Arrangering af dine Outlook 2007-meddelelser

Ingen får en lille smule e-mail længere. Hvis du får én besked, får du et væld af dem. Heldigvis tilbyder Outlook 2007 dig en hel masse forskellige måder at arrangere det rod af beskeder på, så du har en kæmpe chance for at finde ud af, hvad der er vigtigt, og hvad der kan vente.

Når Outlook er sat op til at vise læseruden i højre side af skærmen (vælg Vis –> Læserude –> Højre), ser du to knapper øverst på listen over beskeder:

• Arrangeret efter knap: Denne knap længst til venstre beskriver det system, Outlook bruger til at organisere dine beskeder.

• Detaljeknap: Til højre for knappen Arrangeret af sidder en anden knap med en etiket, der giver nogle detaljer om det arrangement, Outlook bruger i øjeblikket. (Hvis dine beskeder f.eks. i øjeblikket er arrangeret efter dato, står der enten Nyest øverst eller Ældst øverst på knappen til højre.)

For at ændre den måde, Outlook arrangerer dine beskeder på, skal du blot klikke på Arrangeret af-knappen for at få vist en genvejsmenu med alle de arrangementer, du kan bruge.

Disse er de arrangementer, Outlook tilbyder:

• Dato: Den mest almindelige måde at organisere beskeder på er efter dato. Første gang du konfigurerer Outlook, er det sådan, dine beskeder bliver arrangeret. Klik på knappen til højre for at skifte mellem de nyeste meddelelser øverst og ældste meddelelser øverst.

• Samtale: Dette arrangement grupperer beskeder om det samme emne sammen. Hvis du har udvekslet en række beskeder med nogen om et bestemt projekt eller en idé, kan du vælge samtalearrangementet for at følge tråden i samtalen.

• Fra: Som du måske kan gætte, organiserer denne ordning din beskedsamling i henhold til den person, som beskeden blev sendt fra.

• Til: De fleste beskeder, du modtager, er adresseret til dig, men ikke altid. Nogle gange modtager du beskeder adresseret til en liste over personer, så dit navn vises ikke på linjen Til i beskeden. Denne ordning adskiller dine beskeder efter, om dit navn er på linjen Til i hver besked.

• Mappe: Når du ser beskeder i en søgemappe, kan de beskeder, du ser, faktisk være placeret i en række forskellige mapper. Hvis du vil vide præcis, hvilken mappe der indeholder hver besked, skal du bruge mappearrangementet.

• Når du ser din indbakke, er mappearrangementet ikke tilgængeligt; det er kun til søgemapper.

• Størrelse: Nogle e-mail-beskeder inkluderer fotografier, musik og alle mulige tunge filer, der virkelig kan tilstoppe din virksomheds e-mail-servere. Så når din systemadministrator beder dig om at tynde ud i din indbakke, skal du bruge denne funktion til at identificere og slette de beskeder, der er mest overvægtige.

• Emne: Dette arrangement samler meddelelser, der har samme emne.

• Type: Ikke alle varer, der ankommer til din indbakke, er en simpel besked; du kan også modtage mødeinvitationer, opgaveforespørgsler og alle mulige andre ting. Når du vil adskille meddelelserne fra mødeindkaldelserne, skal du skifte til Type-arrangementet.

• Vedhæftet fil: Når du går til din indbakke, leder du muligvis ikke efter en besked, du leder måske efter en vedhæftet fil. At arrangere dine beskeder efter vedhæftede filer giver dig mulighed for at undersøge de mest sandsynlige mistænkte først.

• E-mail-konti: Nogle gange vil du gerne vide, hvilken besked der kom fra hvilken adresse, eller hvilke beskeder du sendte til en bestemt adresse. Med dette arrangement viser Outlook dig kun de beskeder fra de konti, der interesserer dig.

• Hvis du kun vil se de beskeder, der er sendt til en enkelt adresse, skal du vælge e-mail-konti-arrangementet og derefter klikke på minustegnet (–) ud for navnene på konti, du ikke ønsker at se.

• Vigtigt: Når du først skal se de meddelelser, der er markeret med høj betydning, skal du bruge dette arrangement.

• Kategorier: Du kan tildele kategorier til enhver besked, du sender, og nogle gange kan andre personer tildele kategorier til de beskeder, de sender til dig. For at se, hvilken besked der falder ind under hvilken kategori, skal du bruge kategoriarrangementet.

• Tilgængelighed: Indstillingen Tilgængelighed er for personer, der bruger en bærbar computer på et firmanetværk med Microsoft Exchange. Du kan konfigurere Exchange til kun at sende emnet, datoen og afsendernavnet for hver e-mail, ikke hovedteksten i meddelelsen. Indtil du rent faktisk klikker på beskeden for at læse den, forbliver resten af ​​beskeden tilbage på hovedcomputeren på hjemmekontoret. De beskeder, du har adgang til i deres helhed, betragtes som tilgængelige.