Arrangering af din e-mail i Outlook 2003

Ingen får en lille smule e-mail længere. Hvis du får én besked, får du et væld af dem. Heldigvis tilbyder Outlook dig en hel masse forskellige måder at arrangere det rod af beskeder på, så du har en kæmpe chance for at finde ud af, hvad der er vigtigt, og hvad der kan vente.

Når Outlook er konfigureret til at vise læseruden i højre side af skærmen, vil du se to knapper øverst på listen over meddelelser. Knappen længst til venstre har en etiket, der siger noget som "Arrangeret af: Dato." Knappen Arrangeret af beskriver det system, Outlook bruger til at organisere dine beskeder. Til højre for knappen Arrangeret af sidder en anden knap med en etiket, der giver nogle detaljer om det arrangement, Outlook bruger i øjeblikket. (Hvis dine beskeder f.eks. i øjeblikket er arrangeret efter dato, vil knappen til højre sige enten "Nyeste på toppen" eller "ældst øverst.")

For at ændre den måde, Outlook arrangerer dine beskeder på, skal du blot klikke på knappen Arrangeret efter for at få vist en genvejsmenu med alle de arrangementer, du kan bruge. Disse er de arrangementer, Outlook tilbyder:

• Dato: Den mest almindelige måde at organisere beskeder på er efter dato. Når du først konfigurerer Outlook, er det sådan, dine beskeder bliver arrangeret. Klik på knappen til højre for at skifte mellem de nyeste meddelelser øverst og ældste meddelelser øverst.

• Samtale: Dette arrangement grupperer beskeder om det samme emne sammen. Hvis du har udvekslet en række beskeder med nogen om et bestemt projekt eller en idé, kan du vælge samtalearrangementet for at følge tråden i samtalen.

• Fra: Som du måske kan gætte, organiserer denne ordning din beskedsamling i henhold til den person, som beskeden blev sendt fra. At vælge Fra-arrangementet er en smule hurtigere end at oprette en søgemappe, men nogle gange er en søgemappe stadig den bedste måde at spore beskeder fra specifikke vigtige personer.

• Til: De fleste beskeder, du modtager, er adresseret til dig, men ikke altid. Nogle gange modtager du beskeder adresseret til en liste over personer, så dit navn ikke vises på linjen Til i beskeden. Denne ordning adskiller dine beskeder efter, om dit navn er på linjen Til i hver besked.

• Mappe: Når du ser beskeder i en søgemappe, kan de beskeder, du ser, faktisk være placeret i en række forskellige mapper. Hvis du vil vide præcis, hvilken mappe der indeholder hver besked, skal du bruge mappearrangementet. Når du ser din indbakke, er mappearrangementet ikke tilgængeligt; det er kun til søgemapper.

• Størrelse: Alle ved, at størrelsen ikke betyder noget; det er stemningen, der tæller. Nå, okay, ikke altid. Størrelse er vigtig for visse systemadministratorer - og det er ikke altid et personligt problem. Nogle e-mail-beskeder inkluderer fotografier, musik og alle mulige svære filer, der virkelig kan tilstoppe din virksomheds e-mail-servere. Så når din systemadministrator beder dig om at tynde ud i din indbakke, så gør lidt brug af denne funktion: Identificer og slet de beskeder, der er mest overvægtige.

• Emne: Dette arrangement ligner samtale-arrangementet, bortset fra at det ikke følger tråden i en samtale, det klumper bare beskeder sammen, der har samme emne.

• Type: Ikke alle varer, der ankommer til din indbakke, er en simpel besked; du kan også modtage mødeinvitationer, opgaveforespørgsler og alle mulige andre ting. Når du vil adskille meddelelserne fra mødeindkaldelserne, skal du skifte til Type-arrangementet, så de mest interessante meddelelser kommer til toppen af ​​listen.

• Flag: Når du markerer en besked, planlægger du sandsynligvis at vende tilbage til den. Dette arrangement placerer markerede beskeder øverst på listen og ikke-markerede beskeder nederst. Hvis du bruger flere forskellige flagfarver, sorterer dette arrangement også efter flagfarve.

• Vedhæftet fil: Når du går til din indbakke, leder du muligvis ikke efter en besked, du leder måske efter en vedhæftet fil. Ved at arrangere dine beskeder efter vedhæftede filer kan du først undersøge de sandsynlige mistænkte.

• E-mail-konti: Du kan konfigurere Outlook til at indsamle e-mail fra flere forskellige e-mail-adresser. Nogle gange vil du gerne vide, hvilken besked der kom fra hvilken af ​​disse adresser, eller bare se på beskederne sendt til en af ​​disse adresser. Hvis du kun vil se de beskeder, der er sendt til en enkelt adresse, skal du vælge E-mail-konti-arrangementet og derefter klikke på minus (–) ud for navnene på konti, du ikke ønsker at se. Med dette arrangement viser Outlook dig kun de beskeder fra de konti, der interesserer dig.

• Vigtigt: Første ting først - du kender ordsproget. Når du først skal se de meddelelser, der er markeret med høj betydning, er dette arrangementet, du vil bruge.

• Kategorier: Du kan tildele kategorier til enhver besked, du sender, og nogle gange kan andre personer tildele kategorier til de beskeder, de sender dig. For at se, hvilken besked der falder ind under hvilken kategori, skal du bruge kategoriarrangementet.

Knappen Arranger efter vises kun øverst på din meddelelsesliste, når læseruden er indstillet til at blive vist i højre side af skærmen. Du kan slå læseruden til ved at vælge Vis –> Læserude –> Højre. Hvis du vil arrangere dine beskeder, når læseruden er slukket, skal du vælge Vis –> Arranger efter for at se listen over arrangementer og derefter vælge den, du ønsker.