Få adgang til 2013 All-In-One For Lucky Templates Cheat Sheet

Access 2013 gør det nemt at administrere dine data ved at kombinere en visuel grænseflade med kraften i en relationel database. Opdag, hvordan du organiserer data i tabeller, designer formularer og rapporter til redigering og præsentation af information, og opretter forespørgsler til at vælge og kombinere information. De næste trin er at skrive makroer og Visual Basic for Applications (VBA) scripts for at gøre din database smart og bruge SharePoint til at publicere data på nettet.

Design af en relationel database i Access 2013

Når du bruger et databaseprogram som Access 2013, kan du ikke bare begynde at indtaste data. I stedet skal du oprette et relationelt databasedesign, der deler dine oplysninger op i en eller flere tabeller, der hver består af felter (der er ligesom kolonnerne i et regneark). Tabeller er forbundet med relationelle joinforbindelser, hvor et felt i en tabel matcher (relaterer til) et felt i en anden. Her er den generelle idé:

Identificer dine data.

Lav en liste over mulige felter (oplysninger), herunder tekst, numerisk, dato, sand/falsk og andre typer data.

Fjern overflødige felter.

Gem ikke de samme oplysninger mere end ét sted. Hvis du kan beregne et felt ud fra et andet, skal du kun gemme et. (Gem f.eks. fødselsdato eller alder, men ikke begge dele).

Organiser felterne i tabeller.

Gruppér dine felter efter det, de beskriver, så hver gruppe bliver til en tabel. En ordreindtastningsdatabase for en butik kan have én tabel for kunder, én for produkter og én for ordrer.

Tilføj tabeller for koder og forkortelser.

Planlæg at inkludere en tabel med statsnavne og tobogstavskoder og en tabel med hver anden kode eller forkortelse, du planlægger at bruge i databasen. Du skal bruge disse tabeller til at oprette rullemenuer med værdier, du kan vælge, når du indtaster poster.

Vælg en primær nøgle for hver tabel.

Den primære nøgle er det felt, der entydigt identificerer hver post i tabellen. Du kan bede Access om at tildele et unikt ID-nummer til hver post ved at bruge et AutoNumber-felt.

Forbind tabellerne.

Se hvilke tabeller der indeholder felter, der matcher felter i andre tabeller. I en ordreindtastningsdatabase skal tabellen Ordrer indeholde et felt, der identificerer den kunde, der afgav ordren - et felt, der matcher det primære nøglefelt i tabellen Kunder. De fleste relationer er én-til-mange , hvor én post i én tabel kan matche mere end én (eller ingen) poster i en anden tabel.

Tips til valg af felttyper i Access 2013

Når du designer en database i Access 2013, bestemmer du, hvilken type hvert felt skal være. Access tilbyder 12 felttyper, som du kan vælge imellem. Vælg den felttype, der bedst beskriver de data, du vil gemme i feltet, og som fungerer til den type analyse, du skal bruge for at bruge feltet. Her er tips til, hvornår du skal bruge hvilken type felt.

Handy Access 2013 tastaturgenveje

Nogle mennesker vil hellere bruge tastaturet end musen, og Access 2013 har masser af tastaturgenveje til disse mennesker. Følgende tastaturgenveje er især nyttige i Access 2013. Nogle tastetryk virker overalt i Access 2013; andre arbejder kun i specifikke synspunkter, som nævnt.

Secrets of Access 2013 Database Design

Her er de fem bud for databasedesign, uanset om du bruger Access 2013 eller et andet databaseprogram. En veldesignet database gør det nemmere at vedligeholde dine data.

• Gem oplysninger, hvor de hører hjemme, ikke hvor de vises. Hvor du gemmer oplysninger har intet at gøre med, hvor de vises. I et regneark skriver du information, hvor du ønsker det skal vises, når du udskriver regnearket, men databaser fungerer anderledes. I en database gemmer du information i tabeller ud fra strukturen af ​​informationen. Et stykke information kan forekomme i mange rapporter, men du gemmer det kun i ét felt i én tabel.

• Gem oplysninger, som de virkelig eksisterer, ikke som du ønsker, at de skal vises i en specifik rapport. Denne regel er en følge af den første regel. Hvis du ønsker, at bogtitler skal vises med store bogstaver (store) i dine indkøbsordrer, kan Access skrive titlerne med stort for dig. Gem bogtitlerne med korrekt brug af store bogstaver, så du ikke sidder fast med at have dem med store bogstaver i hver rapport. Access har masser af indbyggede funktioner, der kan justere den måde, tekst, tal og datoer formateres på.

• Undgå skrald ind, skrald ud (GIGO). Hvis du ikke gider skabe et godt, fornuftigt design til din database – og hvis du ikke er omhyggelig med at indtaste korrekte, rene data – ender din database fuld af skrald. En veldesignet database er nemmere at vedligeholde end en dårligt designet, fordi hver enkelt information kun gemmes én gang i et klart navngivet felt i en tydeligt navngivet tabel med de korrekte valideringsregler på plads. Ja, det lyder som meget arbejde, men at rydde op i en database med 10.000 forkerte poster er (undskyld underdrivelsen) endnu mere arbejde.

• Adskil dine data fra dine programmer. Hvis du opretter en database, der skal deles med eller distribueres til andre personer, skal du gemme alle tabellerne i én database (bagenden) og alle de andre objekter i en anden database (frontenden). Så kan du sammenkæde disse to databaser for at få alt til at fungere. At adskille tabellerne fra alt andet strømliner hele rigmarolen med at opdatere forespørgsler, formularer, rapporter og andre ting senere uden at forstyrre dataene i tabellerne.

• Back up tidligt og ofte. Okay, dette tip handler ikke om design, men det er for vigtigt til at udelade det: Lav en sikkerhedskopi af din database hver dag. Med held har dit kontor allerede et system med regelmæssige (sandsynligvis natlige) sikkerhedskopier, der inkluderer din database. Hvis ikke, så lav en sikkerhedskopi af din database med jævne mellemrum, og tag helt sikkert en sikkerhedskopi, før du foretager større ændringer. Gem flere sikkerhedskopier, ikke kun den seneste, i tilfælde af at det tager et stykke tid at opdage et problem.

Find det rigtige Access 2013-værktøj til at holde skrald ude

Hvis de data, der går ind i din database gennem tabeller og formularer, er skrald, vil enhver output eller analyse, du laver med forespørgsler og rapporter, også give dig skrald. Heldigvis tilbyder Access masser af værktøjer til at hjælpe dig med at sikre, at de data, der går i hvert felt, er de data, der formodes at gå i det pågældende felt. Du kan finde mange af de værktøjer, der holder affald ude i tabeldesignvisning:

• Datatype: Brug den korrekte datatype for at forhindre, at data af den forkerte type indtastes.

• Feltstørrelse: Denne egenskab begrænser antallet af tegn. Hvis du for eksempel ved, at et felt aldrig bør overstige fire tegn, skal du indstille feltstørrelse til 4.

• Format: Denne egenskab får dataene til at se rigtige ud. Du kan for eksempel ændre tekst til store bogstaver eller små bogstaver.

• Inputmaske: En inputmaske begrænser den tilladte information i et felt ved at angive, hvilke tegn du kan indtaste. Brug en indtastningsmaske, når du ved, hvilken form dataene skal have - hvis et ordrenummer f.eks. har to bogstaver efterfulgt af fire cifre. Telefonnumre og postnumre er andre eksempler på felter, hvor inputmasker er nyttige. Inputmasker fungerer med egenskaben Format felt.

• Standardværdi: Denne egenskab definerer en værdi, der vises som standard, hvis der ikke indtastes en anden værdi. Standardværdien vises i feltet, indtil en anden værdi indtastes.

• Felt- eller postvalideringsregel: Data skal bestå denne regel, før de indtastes. Denne egenskab fungerer med egenskabsreglen for valideringstekst.

• Påkrævet: Denne egenskab angiver, at feltet skal have en værdi, for at du kan gemme posten. Når der ikke indtastes nogen værdi, opretter Access ikke en ny post, når der trykkes på Tab eller Enter, og knappen Ny post er nedtonet.

• Tillad nullængde : Denne egenskab angiver, om en nullængdeindtastning såsom "" (anførselstegn uden mellemrum) er tilladt (kun for tekst-, lang tekst- og hyperlinkfelter). Et nullængdefelt giver dig mulighed for at skelne mellem information, der ikke eksisterer, og en nulværdi (tom), som er ukendt eller ikke er blevet indtastet. Når denne indstilling er indstillet, tillader den en nul-længde streng i et påkrævet felt. Du vil måske bruge en inputmaske til at få et felt med nullængde til at se anderledes ud end en nulværdi, når begge er tilladt.

• Indekseret: Når du vælger at indeksere et felt, kan du angive, at ingen duplikerede værdier er tilladt i feltet. Denne egenskab er også tilgængelig fra dataarkvisning; det er et afkrydsningsfelt på fanen Dataark på båndet.

• Opslagsfelter: Denne egenskab giver brugeren mulighed for at vælge en værdi for et felt, der er gemt i et andet felt, og derved eliminere mange stavefejl og standardisere mulighederne for feltet. Brug opslagsguiden til at oprette et opslagsfelt.

Brug af Visual Basic til applikationer effektivt i Access 2013

Når du automatiserer et Access 2013-databaseprogram ved at bruge Visual Basic for Applications (VBA), kan du fare vild med en tom side for at begynde at skrive kode. Hvor starter du? Her er et par enkle retningslinjer at følge, som får dig til at skrive VBA-kode som en professionel:

Få hjælp.

Tryk på F1 til enhver tid for at starte Microsoft Access-hjælpen, hvor du kan se eksempler på VBA-kode.

Brug objektbrowseren.

Objektbrowseren lader dig udforske egenskaberne og metoderne for objekterne i VBA. I Visual Basic Editor skal du vælge Vis og derefter Objektbrowser eller blot trykke på F2.

Få mere hjælp.

Selvfølgelig er de indbyggede hjælpeværktøjer i VBA vidunderlige, men du kan også bruge din yndlingsbrowser til at søge på internettet for at få hjælp til at skrive VBA-kode. Du kan endda finde eksempler, som du kan stjæle - eller låne - til dit eget projekt.

Håndter dine fejl.

Selv den mest perfekte programmør kan ikke forhindre fejl i at opstå, men han eller hun kan forhindre dem i at bringe et program til at gå i stå. Brug VBA's indbyggede fejlhåndtering med On Error Goto og Resume-sætningerne til at fange fejl og ændre programflowet, så dine applikationer ikke frustrerer de mennesker, der bruger dem.

Brug funktioner og underprocedurer.

Brug funktioner og underprocedurer til at håndtere opgaver, der udføres af forskellige områder af dit program. Som en generel regel, hvis du finder dig selv ved at kopiere og indsætte kode fra et område af et program til et andet, vil du måske indsætte denne kode i sin egen procedure.

Konverter makroer til VBA-kode.

Makrodesigneren i Access 2013 lader dig vælge blandt lister over foruddefinerede opgaver for at automatisere din applikation. Byg en makro, der gør, hvad du vil, og konverter derefter denne makro til VBA-kode, så du kan se, hvordan den ville se ud, hvis du havde skrevet den fra bunden.

Deling af data med andre programmer fra Access 2013

Access 2013 er en fantastisk databaseapplikation i sig selv, men den spiller også godt sammen med andre, så du kan vise og hente data fra flere andre programmer. Hvis et program understøtter Visual Basic for Applications (VBA), kan du styre det fra Access. Her er en kort liste over applikationer, som du kan tage kontrol over og dele data med:

• Microsoft Excel: Mange brugere af Excel ender med at blive involveret i Access, fordi de har brug for mere struktur til lagring af deres data. Nogle af disse mennesker tager dog ikke springet til Access, så der er stadig et stærkt bånd mellem Access og Excel. Du kan bruge et Excel-regneark som en tabel i Access eller helt tage kontrol over en Excel-applikation fra VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server er som Access på steroider - i det mindste fra tabellen og forespørgslens synspunkt. Du kan flytte dine data fra Access til SQL Server for at forbedre hastigheden og ydeevnen, når du bruger store mængder data. Når dataene er i SQL Server, kan du bygge dine Access-formularer, rapporter, makroer og moduler for at bruge dataene fra SQL Server.

• Microsoft Word: De fleste, der bruger Access, har også brugt Word. Uanset om du skriver et brev eller laver en liste over opgaver, der skal udføres, er Word, hvor du kan være vant til at vende. Du kan også bruge Word som et rapporteringsværktøj, hvor du kan oprette bogmærker til at placere data fra Access og en anden – som måske ikke kender Access – kan redigere de øvrige oplysninger i Word-dokumentet.

• Microsoft SharePoint: SharePoint er Microsofts vision for deling og samarbejde med data på nettet. Fra Access 2013 kan du dele data med en SharePoint-server. Du kan endda oprette en brugerdefineret webapp, der gemmer Access-tabeller, forespørgsler, formularer (som visninger) og makroer på en SharePoint 2013-server og giver dig eller andre adgang til disse formularer på nettet – alt sammen uden at have Access 2013 installeret.

• Microsoft Outlook: Outlook er mere end blot et e-mail-værktøj; det er også et kontaktstyringssystem. Du kan dele kontakt-, kalender- og opgaveoplysninger med din Access-applikation, så du kun skal indtaste dem ét sted.