Arkiver gamle oplysninger. Datafiler kan hurtigt vokse til gigabyte i størrelse. Over tid kan en stor datafil blive uhåndterlig, hvilket får Outlook til at være langsommere til at starte og lukke ned. Du ønsker måske at arkivere gamle beskeder og elementer i en separat fil, som du kan få adgang til efter behov. For at arkivere filer skal du klikke på Filer og derefter klikke på knappen Værktøjer. Klik på Ryd op i gamle genstande. Vælg hvilken eller hvilke mapper der skal arkiveres, og indstil derefter en datogrænse i boksen Arkiver elementer ældre end. Vælg en arkivfilplacering, eller accepter standarden (som er den samme placering som din primære Outlook-datafil, men med navnet Arkiv).
Ryd op i din postkasse. Mailbox Cleanup er mere avanceret og involveret end en simpel arkivering. Med Mailbox Cleanup kan du finde varer, der er ældre end et vist antal dage eller større end et vist antal kilobyte. Du kan bruge AutoArchive til at automatisere arkiveringsprocessen, og du kan tømme mappen Slettede elementer. For at komme i gang skal du klikke på Filer, klikke på Værktøjer og klikke på Oprydning af postkasse.
Del Outlook med andre brugere.Når du deler en computer, og hver person har sit eget Windows-logon, behøver du ikke bekymre dig om Outlook crossover. når I hver især kører Outlook, får I jeres egen private postkasse og datafil. Men hvis to eller flere personer deler det samme login, behøver de ikke nødvendigvis at dele et enkelt Outlook-datasæt. Nøglen til privatliv i dette tilfælde er at oprette yderligere profiler i Outlook. Klik på Filer, klik på Kontoindstillinger, og klik på Administrer profiler. Opret en ny profil i Mail-dialogboksen ved at klikke på Tilføj og udfylde de ønskede oplysninger. Derefter kan du i Mail-dialogboksen vælge Spørg efter en profil, der skal bruges, hvis du vil have Outlook til at spørge, hvilken bruger der skal indlæses, hver gang den åbnes. Alternativt kan du vælge Brug altid denne profil og derefter vælge den, du vil bruge. For at skifte profil, hvis du ikke har bedt Outlook om at bede dig ved opstart, skal du vælge Filer, Kontoindstillinger, Skift profil. Outlook genstarter og spørger, hvilken profil der skal indlæses.