I nogle tilfælde lægger Outlook e-mail-beskeder, opgaver og aftaler, der er ældre end seks måneder, i Arkiv-mappen - en speciel mappe til elementer, som Outlook mener er forældede eller ikke er værd at beholde. Outlook kalder til at sende disse elementer til arkivmappen autoarkivering. Elementer, som Outlook-arkiver ikke går tabt for evigt. Du kan besøge dem ved at åbne mappen Arkiv og dens undermapper på mappelisten. Outlook opretter automatisk mappen Arkiv og dens undermapper, første gang du arkiverer elementer.
Du bestemmer, hvordan og hvornår Outlook arkiverer elementer. For at arkivere emner opretter du et standardsæt af arkiveringsregler, der gælder for alle mapper, og hvis en mappe kræver individuel opmærksomhed (hvilket betyder, at du ikke ønsker, at den skal være underlagt standardarkiveringsreglerne), kan du oprette særlige regler for det folder. Hver mappe kan have sit eget sæt af arkiveringsregler eller være underlagt standardreglerne.
For at fortælle Outlook, hvordan man arkiverer gamle ting, skal du starte med at vise en AutoArchive-dialogboks:
- Etablering af standard arkiveringsregler: Vælg Værktøjer –> Indstillinger, og vælg fanen Andet i dialogboksen Indstillinger. Klik på AutoArchive-knappen.
- Etablering af regler for en bestemt mappe: Enten højreklik på mappen og vælg Egenskaber eller vis mappen og vælg Filer –> Mappe –> Egenskaber for Mappenavn. Vælg derefter fanen Autoarkivering i dialogboksen Egenskaber. (Fordi ingen dato er forbundet med elementer i mappen Kontaktpersoner, kan du ikke autoarkivere navne og adresser.)
Forhandle disse muligheder for at etablere standard arkivregler:
- Kør AutoArchive Every: Indtast et tal for at fortælle Outlook, hvor ofte emner skal arkiveres.
- Spørg før arkivering kører: Hvis du markerer dette afkrydsningsfelt, ser du en beskedboks, før arkivering begynder, og du kan afvise at arkivere, hvis du vil, ved at vælge Nej i beskedboksen.
- Slet udløbne elementer (kun e-mail-mapper): Marker dette afkrydsningsfelt for at slette alle e-mail-beskeder, når perioden udløber.
- Arkiver eller slet gamle elementer: Fjern markeringen af denne indstilling, hvis du ikke ønsker at arkivere elementer.
- Vis arkivmappe i mappeliste: Vælg denne mulighed, hvis du vil beholde arkivmappen i mappelisten. Denne mappe indeholder arkiverede elementer.
- Ryd genstande ældre end: Vælg en skæringsperiode, hvorefter genstande skal arkiveres.
- Flyt gamle elementer til: Klik på knappen Gennemse, og vælg en mappe, hvis du vil gemme arkivfilen på en bestemt placering.
- Slet gamle elementer permanent: Vælg denne mulighed, hvis du vil slette, ikke arkivere, gamle elementer.
Vælg mellem disse muligheder for at etablere arkiveringsregler for en bestemt mappe:
- Arkivér ikke elementer i denne mappe: Vælg denne mulighed, hvis elementer i mappen ikke er værd at arkivere.
- Arkiver elementer i denne mappe ved hjælp af standardindstillingerne: Vælg denne mulighed for at følge standardarkiveringsreglerne for mappen.
- Arkivér denne mappe ved hjælp af disse indstillinger: Vælg denne mulighed for at oprette arkiveringsregler for mappen.
- Ryd genstande ældre end: Vælg en afskæringsperiode, hvorefter emnerne skal arkiveres i mappen.
- Flyt gamle elementer til: Klik på knappen Gennemse, og vælg en mappe, hvis du vil gemme de arkiverede elementer på en bestemt placering.
- Slet gamle elementer permanent: Vælg denne mulighed, hvis du vil slette, ikke arkivere, elementer i denne mappe.
Periodisk komprimere filen, hvor du gemmer Outlook-data til at skrumpe filen og få mere plads på din harddisk. Følg disse trin for at komprimere Outlook-datafilen:
1. Vælg Filer –> Datafilhåndtering.
2. Vælg Personlige mapper i dialogboksen Outlook-datafiler.
3. Klik på knappen Indstillinger.
En personlig mappe-dialogboks vises.
4. Vælg knappen Kompakt nu.
Det kan tage tid at komprimere en Outlook-fil, hvis filen er fyldt med data.