Det er ikke nemt at få support til Microsoft 365 Business. Det er forståeligt, at en leder, der godkender et betydeligt budget for en SaaS-løsning (såsom Microsoft 365 Business), ønsker at se afkastet af investeringen (ROI). Gæt, hvem der har lyst til at demonstrere ROI af Microsoft 365 Business? Dit IT-team.
En af måderne, hvorpå du kan overbevise dine ledere om ROI, er at vise din succes med at få slutbrugere til at tage teknologien til sig. Desværre er det vanskeligt at indføre teknologi. Hvis du tror, at du bare kan udrulle ændringerne og forvente, at brugerne begynder at bruge teknologien og lovprise dig, så tro om igen. Forandring mødes normalt med modstand. Undersøgelser har vist, at kun 34 procent af brugerpopulationen typisk vil anvende en ny teknologi, som illustreret i teorien om Diffusion Innovations .
Her finder du nogle af de bedste fremgangsmåder, tips og tricks til at fremme adoptionen af Microsoft 365 Business. Du er velkommen til at tilpasse og tilpasse disse forslag, så de passer til din organisation. Tag æren, hvis nogen af forslagene her giver dig succes.
Executive sponsorering i teknologiimplementeringer er normalt en idiotsikker måde at få brugere til at adoptere en ny teknologi, selvom det er modvilligt. Lad os være ærlige, en it-administrator har ikke så meget gennemslagskraft som præsidenten, administrerende direktør eller ejer.
Når du har identificeret de administrerende sponsorer for din teknologiimplementering, skal du sikre dig, at du er enig i, hvad der forventes af dem. Ideelt set ønsker du, at executive sponsorer påtager sig et fælles ansvar for, at implementeringen lykkes. De kan give luftdækning, når du løber ind i politiske udfordringer i din organisation, eller når slutbrugere trækker tilbage på de ændringer, du er ved at udrulle.
Sørg for at give dine ledende sponsorer træning i teknologiens funktionaliteter baseret på relevante scenarier. Hvis de f.eks. har en tendens til at bruge e-mail meget i forhold til at skrive dokumenter, skal du træne dem i de nye funktioner i Outlook i stedet for at lære dem, hvordan de gemmer og deler filer i SharePoint. Når de ser værdien af teknologien, vil de være i stand til at dele deres erfaringer med resten af organisationen.
Forskere har ikke fundet ud af en kloningsmaskine endnu, men du kan oprette kloner af dig selv for at opskalere din træningsindsats. Hvordan? Ved at rekruttere og aktivere et netværk af forkæmpere for din sag, nemlig vedtagelsen af Microsoft 365 Business . Normalt er disse mennesker tidlige brugere og superbrugere af den nuværende teknologi i din organisation. Giv dem adgang til den fulde pakke af Microsoft 365 Business-tjenester og gennemfør en fokuseret træning for dem. Anvend "train the trainer"-modellen, så de forstår, at de får til opgave at træne andre mennesker i organisationen. Det kan måske hjælpe, hvis du giver dem et incitament til at være i Champs-netværket (såsom en ny bærbar computer) til gengæld for at gennemgå oplevelsen af en Windows 10 AutoPilot-implementering.
Ideelt set vil du have en mester fra hver afdeling, der forstår arbejdsgangen for brugerne i en afdeling. Du vil måske opleve, at folk i marketingafdelingen, for eksempel, er begejstrede for Microsoft Stream, men folkene i økonomiafdelingen ikke så meget.
Det er blevet sagt, at 90 procent af en projektleders job er kommunikation. Denne statistik er sand og anvendelig, når du implementerer Microsoft 365 Business i din organisation. Uanset om du har en tilknyttet projektleder eller har til opgave at varetage rollen som projektleder, er det bedst at have en solid kommunikationsplan.
Vær opmærksom på kadencen for kommunikationen. Hvis du sender en e-mail hver dag i tre måneder for at minde slutbrugerne om en kommende ændring, kan du ende med irriterede personer, som vil oprette en regel for automatisk at slette dine e-mails eller dirigere dem til en mappe for at læse dem senere. Hvis du placerer kommunikationen for langt fra hinanden, kan de gå glip af en kommunikation og være uforberedte, når du endelig skifter. Du skal finde den rigtige balance baseret på, hvad du ved om dine slutbrugere.
For små virksomheder bør du lave en første meddelelse om Microsoft 365-implementeringen omkring det tidspunkt, hvor licenserne anskaffes. Derefter cirka tre uger før e-mailen skæres over til det nye system, starter drypkommunikationen, og frekvensen stiger gradvist, efterhånden som cutover-datoen nærmer sig.
Ordsproget, "ikke planlægge, planlægge at fejle," kunne ikke være mere sandt, når det kommer til at implementere en ny teknologi. Nøglen til den overordnede implementeringsplan er uddannelsesplanen for slutbrugere. Træningsplanen behøver ikke at være kompleks. Selv en oversigt over, hvem der skal trænes i hvad og hvornår er tilstrækkeligt, især hvis du har en lille organisation. Husker du champs-netværket og de udøvende sponsorer? Disse grupper skal indgå i træningsplanen.
Du kan opleve, at du er nødt til at justere din træningsplan, efterhånden som du får en fornemmelse af, hvor godt dine første grupper af praktikanter reagerer. Opret derfor din træningsplan i et format, der nemt kan opdateres eller samarbejdes om. Du kan eksponere dine praktikanter for den nye teknologi ved at bruge SharePoint-lister eller dokumentbiblioteker som opbevaringssted for din træningsplan. De vil begynde at blive trænet i funktionaliteterne uden selv at være klar over det!
En underviser blev engang bedt om at levere en fire timers træning i Office 365 for en lille virksomhed med 25 brugere. Forsøg på at få information fra virksomhedsejeren om medarbejdernes træningsbehov og de tekniske færdigheder var mislykkede, og træneren fik besked på bare at træne brugerne "på aLuckyTemplates måde." Hvad det signalerede til træneren var, at han ikke kunne have et fast emne for træningen. Træneren endte med at forberede forskellige scenarier, der passer til en række forskellige personas. Baseret på samtalens flow, trak træneren et bestemt scenarie og fokuserede træningen omkring det.
Så hvad er et scenarie? I ovenstående eksempel gik et scenarie sådan her:
Jane, Rob og Paul arbejder i marketingafdelingen og sender konstant e-mail til hinanden med dokumenter, som de samarbejder om. Det er svært at holde styr på den seneste version af dokumentet og finde ud af, hvem der har lavet hvilken kommentar. Jane, som er ansvarlig for at aflive al feedback, bliver frustreret, fordi lige som hun tror, hun har lavet den endelige version af dokumentet, sender nogen forsinket feedback. Eller nogen trækker en anden person ind i samtalen, som så giver feedback på problemer, uden at vide, at de allerede er blevet behandlet i tidligere samtaler.
Træneren præsenterede dette scenarie for workshopdeltagerne og spurgte, om det sker i deres organisation. Svaret var overvejende ja. Baseret på det brugte underviseren 30 minutter på at vise dem co-authoring-funktionerne i Word, OneDrive for Business og SharePoint. De brugte derefter deres egne bærbare computere til at øve sig. Ved slutningen af 30 minutter havde alle en god forståelse af konceptet og fandt ud af, hvilke personer der var bedre til det end andre. Dem, der var mere dygtige, blev go-to-personen for dem, der havde brug for mere håndholdt.
Læren her er, at hvis du vil have brugerne til at tage Microsoft 365 Business i brug, skal du gøre det til en hurtig gevinst for dem og skræddersy træningen til et scenarie, der er reelt for dem. Det ville ikke have fungeret, hvis træneren blot startede træningen med Outlook og hvordan man sender krypterede e-mails.
Hvis du har et lille eller én-mands it-team, kan du reducere byrden med at støtte mange brugere under implementeringen af Microsoft 365 Business ved at oprette en selvbetjeningsportal i SharePoint eller Microsoft Stream eller begge dele. Du kan poste 30-sekunders how-to-videoer for at give slutbrugerne en genopfriskning af træningen. Du kan bede champs om at poste indhold på din portal eller åbne dit selvbetjeningsdepot for enhvers bidrag. Ved at gøre det på denne måde vil dine slutbrugere øve sig i, hvad de har lært, mens de indlæser indhold i SharePoint eller Stream. Hvis du ønsker at blive fancy, kan du gamify processen ved at give incitamenter til brugere, der har den mest likede video.
Internettet har et væld af videoer om forskellige scenarier for Microsoft 365, som du kan inkludere i dine ressourcer. Det er dog ofte sådan, at råvideoer skabt af en kollega, der viser organisationens miljø, resonerer mere hos brugerne end marketingvideoer med høj produktionsværdi fra Microsoft på YouTube og andre kanaler.
Hvis dine brugere ikke er til videoer, er en anden mulighed at starte en OneNote-notesbog fra et SharePoint-websted . Opret forskellige sektioner med fokus på en teknologi i notesbogen. I hvert afsnit skal du inkludere trin-for-trin instruktioner, der viser, hvordan du udfører en opgave ved hjælp af teknologien. For eksempel kan du have en sektion i Outlook, hvor du har en side til e-mail, en side til kalenderen og en side til opgaver. Efterhånden som brugerne læser dit indhold, lærer de ikke kun om Outlook, men også OneNote og SharePoint, omend ubevidst.
Implementering af en ny teknologi såsom Microsoft 365 Business er ikke en nem opgave. Når du har succeshistorier, så tag dig tid til at fejre og del gevinsten med dine slutbrugere. Når brugerne forstår værdien af deres bidrag til implementeringens succes, hjælper det med at motivere andre, som måske ikke deltager meget.
Et eksempel på en sejr er at vise, hvor meget virksomheden har sparet ved at reducere rejseomkostningerne, siden folk begyndte at holde videokonferencemøder ved hjælp af Microsoft Teams. En sejr kan også være en vidnesbyrd fra en person om stigningen i produktiviteten fra co-forfatter dokumenter i realtid versus at e-maile dokumenter frem og tilbage.
SharePoint Online har en smart funktion kaldet News, en out-of-the-box service, der giver dig mulighed for at skabe indhold, som derefter bliver delt på tværs af de forskellige SharePoint-oplevelser og apps. Du kan fremhæve dine gevinster ved at bruge SharePoint News til yderligere at fremme adoptionen af teknologien. For at finde ud af mere om SharePoint News, download denne PDF-fil .
Som global administrator for din Microsoft 365-lejer har du adgang til brugsrapporter, der giver indsigt i, hvordan din brugerbase anvender teknologien. Rapporterne inkluderer aktivitets- og brugsmålinger for Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype for Business og Yammer. Du kan eksportere rapporterne til Excel for yderligere analyse. Hvis du er så tilbøjelig, kan du endda analysere dataene i Power BI , endnu et værktøj fra Microsoft til at visualisere data.
En måde at handle på de tilgængelige data for at fremme adoption er at se på OneDrive for Business-brug. Rapporten indeholder oplysninger om brugeren, sidste aktivitetsdato, antallet af filer, antallet af aktive filer og det anvendte lager. Hvis du bemærker, at en bruger har nul (0) filer og meget lavt brugt lagerplads, kan det være en god indikation på, at brugeren ikke anvender OneDrive for Business. Baseret på disse oplysninger kan du målrette træning til brugere, der har lav brug af OneDrive for Business.
Når du implementerer en ny teknologi, fejler intet så spektakulært som en implementering uden supportmodel på plads. Efter en implementering er folk endda blevet fyret fra deres job på grund af dårlig brugeroplevelse og ingen klar vej til eskalering.
Afhængigt af hvordan du erhverver dine licenser, kan du have forskellige muligheder for support. Hvis du har købt dine Microsoft 365 Business-licenser direkte fra Microsoft via deres websted , ydes din support af Microsoft. Medmindre du betaler store penge for Premiere-support, er det kun den globale administrator, der kan indsende supportbilletter til Microsoft Support. Det betyder, at du som IT-administrator vil være klar til at yde support til dine slutbrugere. Du kan dog indsende en billet på vegne af dine slutbrugere, og Microsoft Support kan ende med at arbejde direkte med dem for at løse et problem.
Hvis du har købt dine licenser fra en Microsoft-partner, enten gennem Cloud Solutions Provider (CSP) eller Enterprise Agreement (EA), er partneren på krogen for at yde support. Afhængig af din aftale med partneren kan du enten sende dine slutbrugere direkte til partnerens supportteam eller fungere som mellemled mellem dine slutbrugere og partnerens supportteam. Vær opmærksom på, at partnere kan opkræve et ekstra gebyr for support oven i licensgebyrer. Hos Cloud611 kan du købe Microsoft 365-licenser, der inkluderer 24/7/365 slutbrugersupport til et minimalt gebyr oven i licensomkostningerne.
Hvis du har fulgt alle eller de fleste af ovenstående tip og stadig ikke har succes med at få adgang til Microsoft 365 Business, kan det være på tide at hente de professionelle. Microsoft Partner Network er fyldt med højt kvalificerede uddannelses- og adoptionspartnere, som kan hjælpe dig med at fjerne blokeringen af adoptionsudfordringer. Selvom du skal betale gode penge for at engagere disse partnere, kan investeringen være det værd i det lange løb.
Du kan søge efter Microsofts træningspartnere . Bare en advarsel - den webadresse virker muligvis ikke i Chrome-browseren, men URL'en fungerer perfekt i Microsoft Edge-browseren.
En af de partnere, du finder fra Microsoft Partner Network, er Softchoice Corporation . De har en robust slutbrugeradoption, professionel service, der inkluderer at definere use cases for at forstå slutbrugernes behov hele vejen til oprettelse af en implementeringsplan for at skabe de ønskede forretningsresultater.
Endnu en træningspartner du måske overveje, er Brainstorm Inc . De blev kontraheret af Microsoft for at tilbyde træning til Customer Immersion Experience-programmet.
Hvis du føler, at din organisation har unikke træningsbehov, skal du måske bare være forbundet med den rigtige partner. Send venligst en e-mail til [email protected] med emnelinjen "Har brug for hjælp til træning." Nogen vil svare ASAP.
Sådan blokerer du Microsoft Word fra at åbne filer i skrivebeskyttet tilstand på Windows Microsoft Word åbner filer i skrivebeskyttet tilstand, hvilket gør det umuligt at redigere det? Bare rolig, metoderne er nedenfor
Sådan rettes fejl ved udskrivning af forkerte Microsoft Word-dokumenter Fejl ved udskrivning af Word-dokumenter med ændrede skrifttyper, rodede afsnit, manglende tekst eller tabt indhold er ret almindelige. Men lad være
Hvis du har brugt pennen eller highlighteren til at tegne på dine PowerPoint-dias under en præsentation, kan du gemme tegningerne til næste præsentation eller slette dem, så næste gang du viser den, starter du med rene PowerPoint-dias. Følg disse instruktioner for at slette pen- og highlighter-tegninger: Sletning af linjer en ved […]
Style-biblioteket indeholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og billeder, der bruges af foruddefinerede mastersider, sidelayouts og kontrolelementer i SharePoint 2010. For at finde CSS-filer i Style-biblioteket på et udgivelsessted: Vælg Site Actions→ View Alt webstedsindhold. Indholdet af webstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Overvæld ikke dit publikum med gigantiske tal. I Microsoft Excel kan du forbedre læsbarheden af dine dashboards og rapporter ved at formatere dine tal, så de vises i tusinder eller millioner.
Lær, hvordan du bruger SharePoints sociale netværksværktøjer, der lader enkeltpersoner og grupper kommunikere, samarbejde, dele og forbinde.
Julianske datoer bruges ofte i produktionsmiljøer som et tidsstempel og hurtig reference for et batchnummer. Denne type datokodning giver detailhandlere, forbrugere og serviceagenter mulighed for at identificere, hvornår et produkt blev fremstillet, og dermed produktets alder. Julianske datoer bruges også i programmering, militæret og astronomi. Forskellige […]
Du kan oprette en webapp i Access 2016. Så hvad er en webapp overhovedet? Nå, web betyder, at det er online, og app er kun en forkortelse for "applikation". En Custom Web App er en online databaseapplikation, der tilgås fra skyen ved hjælp af en browser. Du bygger og vedligeholder webappen i desktopversionen […]
De fleste sider i SharePoint 2010 viser en liste over navigationslinks på linjen Hurtig start langs venstre side af siden. Hurtig startlinjen viser links til fremhævet webstedsindhold såsom lister, biblioteker, websteder og udgivelsessider. Hurtigstartlinjen indeholder to meget vigtige links: Linket Alt webstedsindhold: […]
Ved simple problemer finder Solver i Excel som regel hurtigt de optimale Solver-variableværdier for objektivfunktionen. Men i nogle tilfælde har Solver problemer med at finde de Solver-variableværdier, der optimerer objektivfunktionen. I disse tilfælde viser Solver typisk en meddelelse eller en fejlmeddelelse, der beskriver eller diskuterer det problem, der […]
