Mens alle Microsoft Access 2007-objekter kan eksporteres, er eksport af data i en tabel eller forespørgsel til et andet program - såsom et regneark - den mest almindelige eksportopgave. Eksport af en tabel eller forespørgsel involverer omorganisering af de data, den indeholder, til et andet format. Som med import kan Access oversætte dataene til en række forskellige filformater afhængigt af dine behov.
Eksporter formater
Fanen Eksterne data på båndet afslører alle filformater, som objektet kan eksporteres til. (Access eksporterer til de samme formater, som den importerer. Access eksporterer også til PDF — Adobe Acrobat-filer — og Microsoft Word.)
Det største problem at holde øje med, når du eksporterer, er tab af data. Et fabelagtigt Access-bord oversættes ikke altid til et fabelagtigt Paradox-bord. Ikke alle databaser deler de samme regler for
- Datatyper: Datatyper med særlig adgang som f.eks. AutoNumber, Yes/No, Memo og OLE er næsten sikre på at forårsage problemer i andre programmer. Det kan være, at du har brug for kreativ problemløsning for at få dataene til at fungere, som du vil have det til at fungere.
- Feltnavne: Hvert databaseprogram har sit eget sæt regler for feltnavne, såsom længden af og de specialtegn (som et dollar- eller procenttegn) tilladt i feltnavnet.
- For at undgå problemer med feltnavne under eksport skal du holde dine feltnavne korte og kun bruge bogstaver og tal, mens du navngiver dine adgangsfelter. Hvis din Access-tabels feltnavne bryder reglerne for det program, du eksporterer til, vil eksporten ikke fungere korrekt.
Vær klar til at bruge tid på at tune eksporten, så den fungerer lige som du ønsker. Hvis du har et problem under eksporten, skal du se dokumentationen til den software, hvis filformat du eksporterer til, for at få oplysninger om feltnavn og datatyperegler .
Eksporterer tabel- eller forespørgselsdata
Trinene til at eksportere en tabel eller forespørgsel er enkle:
1. Mens databasen er åben, skal du klikke på den tabel eller forespørgsel, du vil eksportere.
Tabellens navn er fremhævet.
2. Klik på fanen Eksterne data på båndet.
Eksportværktøjsgruppen vises på båndet:
• De almindelige eksportopgaver har deres egne knapper.
• De sjældent brugte formater er samlet på knappen Mere.
3. Klik på det værktøj, der matcher det program, som du vil eksportere dine data til.
En eksportdialogboks, der er tilpasset dit valgte format, vises.
4. Følg trinene i dialogboksen Eksporter for at fuldføre eksporten.
Dialogboksen Eksporter viser valgene for dit eksportfilformat:
• Hvert valg vil bede om et filnavn (inklusive sti) til dine eksporterede data.
• Nogle eksportprocesser spørger også, om du vil åbne din nye fil, efter at eksporten er fuldført. Dette kan forhindre en frustrerende søgning, efter du har gemt filen.
5. Marker afkrydsningsfeltet Gem eksporttrin, hvis du ved, at du vil udføre denne eksport igen.
Båndet indeholder en knap kaldet Gemte eksporter. Brug dette til nemt at eksportere en tabel eller forespørgsel på rutinebasis.