Tekniske eksperter - de mennesker, der kender Microsoft Access 2019 ud og ind - kan være lidt skræmmende, men de er vigtige - og de (vi?) har på ingen måde til hensigt at skræmme. De er vigtige for gennemsnitlige Access-brugere, fordi de giver uvurderlige råd, og de er vigtige for Access selv, fordi de driver den måde, Microsoft løbende forbedrer sine produkter på. Disse mænd og kvinder er de mennesker, der tester Office-produkter, før nye versioner frigives til offentligheden, og det er dem, der skriver bøger for at hjælpe brugere på alle niveauer med at få mest muligt ud af softwaren.
Så de mennesker, der udvikler databaser til deres levebrød, er en vigtig ressource for den gennemsnitlige bruger, for "power-brugeren" og også for softwareproducenten. Her er en samling af nogle af de bedste råd samlet fra en lang liste af Access-eksperter. Da de vidste, at de tilbød forslag til nye brugere, tilbød de råd, der passede til dine behov og for at sikre, at du virkelig kan bruge Access trygt og effektivt. Når du er færdig, har du givet din indsats den rette mængde planlægning og organisering - og du vil have solide planer for at komme videre med din udvikling og brug af de databaser, du bygger med Access.
Så her er vismandens råd - i ti hurtige bidder.
Spar ikke på den tid, der bruges på at dokumentere din database. Hvorfor? For senere vil du glæde dig over, at du ikke sparede. Du har alle dine planer, dine generelle oplysninger og alle dine ideer – dem du handlede på, og dem der blev på tegnebrættet – klar næste gang du skal bygge en database. Du vil også have dem at henvise til, når eller hvis noget går galt med din nuværende database. Har du ved et uheld slettet en gemt forespørgsel? Intet problem. Se din dokumentation. Har du glemt, hvordan dine borde var relateret? Tjek dokumentationen og genopbyg relationerne. Har du brug for at forklare nogen, hvorfor eller hvordan du sætter noget op? Se dine noter og imponer dem med din omtanke og omhyggelige overvejelse.
Så hvad skal denne herlige dokumentation indeholde? Nå, alt. Men her er en liste for at komme i gang:
Hvis du har brug for at køre nogle forespørgsler, før du opretter en rapport, skal du dokumentere processen. (Endnu bedre, få en venlig nørd til at hjælpe dig med at automatisere arbejdet.)
Hvis din database kører en vigtig organisatorisk funktion - såsom regnskab, lagerbeholdning, kontaktstyring eller ordreindtastning - så sørg for, at en manuel proces er på plads for at holde organisationen i gang, hvis databasen fejler - og husk at dokumentere processen!
Hvis du har brug for hjælp til nogen af disse ting, så spørg nogen! Uanset om du låner nogen fra din informationsteknologiafdeling eller lejer en computernørd, så få den hjælp, du har brug for. Behandl din dokumentation som forsikring - ingen organisation bør køre uden den.
Hver 6. til 12. måned skal du gennemgå din dokumentation for at se, om der er behov for opdateringer. Dokumentation er kun nyttig, hvis den er opdateret, og hvis andre end dig kan forstå den. Ligeledes skal du sørge for, at du (eller dine kolleger på kontoret) ved, hvor dokumentationen er placeret. Hvis du har en elektronisk version, skal du holde den sikkerhedskopieret og have en udskrift ved hånden - noget du vil være glad for, du gjorde, hvis du eller en anden forsøger at genbruge dine databasedele ved hjælp af Application Parts-funktionen.
Når du bygger tabeller, skal du gøre dine tekstfelter til de passende størrelser til de data, du opbevarer i dem. Som standard opsætter Access tekstfelter (kendt som kort tekst) til at indeholde 255 tegn - en ret generøs indstilling, især hvis feltet indeholder sølle tilstandsforkortelser på to bogstaver.
Et hundrede eller flere ekstra mellemrum - som ikke bliver brugt i de fleste tekstfelter - ville ikke virke som noget at miste søvn over, men multiplicer den plads på tværs af en tabel med 100.000 kundeadresser i, og du ender med masser af megabyte lagerplads rum, der har meget travlt med at rumme ingenting.
Juster feltstørrelsen med indstillingen Feltstørrelse på fanen Generelt i designvisning.
Brug talfelter til tal, der bruges i beregninger , ikke til tekst, der foregiver at være et tal. Softwareapplikationer opfatter en enorm forskel mellem postnummeret 47999 og nummeret 47.999. Applikationen ser et postnummer som en række tegn, der alle tilfældigvis er cifre, men tallet behandles som et faktisk tal, som du kan bruge til matematik og alle mulige andre sjove numeriske ting. Den anden grund til, at et postnummer ikke er et nummerfelt? Hvis du er i USA, og dit postnummer starter med nul, afskærer applikationen det foranstillede nul og gemmer kun de ikke-nul-cifre i feltet – 01234 bliver 1234. Ikke godt!
Når du vælger typen til et nyt felt med tal i, skal du stille dig selv et simpelt spørgsmål: Skal du nogensinde lave en beregning eller lave noget matematisk relateret til det felt?
Valideringer kan hjælpe med at forhindre dårlige data i at komme tæt på dine tabeller. Valideringer er nemme at lave, hurtige at sætte op og altid årvågne (selv når du er så træt, at du ikke kan se lige). Hvis du ikke bruger valideringer til at beskytte din databases integritet, bør du virkelig starte.
Når du bygger en tabel eller opretter en database, skal du tænke på databasefilen, felt- og tabelnavnene, du bruger:
Dette bliver endnu vigtigere, når du begynder at bruge værktøjerne til at sætte dine Access-tabeller og -databaser online og dele dem via SharePoint - potentielt bringer du millioner af brugere "til bordet". Med funktionen Application Parts kan komponenterne i dine databaser også genbruges for at hjælpe med at fremskynde oprettelsen af en ny database. Du ønsker ikke, at mystiske navne til dele af din database skal spredes til en ny database - for også at skabe mareridtsagtige mysterier der - vel?
Når du sletter feltværdier fra en tabel, skal du sørge for du dræber værdierne i den rigtige rekord - tjek igen, og derefter kun, når du er sikker på, slette den oprindelige. Selv da kan du stadig gøre en hurtig Ctrl+Z og gendanne det stødende element, forudsat at du fortryder lige efter at have fanget fejlen.
Hvorfor al den kontrol og dobbelttjek? For efter at du har slettet en feltværdi og gjort noget andet i tabellen, glemmer Access fuldstændigt din gamle værdi. Det er væk, ligesom om det aldrig har eksisteret. Hvis du sletter en post fra en tabel, er posten virkelig væk - fordi der ikke er nogen Fortryd tilgængelig for en hel post. Hvis den post tilfældigvis var vigtig, og du ikke havde en aktuel backup-fil, da posten forsvandt, er du uheldig. Undskyld!
Gjorde jeg det klart nok? Opbevar altid en sikkerhedskopi af dit arbejde! Der er ingen erstatning for en aktuel backup af dine data - især hvis dataene er afgørende for dit personlige eller professionelle liv. Effektive strategier inkluderer ofte at vedligeholde sikkerhedskopier på et andet sted, hvis en katastrofe ødelægger dit kontor, det være sig på et andet kontor eller i skyen.
Hvis du tænker, at du aldrig har haft brug for en backup før, så hvorfor bekymre dig, så tænk på oversvømmelser. Tænk på nyhedsoplæsere, der siger, at et område i øjeblikket under vandet aldrig er oversvømmet før. Forestil dig, at folks liv flyder ned ad gaden. Uanset om du står over for en virkelig katastrofe af orkanproportioner, en brand, eller din computers harddisk beslutter sig for at dø (og det sker – selvom det aldrig er sket for dig før), vil du være meget gladere, hvis du har en sikkerhedskopi af din database.
Kender du tømrerens slogan, "Mål to gange, skær en gang"? Det samme kan siges om at tænke, når det kommer til din database. Tænk ikke bare på noget, kom til en hurtig konklusion og dyk derefter ned i. Vent, tænk det igennem igen, og tænk så måske over det en tredje gang. Træk derefter en konklusion og begynd at handle på den. Med al den kraft, som Access giver dig, kombineret med muligheden for at gemme tusinder og atter tusinder af poster i din database, kan en relativt simpel fejltagelse være ret dyr på grund af de potentielle konsekvenser i form af tab af data eller en "u-undgåelig" handling. ved en fejl.
Selvom forslagene til at blive organiseret og holde det enkelt kan synes at være modstridende, er disse to råd virkelig ledsagende. At holde tingene enkle kan ofte være en måde at undgå behovet for en masse organisering bagefter. Mens du sikkert er blevet træt af at høre dine forældre minde dig om, at "der er et sted til alt, og alt på sin plads" (eller hvis de var mindre poetiske, " Rens dit værelse!!! "), havde de ret.
Hvis du holder din database organiseret, sparer du dig selv for tid og sorg. En veltilrettelagt, velorganiseret tabel vil være lettere at forespørge på, rapportere om og inkludere i en formular. Det vil også sortere og filtrere som et lyn.
Ja, du kan blive for organiseret. Faktisk er overorganisering alt for let. Temperer dit ønske om at organisere ved at dyrke en anden passion: at arbejde med så få trin som muligt. Begræns antallet af mapper og undermapper, du bruger - maksimalt fem niveauer af mapper er mere end nok for næsten alle. Hvis du går meget ud over fem niveauer, begynder din organisation at støde ind i din produktivitet (og ingen kan lide et produktivitetstab, mindst af alt de mennesker, der kommer med de dumme små slogans til virksomhedens feel-good plakater).
Hvis du har problemer med noget, så slug dit ego og bed om hjælp. At sige "Jeg ved det ikke" - og derefter forsøge at finde ud af det, du endnu ikke ved - er ingen skam. Denne regel er især vigtig, når du rider flok på tusindvis af poster i en database. Små fejltrin forstørrer hurtigt og formerer et lille problem til en kæmpe krise. Bed om hjælp, før situationen bliver alvorlig.
Sådan blokerer du Microsoft Word fra at åbne filer i skrivebeskyttet tilstand på Windows Microsoft Word åbner filer i skrivebeskyttet tilstand, hvilket gør det umuligt at redigere det? Bare rolig, metoderne er nedenfor
Sådan rettes fejl ved udskrivning af forkerte Microsoft Word-dokumenter Fejl ved udskrivning af Word-dokumenter med ændrede skrifttyper, rodede afsnit, manglende tekst eller tabt indhold er ret almindelige. Men lad være
Hvis du har brugt pennen eller highlighteren til at tegne på dine PowerPoint-dias under en præsentation, kan du gemme tegningerne til næste præsentation eller slette dem, så næste gang du viser den, starter du med rene PowerPoint-dias. Følg disse instruktioner for at slette pen- og highlighter-tegninger: Sletning af linjer en ved […]
Style-biblioteket indeholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og billeder, der bruges af foruddefinerede mastersider, sidelayouts og kontrolelementer i SharePoint 2010. For at finde CSS-filer i Style-biblioteket på et udgivelsessted: Vælg Site Actions→ View Alt webstedsindhold. Indholdet af webstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Overvæld ikke dit publikum med gigantiske tal. I Microsoft Excel kan du forbedre læsbarheden af dine dashboards og rapporter ved at formatere dine tal, så de vises i tusinder eller millioner.
Lær, hvordan du bruger SharePoints sociale netværksværktøjer, der lader enkeltpersoner og grupper kommunikere, samarbejde, dele og forbinde.
Julianske datoer bruges ofte i produktionsmiljøer som et tidsstempel og hurtig reference for et batchnummer. Denne type datokodning giver detailhandlere, forbrugere og serviceagenter mulighed for at identificere, hvornår et produkt blev fremstillet, og dermed produktets alder. Julianske datoer bruges også i programmering, militæret og astronomi. Forskellige […]
Du kan oprette en webapp i Access 2016. Så hvad er en webapp overhovedet? Nå, web betyder, at det er online, og app er kun en forkortelse for "applikation". En Custom Web App er en online databaseapplikation, der tilgås fra skyen ved hjælp af en browser. Du bygger og vedligeholder webappen i desktopversionen […]
De fleste sider i SharePoint 2010 viser en liste over navigationslinks på linjen Hurtig start langs venstre side af siden. Hurtig startlinjen viser links til fremhævet webstedsindhold såsom lister, biblioteker, websteder og udgivelsessider. Hurtigstartlinjen indeholder to meget vigtige links: Linket Alt webstedsindhold: […]
Ved simple problemer finder Solver i Excel som regel hurtigt de optimale Solver-variableværdier for objektivfunktionen. Men i nogle tilfælde har Solver problemer med at finde de Solver-variableværdier, der optimerer objektivfunktionen. I disse tilfælde viser Solver typisk en meddelelse eller en fejlmeddelelse, der beskriver eller diskuterer det problem, der […]
