Biblioteksapps i SharePoint Online

Når du har brug for en måde at organisere filer på, så de er tilgængelige via et SharePoint-websted, finder du et udvalg, der er forudbygget til de mest almindelige typer biblioteksapps i SharePoint Online. Tag et kig på disse standardbiblioteksapps og de korte beskrivelser af, hvad de gør:

• Asset Library: Her gemmer du andre informationsaktiver end dokumenter - klar til brug information i form af billeder, lydfiler, videofiler - for at gøre dem tilgængelige og regulere deres brug.
• Dataforbindelsesbibliotek: Denne biblioteksapptype er, hvor du kan lægge og dele filer, der specificerer og beskriver eksterne dataforbindelser. For eksempel vil du måske have, at dine brugere skal kunne trække data fra et datavarehus. Det kan være kedeligt at oprette en forbindelse til datavarehuset og få alle servernavne, brugernavne og forbindelsesoplysninger helt rigtige. Ved at bruge en Data Connection Library-app kunne en administrator konfigurere forbindelserne og gemme dem i biblioteket. Brugerne vil så bare bruge forbindelsen til datavarehuset, når de vil trække data og analysere dem.
• Dokumentbibliotek: Du støder på - og opretter - mange af disse i SharePoint. Sådanne biblioteksapps er til at gemme dokumenter, organisere dem i mapper, kontrollere deres versioner og regulere deres brug med et ind-/udtjekningssystem.
• Formularbibliotek: Her gemmer og administrerer du elektroniske versioner af tomme virksomhedsformularer til daglig dokumentation, såsom indkøbsordrer og statusrapporter. For at oprette og vedligeholde biblioteksapps af denne type skal du bruge en kompatibel XML-editor. Husk dog, at formularbiblioteksappen kun er et sted, hvor du kan gemme de data, der er indtastet i formularen. For at bygge selve formularen skal du bruge den XML-kompatible formulareditor.
• Billedbibliotek: Denne biblioteksapptype er til lagring og deling af digitale billeder. Forskellen mellem Assets Library og Billedbiblioteket kan være subtil, fordi de begge gemmer billeder. Nøgleforskellen ligger i navnet. Billedbiblioteket er designet specifikt til at gemme billeder, og aktivbiblioteket bruges til at gemme billeder. Hvis du tænker på et billede som et foto og et billede som noget som et logo eller grafik, begynder forskellene at dukke op. For eksempel viser billederne i en billedbibliotek-app et miniaturebillede, når de vises i søgninger, men billederne i et billedbibliotek gør det ikke.
• Record Library: Du gemmer virksomhedsregistre i denne biblioteksapp. Når du opretter en Record Library-app, tilføjer du nogle funktioner, der gør det muligt for SharePoint at oprette journalstyring og opbevaringsplaner. Denne type funktionalitet er vigtig, når du vil være sikker på, at du gør din due diligence i at holde styr på dine forretningsregistre ved at lade SharePoint klare det tunge løft.
• Rapportdokumentbibliotek: Denne biblioteksapptype bruges til at gemme og administrere rapportdokumenter. Denne biblioteksapp ligner Rapportbiblioteket; dog er der nogle forskelle. Udforsk Report Document Library og Report Library apps for at se, hvilken du bedst kan lide, og hvilken der passer bedst til dine rapporteringsbehov.
• Rapportbibliotek: Denne biblioteksapptype er dedikeret til websider og dokumenter, der holder styr på ydeevne (og andre sådanne målinger), fremskridt mod forretningsmål og anden information, der bruges i business intelligence.
• Webstedspostkasse: Denne biblioteksapptype er nyttig til at holde e-mail og dine dokumenter tæt forbundet, fordi denne app forbinder dit websted med en Exchange-postkasse. Når du er tilsluttet, kan du se din e-mail i SharePoint og se dine dokumenter i Outlook.
• Wiki-sidebibliotek: Biblioteksapps af denne type har indbyrdes forbundne websider, der indeholder indhold, såsom tekst eller billeder og funktionalitet i form af webdele, som flere brugere nemt kan redigere.