Excel-databasefunktionerne fungerer stort set på samme måde. De udfører nogle beregninger på et specificeret felt for de poster, der opfylder specificerede kriterier. Du kan fx bruge en databasefunktion til at beregne den gennemsnitlige endelige karakter for alle elever i Regnskab 101.
Alle databasefunktioner bruger følgende tre argumenter:
-
Databaseområdet: Dette argument fortæller funktionen, hvor databasen er. Du indtaster det ved at bruge celleadresser (f.eks. A1:D200) eller et navngivet område (f.eks. Elever). Området skal omfatte alle poster, inklusive den øverste række af feltnavne.
-
Feltet: Du skal fortælle en databasefunktion, hvilket felt der skal opereres på. Du kan ikke forvente, at den finder ud af det af sig selv! Du kan indtaste enten kolonnenummeret eller feltnavnet. Et kolonnenummer, hvis det bruges, er nummeret på kolonnen, der er forskudt fra den første kolonne i databaseområdet. Med andre ord, hvis en database starter i kolonne C, og feltet er i kolonne E, er kolonnenummeret 3, ikke 5. Hvis en overskrift bruges, skal du sætte den inden for et sæt dobbelte anførselstegn. Databasefunktioner beregner et resultat baseret på værdierne i dette felt. Hvor mange værdier der bruges afhænger af det tredje argument: kriterierne.
-
Kriterierne: Dette fortæller funktionen, hvor kriterierne er placeret; det er ikke kriterierne i sig selv. Kriterierne fortæller funktionen, hvilke poster der skal bruges i dens beregning. Du opsætter kriterierne i en separat del af arbejdsarket, bortset fra databaseområdet. Dette områdes adresse videregives til databasefunktionen.