SharePoint Online, et af produkterne, der er bundtet med Office 365, giver en samlet infrastruktur, så organisationer kan dele dokumenter ikke kun med kolleger, men også med eksterne partnere. En webstedssamlingsejer kan aktivere ekstern deling og derefter invitere eksterne brugere til at samarbejde om websteder, lister og biblioteker.
For at løse sikkerhedsproblemer er infrastrukturen designet således, at eksterne brugere kun har adgang til websteder, som de er inviteret til. Og den bedste del? Hver Office 365-kunde får 50 eksterne partneradgangslicenser (PAL) gratis! Yderligere PAL-licenser kan købes til en minimal pris.
For at aktivere ekstern deling og invitere partnere til dit websted, skal du først sikre dig, at din systemadministrator har aktiveret ekstern deling for hele Office 365-lejeperioden. Hvis du er systemadministrator, gør du sådan her:
På Microsoft Online Services Portal skal du klikke på Administrer under SharePoint Online.
Klik på Administrer webstedssamlinger i administrationscenteret.
På SharePoint Online Administration Center-dashboard skal du klikke på Indstillinger for websted under værktøjslinjen Webstedssamlinger.
Klik på Administrer eksterne brugere, og klik derefter på Administrer eksterne brugere.
Vælg Tillad, og klik derefter på Gem.
Når ekstern deling er slået til, kan du give ekstern bruger adgang til dit teamwebsted som følger:
På dit teamwebsted skal du klikke på webstedshandlinger og derefter vælge Del dette websted i rullemenuen.
Indtast e-mailadresserne på de eksterne brugere, du vil invitere enten som besøgende eller medlem.
Enhver gyldig e-mailadresse kan bruges til invitationen. Den eksterne bruger skal dog have enten en Hotmail- eller Windows Live-konto for at logge ind.
Indtast din besked, og klik derefter på Send.
Når den eksterne bruger logger på, oprettes en Office 365-konto, og denne konto bliver deres login-navn og adgangskodeoplysninger.