Møder kommer i alle former og størrelser, og det eneste konstante er, at de fylder vores tidsplan op. Med så mange møder på vores tallerken er det vigtigt at være så effektiv som muligt med at organisere, planlægge og gennemføre et møde. Heldigvis indeholder Microsoft Teams adskillige funktioner, der er særligt nyttige til at opfylde effektiviteten.
Den mest almindelige aktivitet, jeg laver i Microsoft Teams, er at chatte med andre mennesker. Og jeg finder det især nyttigt at kunne chatte med kolleger under et Teams-møde. En gruppechat oprettes automatisk i starten af hvert Teams-møde, der inkluderer alle mødedeltagerne. Chatvinduet vises i højre side af skærmen. Mens et møde foregår, og folk præsenterer og taler med lyd, kan andre personer chatte i chatvinduet. Denne enkle mekanisme viser sig at være utrolig kraftfuld. Antag for eksempel, at du gik glip af noget, som oplægsholderen sagde. I stedet for at afbryde hele mødet og bede oplægsholderen om at gentage sig selv, kan du bare skrive chatten og bede en person i chatten om afklaring eller udfylde et hul. Jeg oplever, at jeg gør det hele tiden i store møder.
Efter et møde er afsluttet, fortsætter chatten med at være aktiv, og alle kan fortsætte med at sende beskeder. For tilbagevendende møder overføres chatten fra møde til møde, så der altid er en registrering af tidligere møder, og alle på mødeinvitationen kan hoppe ind i chatten til kommende møder. Jeg har set større virksomheder bruge dette til at holde styr på dagsordenspunkter til kommende møder. Folk vil skrive i de tilbagevendende møders chat gennem ugen, og under mødet vil teamet gennemgå chatten og diskutere emnerne under mødet.
Jeg kan godt lide at slå beskedunderretninger fra under et møde, hvis mange mennesker chatter, mens nogen taler på lyd. En meddelelse vil ringe med hver ny besked, og jeg synes, det kan være distraherende. Du kan finde muligheden for at slå lyd fra for indgående beskeder i meddelelsessektionen i dine indstillinger. Klik på dit profilbillede, der vises i øverste højre hjørne af Teams-skærmen, og vælg Indstillinger. I rullemenuen, der vises, skal du vælge Notifikationer og se efter sektionen kaldet Andet. Der finder du en indstilling for meddelelseslyde, som du kan indstille til Fra.
Jeg kan ikke fortælle dig, hvor mange gange en optagelse af et møde har sparet mit team for en masse hovedpine. En optagelse fanger alt, hvad der skete i mødet. En optagelse kan deles med andre, der ikke var en del af mødet, og gennemgås af dem, der var en del af mødet. Hvis alle forstår og er enige om, at møder vil blive optaget, kan jeg varmt anbefale at optage møder.
Teams vil ikke lade dig optage et opkald med to personer eller færre på grund af privatlivshensyn. Når et opkald har mere end to personer, bliver det til et møde, og du kan optage det.
Teams giver mødedeltagerne besked, når en optagelse begynder. Jeg vil dog gerne sikre mig, at alle er helt klare og komfortable med at optage mødet på forhånd, så der ikke er nogen problemer hen ad vejen, ved at nævne i starten, at jeg har til hensigt at optage mødet.
Det er nemt at optage et møde i Teams. Sådan starter du optagelsen:
Deltag i et eksisterende møde eller start et nyt.
Åbn mødekontrollerne ved at vælge ellipsen fra værktøjslinjen.
Vælg Start optagelse fra pop op-menuen, der vises, som vist.
Start af en optagelse af et Teams-møde.
Når optagelsen starter, vil alle i mødet blive informeret.
For at afslutte optagelsen skal du klikke på ellipsen igen og vælge Stop optagelse.
Du kan også afslutte optagelsen ved at afslutte mødet.
Optagelsen vil blive gjort tilgængelig for mødekanalen, som vist. Alle på kanalen kan klikke på optagelsen for at se mødet.
Visning af en mødeoptagelse i en kanal.
En optagelse af et møde er en utrolig kraftfuld ting. Du kan dele det med andre, der ikke var i stand til at deltage i mødet, eller bruge det hen ad vejen som en påmindelse om, hvad der blev diskuteret og/eller besluttet. Selve optagelsen er i en tjeneste kaldet Microsoft Stream. Du kan få et direkte link til mødet ved at vælge ellipsen fra optagelsen i kanalen og derefter vælge Hent link, som vist. Derudover kan du åbne optagelsen direkte i Stream eller endda gøre optagelsen til sin egen fane i kanalen.
Få det direkte link til optagelsen af et møde.
Når jeg er til et møde, kan jeg godt lide at holde min mikrofon slået fra, medmindre jeg taler. På den måde hører de andre deltagere ingen baggrundsstøj, der kan ske omkring mig. De fleste mennesker følger den samme mødeetikette, men alle glemmer fra tid til anden. Nogen vil måske spørge, om alle venligst kunne slå deres mikrofon fra, men det kan være forstyrrende for mødet.
Når du deltager i et Teams-møde, kan du slå mikrofonen fra for andre deltagere. Jeg har brugt dette mange gange, når en andens mikrofon opfanger baggrundsstøj, såsom en gøende hund, men jeg ønsker ikke at forstyrre mødet ved at bede personen om at slå sin mikrofon fra.
For at slå lyden fra for en af deltagerne i mødet skal du gå til mødelisten, der vises i højre side af mødevinduet, vælge personens navn og vælge Slå deltager fra. For at slå lyden fra for alle, skal du vælge Slå alle fra på listen. Begge muligheder er vist her. De deltagere, du slår lyden fra, får besked om, at du har slået lyden fra dem, og de kan til enhver tid slå dem til.
Slå mikrofonen fra for en mødedeltager i Teams.
Når du har slået lyden fra en person, er det en god idé at sende denne person en privat chatbesked for at fortælle ham eller hende, at du gjorde det. Næsten hver gang jeg har gjort dette, takker personen mig og fortæller mig, at han eller hun bare løb for at tage en kop kaffe eller bruge badeværelset og glemte at slå mikrofonen fra.
Jeg elsker fleksibiliteten ved at kunne holde et møde med teammedlemmer overalt, hvor jeg har en internetforbindelse. Og brug af video tilføjer en enorm værdi til mødet; det introducerer dog også en udfordring. Hvad hvis du finder dig selv at arbejde et sted, du ikke ønsker, at alle skal se? For eksempel tager jeg ofte et møde hjemmefra i stedet for at gå ind på mit kontor. Når jeg sidder ved mit køkkenbord, kan du se vores provisoriske åbne spisekammer i baggrunden. Det ville være en fantastisk baggrund, hvis jeg var til et møde med kokke, men det kan være distraherende for enhver anden type møde.
Teams har en cool funktion, der lader dig sløre din baggrund, men holde dit ansigt i fokus, når du er i et videoopkald. Alle i mødet kan se dig tydeligt, selv når du bevæger hovedet rundt, mens du taler, men det, der er bag dig og i baggrunden, er sløret. Ikke mere at bekymre dig om noget snavset vasketøj, bogstaveligt talt, som måske dukker op uden din viden!
Før du deltager i et møde, bliver du præsenteret for skift til at tænde dit kamera og mikrofon. I mellem disse skifter er der en sløring, som vist, som du kan bruge til at sløre din baggrund. Når du slår sløringsindstillingen til, bliver din baggrund sløret, men dit ansigt forbliver i fokus. Hvis du allerede har deltaget i mødet, kan du finde sløringsmuligheden i pop-up-menuen Flere handlinger, som vist.
Sløring af baggrunden, før du deltager i et Teams-møde.
Sløring af baggrunden efter at have deltaget i et Teams-møde.
Hvis du ikke har et videokamera, der understøtter sløringsmuligheden, der er forbundet til Teams, vil du ikke se knappen til at tænde dit kamera og sløre din baggrund. Dette er et almindeligt tema i Teams og Microsoft-produkter generelt. Elementer i brugergrænsefladen vises og forsvinder, hvis en påkrævet komponent (som et kamera, der understøtter sløringsfunktionen) ikke er tilsluttet.
Optagelse af et møde er ideelt til at fange mødet i sin helhed, men rent praktisk er det, du normalt skal bruge ved afslutningen af et møde, mødenotater. Du kan bruge notaterne, også kaldet mødereferater, til at registrere vigtige beslutninger og handlingspunkter.
Teams har en funktion designet til at fange mødenotater. Noterne deles, så alle i mødet kan bidrage og se noter, efterhånden som de tilføjes. Jeg kan ikke fortælle dig, hvor mange gange jeg har været til et møde, og nogen tog noter forkert. En simpel fejlkommunikation kan have ringvirkninger hen ad vejen. Når alle gennemgår og tilføjer mødenoterne i realtid under mødet, reduceres muligheden for fejlkommunikation betydeligt.
Du kan tilføje noter om et møde, før mødet starter eller under mødet. Hvis et møde blev oprettet og knyttet til en Teams-kanal, kan du gå ind på kanalen og diskutere mødet der. Hvis mødet ikke havde en kanal, kan du stadig tilføje noter.
Følg disse trin for at tilføje noter før mødet:
Åbn din kalender, og vælg det møde, du vil tilføje noter til.
Vælg at chatte med deltagere, som vist.
Teams opretter en chat til mødet, og alle mødedeltagere føjes automatisk til den. Når mødet finder sted, vil chatten være en del af mødet.
Tilføjelse af noter før mødet til et møde.
Når et møde starter, kan du tilføje officielle noter til mødet ud over chatten. Følg disse trin for at åbne mødenoterne eller begynde at tage noter:
Fra mødeindstillingsmenuen skal du vælge indstillingen Vis mødenotater.
Hvis du allerede har oprettet noter til mødet, åbnes mødenoterne i højre side af skærmen, som vist. Eller, hvis noter ikke er blevet tilføjet til mødet endnu, vil have mulighed for at oprette noter til mødet, når mødet er startet, som vist. For at oprette nye mødenotater skal du fortsætte til trin 2.
Klik på knappen Tag noter.
Teams opretter mødenotater til mødet, og du vil kunne se den nye notesektion langs højre side af skærmen. Du kan nu tilføje noter eller gennemgå eventuelle noter før mødet, der er tilføjet før mødet startede.
Oprettelse af mødenotater til et Teams-møde.
Gennemgang og tilføjelse af mødenotater under et møde.
Når du tilføjer mødenotater, får medlemmer af kanalen eller mødechatten besked, så alle kan følge med og tilføje deres egne noter eller gennemgå eksisterende noter.
Du kan endda tilføje mødenoterne som en fane til mødet. Du finder muligheden for at tilføje mødenoterne som en fane ved at klikke på ellipsen mod toppen af noteskærmen og vælge at tilføje noterne som en fane.
Visning af mødenotater som en fane.
Nogle af de mest produktive møder, jeg har haft i min karriere, er med en gruppe mennesker, der står foran en tavle og skitserer ideer. Det er et aspekt af kommunikation, der er svært at slå. Microsoft har erkendt dette og tilføjet en funktion til Teams kaldet Whiteboard.
Microsoft Whiteboard er en delt skærm, der giver dig mulighed for at skitsere diagrammer. Måden du tegner på din skærm afhænger af din enhed. Hvis du bruger en almindelig stationær computer, bruger du din mus eller en grafisk tablet, der forbinder en digital pen til din computer. Hvis du bruger en enhed, der har en berøringsskærm, kan du bruge din finger til at tegne på skærmen. Min yndlingsmåde at skitsere på Teams Whiteboard er med styluspennen på min Surface laptop. Jeg synes det er meget naturligt og nemt at bruge.
Følg disse trin for at bruge Whiteboard-funktionen i Teams:
Deltag i et eksisterende Teams-møde, eller start et nyt.
Fra mødekontrollerne skal du udvide dialogboksen Del ved at vælge ikonet, der ligner en computerskærm med en pil, der går igennem den.
Bunden af skærmen udvides, og du vil se muligheder for at dele din skærm, et vindue på din skærm eller en PowerPoint-fil. På højre side af din skærm vil du se muligheden for Whiteboard, som vist.
Vælg Whiteboard, og skærmen opdateres og viser en digital tavle, som vist.
Du kan vælge penfarve og pennebredde og begynde at tegne på skærmen. Alle i mødet vil se, hvad du tegner, og de kan hoppe ind og tilføje deres egne tegninger eller redigere en eksisterende tegning.
Tavlen består selv efter mødet, så du altid kan gå tilbage til den og tilføje nye skitser eller ændre eksisterende skitser. Når du aktiverer tavlen, vil den blive vist som en fane på kanalen eller chatten. Du kan til enhver tid eksportere tavlens tilstand ved at klikke på indstillingsikonet øverst til højre på skærmen og vælge Eksporter billede. Jeg kan godt lide at gøre dette for at låse tavlen og fange tilstanden til enhver tid. Dette er meget det samme som at tage et billede af en fysisk tavle for at sikre, at du har tegningen ved hånden, hvis nogen skulle komme og slette den.
Åbning af tavlen fra delingsboksen i et Teams-møde.
Skitsering på en delt digital tavle i Teams.
Hvert team i Teams har en digital tavle, der kan bruges til møder.
Skærmdeling er et af mine yndlingsaspekter ved digitale møder. Jeg bruger skærmdeling hele tiden. Jeg bruger selv skærmdeling, når de personer, jeg skal dele med, er i samme rum, som jeg er. Uden skærmdeling ville jeg være nødt til at have alle sammen omkring min computer, så jeg kunne vise dem min skærm. Med skærmdeling kan jeg dele, hvad jeg ser på min skærm, og de kan se det på deres skærme.
Det er meget nemmere at se på sin egen computerskærm end at se sig over skulderen på en anden. Ved at bruge Teams kan du dele din skærm med andre, og de kan dele deres skærm med dig.
Under et Teams-møde kan du dele hele din skærm, et bestemt vindue, en PowerPoint-præsentation eller en tavle (dækket i forrige afsnit). Personligt deler jeg gerne bare det vindue eller PowerPoint-dias, jeg taler om i mødet. Hvis jeg f.eks. viser et websted, deler jeg bare webbrowservinduet i stedet for hele mit skrivebord. Hvis jeg går gennem en PowerPoint-præsentation, deler jeg bare PowerPoint-vinduet.
Der er mange grunde til, at du måske ikke vil vise hele dit skrivebord. For eksempel kan dit digitale skrivebord være rodet med forskellige filer, som du er i gang med at organisere. Eller du har måske følsomt materiale, som ikke bør ses eller optages af alle i mødet. Uanset årsagen kan du dele lige det, du ønsker, at teamet skal fokusere på og lade resten af dit skrivebord være skjult.
Følg disse trin for at dele dit skrivebord, et vindue eller en PowerPoint-præsentation:
Deltag i et eksisterende Teams-møde, eller start et nyt.
Fra mødekontrollerne skal du udvide dialogboksen Del ved at vælge ikonet, der ligner en computerskærm med en pil, der går igennem den.
Bunden af skærmen udvides, og du vil se muligheder for at dele din skærm, et vindue på din skærm eller en PowerPoint-fil.
Vælg den mulighed, du vil dele med mødet.
En rød boks vil angive, hvad der bliver delt med andre, så du ved præcis, hvad de kan se.
For at stoppe præsentationen skal du vælge knappen Stop præsentation øverst i visningsvinduet, som vist.
Deling af en PowerPoint-præsentation under et Teams-møde.
I det foregående afsnit opdager du, hvordan du deler din skærm med andre. Du kan også få en anden til at tage kontrol over din skærm eller bede om at tage kontrol over en andens skærm. Når du tager kontrol over en anden persons skærm gennem Teams, kan du flytte denne persons mus rundt og skrive på hans eller hendes skærm ved hjælp af din egen mus og tastatur. Jeg bruger dette ofte, når jeg vil vise nogen, hvordan man gør noget på hans eller hendes computer.
Nogen kan ikke tage kontrol over din skærm uden din tilladelse. Hvis nogen anmoder om at tage kontrol over din skærm, vil du se en meddelelse, der spørger, om du vil tillade personen at tage kontrol over din skærm eller ej. Hvis du godkender anmodningen, vil denne person være i stand til at styre din mus på din skærm; men hvis du afviser anmodningen, vil denne person ikke være i stand til at tage kontrollen.
For at give kontrol over en delt skærm skal du vælge knappen Giv kontrol, der vises øverst i delingsområdet. Når du vælger denne knap, vises en rullemenu, der viser alle i mødet. Du kan vælge, hvem du vil give kontrol over din skærm til. Du kan tage kontrollen tilbage ved at bruge samme metode.
Jeg plejer at kunne lide standardindstillingerne for, hvordan Teams er lagt op til de fleste møder. Teams vil ofte træffe smarte beslutninger og skifte mellem at vise folk på hovedskærmen og at vise en præsentation på hovedskærmen. Teams vil også registrere, hvem der taler og forstørre denne persons video, så du kan fokusere på den person, der taler.
Men du vil måske tage kontrol og ændre, hvordan du ser på tingene. Du kan skifte mellem personer og præsentationer ved at klikke på deltagernes videoer eller præsentationerne. Du kan også tage videoen af en deltager og fastgøre den, så den altid vises. Nogle gange kan jeg godt lide at poppe en video ud af Teams og trække den over til en anden skærm. Al denne fleksibilitet sikrer, at du kan tilpasse et møde, så det passer til dine behov.
Under et møde er de fleste af Teams-skærmene dedikeret til mødet. Dette er værdifuldt, når du ønsker at fokusere på mødet. Du kan dog stadig bruge andre dele af Teams, når et møde er i gang. For eksempel, hvis der er et stort møde, som jeg skal lytte til, men ikke fokusere al min opmærksomhed, vil jeg minimere mødet og bruge andre dele af Teams. At minimere mødet er så enkelt som at klikke på en anden del af Teams, såsom en anden kanal eller chat. Når du klikker uden for mødet, minimerer Teams automatisk mødet i et lille vindue øverst i venstre navigationsrude, som vist. For at gå tilbage til mødet og maksimere vinduet på din skærm skal du blot klikke inde i mødevinduet.
Et teammøde, der er blevet minimeret.
Sådan blokerer du Microsoft Word fra at åbne filer i skrivebeskyttet tilstand på Windows Microsoft Word åbner filer i skrivebeskyttet tilstand, hvilket gør det umuligt at redigere det? Bare rolig, metoderne er nedenfor
Sådan rettes fejl ved udskrivning af forkerte Microsoft Word-dokumenter Fejl ved udskrivning af Word-dokumenter med ændrede skrifttyper, rodede afsnit, manglende tekst eller tabt indhold er ret almindelige. Men lad være
Hvis du har brugt pennen eller highlighteren til at tegne på dine PowerPoint-dias under en præsentation, kan du gemme tegningerne til næste præsentation eller slette dem, så næste gang du viser den, starter du med rene PowerPoint-dias. Følg disse instruktioner for at slette pen- og highlighter-tegninger: Sletning af linjer en ved […]
Style-biblioteket indeholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og billeder, der bruges af foruddefinerede mastersider, sidelayouts og kontrolelementer i SharePoint 2010. For at finde CSS-filer i Style-biblioteket på et udgivelsessted: Vælg Site Actions→ View Alt webstedsindhold. Indholdet af webstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Overvæld ikke dit publikum med gigantiske tal. I Microsoft Excel kan du forbedre læsbarheden af dine dashboards og rapporter ved at formatere dine tal, så de vises i tusinder eller millioner.
Lær, hvordan du bruger SharePoints sociale netværksværktøjer, der lader enkeltpersoner og grupper kommunikere, samarbejde, dele og forbinde.
Julianske datoer bruges ofte i produktionsmiljøer som et tidsstempel og hurtig reference for et batchnummer. Denne type datokodning giver detailhandlere, forbrugere og serviceagenter mulighed for at identificere, hvornår et produkt blev fremstillet, og dermed produktets alder. Julianske datoer bruges også i programmering, militæret og astronomi. Forskellige […]
Du kan oprette en webapp i Access 2016. Så hvad er en webapp overhovedet? Nå, web betyder, at det er online, og app er kun en forkortelse for "applikation". En Custom Web App er en online databaseapplikation, der tilgås fra skyen ved hjælp af en browser. Du bygger og vedligeholder webappen i desktopversionen […]
De fleste sider i SharePoint 2010 viser en liste over navigationslinks på linjen Hurtig start langs venstre side af siden. Hurtig startlinjen viser links til fremhævet webstedsindhold såsom lister, biblioteker, websteder og udgivelsessider. Hurtigstartlinjen indeholder to meget vigtige links: Linket Alt webstedsindhold: […]
Ved simple problemer finder Solver i Excel som regel hurtigt de optimale Solver-variableværdier for objektivfunktionen. Men i nogle tilfælde har Solver problemer med at finde de Solver-variableværdier, der optimerer objektivfunktionen. I disse tilfælde viser Solver typisk en meddelelse eller en fejlmeddelelse, der beskriver eller diskuterer det problem, der […]
