Hvis du vil forudsige fremtiden i Excel - for eksempel næste kvartals salg - skal du have styr på, hvad der er sket i fortiden. Så du starter altid med det, der kaldes en basislinje (det vil sige tidligere historie - hvor mange valmuefrø en virksomhed solgte i løbet af hvert af de sidste ti år, hvor markedsfutures sluttede hver af de sidste 12 måneder, hvad den daglige høje temperatur var år til dato).
Medmindre du bare skal kaste terningerne og gætte, har du brug for en baseline for en prognose. I dag følger i går. Hvad der sker i morgen følger generelt mønsteret af hvad der skete i dag, sidste uge, sidste måned, sidste kvartal, sidste år. Hvis du ser på, hvad der allerede er sket, tager du et solidt skridt i retning af at forudsige, hvad der vil ske næste gang.
En Excel-prognose er ikke anderledes end prognoser, du laver med et specialiseret prognoseprogram. Men Excel er især nyttigt til at lave salgsprognoser af forskellige årsager:
- Du har ofte salgshistorik registreret i et Excel-regneark. Når du allerede opbevarer din salgshistorik i Excel, er det nemt at basere din prognose på den eksisterende salgshistorik - du har allerede fingrene i det.
- Excels diagramfunktioner gør det meget nemmere at visualisere, hvad der foregår i din salgshistorik, og hvordan denne historie definerer dine prognoser.
- Excel har værktøjer (findes i det, der kaldes Data Analysis-tilføjelsen), der gør det nemmere at generere prognoser. Du skal stadig vide, hvad du laver, og hvad værktøjerne gør - du vil ikke bare jamme tallene gennem et eller andet analyseværktøj og tage resultatet for pålydende uden at forstå, hvad værktøjet har gang i. Men det er det, denne bog er her for.
- Du kan tage mere kontrol over, hvordan prognosen oprettes, ved at springe over dataanalyse-tilføjelsens prognoseværktøjer og selv indtaste formlerne. Efterhånden som du får mere erfaring med prognoser, vil du sandsynligvis opleve, at du gør det mere og mere.
Du kan vælge mellem flere forskellige prognosemetoder, og det er her, bedømmelsen begynder. De tre mest anvendte metoder, uden nogen speciel rækkefølge, er glidende gennemsnit, eksponentiel udjævning og regression.
Metode #1: Glidende gennemsnit
Glidende gennemsnit kan være din bedste valg, hvis du ikke har nogen kilde til andre end salgshistorik oplysninger - men du behøver brug for at kende din baseline salg historie. Den underliggende idé er, at markedskræfterne presser dit salg op eller ned. Ved at tage et gennemsnit af dine salgsresultater fra måned til måned, kvartal til kvartal eller år til år, kan du få en bedre idé om den langsigtede tendens, der påvirker dine salgsresultater.
For eksempel finder du de gennemsnitlige salgsresultater for de sidste tre måneder af sidste år - oktober, november og december. Så finder du gennemsnittet af den næste tre-måneders periode - november, december og januar (og derefter december, januar og februar; og så videre). Nu får du en idé om den generelle retning, dit salg tager. Gennemsnitsprocessen udjævner de bump, du får fra afskrækkende økonomiske nyheder eller midlertidige boomlets.
Metode #2: Eksponentiel udjævning
Eksponentiel udjævning er tæt forbundet med glidende gennemsnit. Ligesom med glidende gennemsnit, bruger eksponentiel udjævning tidligere historie til at forudsige fremtiden. Du bruger, hvad der skete i sidste uge, sidste måned og sidste år til at forudsige, hvad der vil ske i næste uge, næste måned eller næste år.
Forskellen er, at når du bruger udjævning, tager du højde for, hvor dårlig din tidligere prognose var — altså indrømmer du, at prognosen var lidt skruet sammen. (Væn dig til det - det sker.) Det gode ved eksponentiel udjævning er, at du tager fejlen i din sidste prognose og bruger den fejl, så du håber, at forbedre din næste prognose.
Hvis din sidste prognose var for lav, vil eksponentiel udjævning øge din næste prognose. Hvis din sidste prognose var for høj, slår eksponentiel udjævning den næste ned.
Den grundlæggende idé er, at eksponentiel udjævning retter din næste prognose på en måde, der ville have gjort din tidligere prognose til en bedre. Det er en god idé, og det fungerer som regel godt.
Metode #3: Regression
Når du bruger regression til at lave en prognose, er du afhængig af en variabel til at forudsige en anden. For eksempel, når Federal Reserve hæver de korte renter, kan du stole på den variabel til at forudsige, hvad der vil ske med obligationspriserne eller prisen på realkreditlån. I modsætning til glidende gennemsnit eller eksponentiel udjævning er regression afhængig af en anden variabel for at fortælle dig, hvad der sandsynligvis vil ske næste gang - noget andet end din egen salgshistorie.