnsætning.

Hvis alt det her tekst versus tal forvirrer dig, så husk, at computere tror, ​​der er forskel på et tal (som du ville bruge i en beregning) og en række cifre, såsom de cifre, der udgør et telefonnummer. Når det kommer til forskellige slags tekstfelter, er det et spørgsmål om, hvor meget tekst der bliver gemt i feltet, og om det har brug for nogen speciel formatering for at fungere korrekt i databasen.