Få adgang til 2010 All-In-One For Lucky Templates Cheat Sheet

Sådan designes en relationel database i Access 2010

Når du bruger et databaseprogram som Access 2010, kan du ikke bare begynde at indtaste data. I stedet skal du oprette et relationelt databasedesign, der deler dine oplysninger op i en eller flere tabeller, der hver består af felter (der er ligesom kolonnerne i et regneark). Tabeller forbindes ved hjælp af relationelle joinforbindelser, hvor et felt i en tabel matcher (relaterer til) et felt i en anden. Her er den generelle idé.

1. Identificer dine data .

   Lav en liste over mulige felter (oplysninger), herunder tekst, numerisk, dato, sand/falsk og andre typer data.

2. Fjern overflødige felter.

   Gem ikke de samme oplysninger mere end ét sted. Hvis du kan beregne et felt ud fra et andet, skal du kun gemme et. (Gem f.eks. fødselsdato eller alder, men ikke begge dele.)

3. Organiser felterne i tabeller.

   Gruppér dine felter efter det, de beskriver, så hver gruppe bliver en tabel. For eksempel kan en ordreindtastningsdatabase for en butik have én tabel for kunder, én for produkter og én for ordrer.

4. Tilføj tabeller for koder og forkortelser.

   Planlæg at inkludere en tabel med statsnavne og tobogstavskoder og en tabel for hver anden kode eller forkortelse, du planlægger at bruge i databasen. Du skal bruge disse tabeller til at oprette dropdown-lister over værdier, du kan vælge imellem, når du indtaster poster.

5. Vælg en primær nøgle for hver tabel.

   Den primære nøgle er det felt, der entydigt identificerer hver post i tabellen. Du kan bede Access om at tildele et unikt ID-nummer til hver post ved at bruge et AutoNumber-felt.

6. Forbind tabellerne.

   Se hvilke tabeller der indeholder felter, der matcher felter i andre tabeller. I en ordreindtastningsdatabase skal ordretabellen indeholde et felt til at identificere den kunde, der har afgivet ordren - et felt, der matcher det primære nøglefelt i tabellen Kunder. De fleste relationer er én-til-mange, hvor én post i én tabel kan matche mere end én (eller ingen) poster i en anden tabel.

Tips til valg af felttyper i Access 2010

Når du designer en database i Access 2010, bestemmer du, hvilken type hvert felt skal være. Her er tips til, hvornår du skal bruge hvilken type felt.

Handy Access 2010 tastaturgenveje

Disse tastaturgenveje er især nyttige i Access 2010. Nogle tastetryk virker overalt i Access 2010, mens andre kun virker i specifikke visninger, som nævnt.

Secrets of Access 2010 Database Design

Her er de fem bud for databasedesign, uanset om du bruger Access 2010 eller et andet databaseprogram. En veldesignet database gør det nemmere at vedligeholde dine data.

• Gem oplysninger, hvor de hører hjemme, ikke hvor de vises. Hvor du gemmer oplysninger har intet at gøre med, hvor de vises. I et regneark skriver du information, hvor du ønsker det skal vises, når du udskriver regnearket, men databaser fungerer anderledes. I en database gemmer du information i tabeller ud fra strukturen af ​​informationen. Et stykke information kan forekomme i mange forskellige rapporter, men du gemmer det kun i ét felt i én tabel.

• Gem oplysninger, som de virkelig eksisterer, ikke som du ønsker, at de skal vises i en specifik rapport. Dette er en følge af den første regel. Hvis du ønsker, at bogtitler skal vises med store bogstaver (store) i dine indkøbsordrer, kan Access skrive titlerne med stort for dig. Gem bogtitlerne med korrekt brug af store og små bogstaver, så du ikke sidder fast med dem med store bogstaver i hver rapport. Access har masser af indbyggede funktioner, der kan justere den måde, tekst, tal og datoer formateres på.

• Skrald ind, skrald ud (GIGO). Hvis du ikke gider skabe et godt, fornuftigt design til din database – og hvis du ikke er omhyggelig med at indtaste korrekte, rene data – ender din database fuld af skrald.

  En veldesignet database er nemmere at vedligeholde end en dårligt designet, fordi hver enkelt information kun gemmes én gang i et klart navngivet felt i en tydeligt navngivet tabel med de korrekte valideringsregler på plads. Ja, det lyder som meget arbejde, men at rydde op i en database med 10.000 forkerte poster er (undskyld underdrivelsen) endnu mere arbejde.

• Adskil dine data fra dine programmer. Hvis du opretter en database, der skal deles med (eller distribueres til) andre personer, skal du gemme alle tabellerne i én database ( bagenden ) og alle de andre objekter i en anden database ( frontenden ) . Så kan du linke disse to databaser sammen for at få alt til at fungere. At adskille tabellerne fra alt andet strømliner hele rigmarolen med at opdatere forespørgsler, formularer, rapporter eller andre ting senere uden at forstyrre dataene i tabellerne.

• Back up tidligt og ofte. Okay, dette tip handler ikke om design, men det er for vigtigt til at udelade det: Lav en sikkerhedskopi af din database hver dag. Med held har dit kontor allerede et system med regelmæssige (sandsynligvis natlige) sikkerhedskopier, der inkluderer din database. Hvis ikke, så lav en sikkerhedskopi af din database med jævne mellemrum, og bestemt før du foretager større ændringer. Gem flere sikkerhedskopier, ikke kun den seneste, i tilfælde af at det tager et stykke tid at opdage et problem.

Sådan holder du skrald ude af din adgangsdatabase

Hvis de data, der går ind i din database gennem tabeller og formularer, er skrald, så vil enhver output eller analyse, du laver med forespørgsler og rapporter, også give dig skrald. Heldigvis tilbyder Access masser af værktøjer til at hjælpe dig med at sikre, at de data, der går i hvert felt, er de data, der formodes at gå i det pågældende felt. Du kan finde mange af værktøjerne til at holde skrald ude i tabeldesignvisning:

• Datatype : Brug den korrekte datatype for at forhindre, at data af den forkerte type indtastes.

• Feltstørrelse: Begrænser antallet af tegn. For eksempel, hvis du ved, at et felt aldrig bør overstige fire tegn, skal du indstille feltstørrelsen til 4 tegn.

• Format: Får dataene til at se rigtige ud. For eksempel kan du ændre tekst til store bogstaver eller små bogstaver. Inputmasker fungerer for eksempel med egenskaben Format felt.

• Inputmaske : En inputmaske begrænser den tilladte information i et felt ved at angive, hvilke tegn du kan indtaste. Brug en inputmaske, når du ved, hvilken form dataene skal have - for eksempel hvis et ordrenummer har to bogstaver efterfulgt af fire cifre. Telefonnumre og postnumre er andre eksempler på felter, hvor inputmasker er nyttige.

• Standardværdi : Definerer en værdi, der vises som standard, hvis der ikke indtastes en anden værdi. Standardværdien vises i feltet, indtil en anden værdi indtastes.

• Felt- eller postvalideringsregel : En regel, som data skal passere, før de indtastes. Denne egenskab fungerer med egenskabsreglen for valideringstekst .

• Påkrævet : Angiver, at feltet skal have en værdi, for at du kan gemme posten. Når der ikke indtastes nogen værdi, opretter Access ikke en ny post, når der trykkes på Tab eller Enter, og knappen Ny post er nedtonet.

• Tillad nullængde : Angiver, om en nullængdeindtastning såsom "" (anførselstegn uden mellemrum) er tilladt (kun for tekst-, notat- og hyperlinkfelter). Et nullængdefelt giver dig mulighed for at skelne mellem information, der ikke eksisterer, og en nulværdi (tom), som er ukendt eller ikke er blevet indtastet. Når denne indstilling er indstillet, tillader den en nul-længde streng i et påkrævet felt. Du vil måske bruge en inputmaske til at få et felt med nullængde til at se anderledes ud end en nulværdi, når begge er tilladt.

• Indekseret : Når du vælger at indeksere et felt, kan du angive, at ingen duplikerede værdier er tilladt i feltet. Denne egenskab er også tilgængelig fra dataarkvisning - det er et afkrydsningsfelt på fanen Dataark på båndet.

• Opslagsfelter : Tillad brugeren at vælge en værdi for et felt, der er gemt i et andet felt. Dette eliminerer mange stavefejl og standardiserer mulighederne for feltet. Brug opslagsguiden til at oprette et opslagsfelt.

Brug af VBA effektivt i Access 2010

Når du automatiserer et Access 2010-databaseprogram ved hjælp af VBA, kan du fare vild med en tom side, hvor du kan begynde at skrive kode. Hvor starter du? Her er et par enkle retningslinjer at følge, som får dig til at skrive VBA-kode som en professionel:

• Få hjælp. Ja, denne artikel viser et par måder at forbedre brugen af ​​VBA i Access på, men tryk på F1 til enhver tid for at starte Microsoft Office Access Hjælp, hvor du kan lære om og se eksempler på VBA-kode.

• Brug objektbrowseren. Objektbrowseren lader dig udforske de forskellige egenskaber og metoder for objekterne i VBA. Fra VBA Editor-vinduet skal du vælge Vis → Objektbrowser — eller blot trykke på F2.

• Få mere hjælp. Sikker på, de indbyggede hjælpeværktøjer i Access 2010 VBA er vidunderlige, men du kan også bruge din yndlingsbrowser til at søge på internettet for at få hjælp til en række forskellige emner om at skrive VBA-kode. Du kan endda finde eksempler, som du kan stjæle - eller låne - til dit eget projekt.

• Håndter dine fejl. Selv den mest perfekte programmør kan ikke forhindre fejl i at opstå, men han eller hun kan forhindre dem i at bringe et program til at gå i stå. Brug VBA's indbyggede fejlhåndtering med On Error Goto og Resume-sætningerne til at fange fejl og ændre programflowet, så dine applikationer ikke frustrerer de mennesker, der bruger dem.

• Brug funktioner og underprocedurer. Brug funktioner og underprocedurer til at håndtere opgaver, der udføres af forskellige områder af dit program. Som en generel regel, hvis du finder dig selv ved at kopiere og indsætte kode fra et område af et program til et andet, vil du måske indsætte denne kode i sin egen procedure.

• Konverter makroer til VBA-kode. Makrodesigneren i Access 2010 lader dig klikke og vælge fra lister med foruddefinerede opgaver for at automatisere din applikation. Byg en makro, der gør, hvad du vil, og konverter derefter den makro til VBA-kode, så du kan se, hvordan den ville have, hvis du skrev den fra bunden.

Deling af data med andre programmer fra Access 2010

Access 2010 er et fantastisk databaseprogram i sig selv, men det spiller også godt sammen med andre. Du kan vise og hente data fra en række forskellige programmer. Hvis et program understøtter VBA, kan du styre det fra Access. Her er en kort liste over Microsoft-applikationer, du kan tage kontrol over og dele data med:

• Excel: Mange Excel-brugere ender med at blive involveret i Access, fordi de har brug for mere struktur til at lagre deres data. Nogle af disse mennesker gør dog ikke, så der er stadig et stærkt bånd mellem Access og Excel. Du kan bruge et Excel-regneark som en tabel i Access, eller helt tage kontrol over en Excel-applikation fra Access VBA.

• SQL Server: SQL Server er som Access på steroider - i det mindste fra tabellen og forespørgslens synspunkt. Du kan flytte dine data fra Access til SQL Server for at forbedre hastigheden og ydeevnen, når du bruger store mængder data. Når dataene er i SQL Server, kan du bygge dine Access-formularer, rapporter, makroer og moduler for at bruge dataene fra SQL Serveren.

• Word: De fleste, der bruger Access, har også brugt Word. Uanset om du skriver et brev eller laver en liste over opgaver, der skal udføres, er Word, hvor mange af os henvender os. Du kan også bruge Word som et rapporteringsværktøj, hvor du kan oprette bogmærker til at placere data fra Access, så du kan få en, der ikke er bekendt med Access, til at ændre de statiske data i rapporten.

• SharePoint: SharePoint er Microsofts vision for deling og samarbejde med data på nettet, og fra Access 2010 kan du dele data med en SharePoint Server. Du kan endda oprette formularer og rapporter i Access og udgive dem til et SharePoint-websted, så brugerne kan bruge dem fra deres browsere - alt sammen uden at have Access 2010 installeret.

• Outlook: Outlook er mere end blot et e-mail-værktøj; det er også et kontaktstyringssystem. Ved hjælp af Access 2010 kan du sende e-mails og indsamle data direkte fra de modtagne e-mails. Du kan også dele kontakt-, kalender- og opgaveoplysninger med din Access-applikation, så du kun skal indtaste disse data ét sted.