Når du begynder at bruge Project 2016, kan de almindelige ordsprog (eller aforismer, aksiomer og forskrifter) her hjælpe dig med at huske grundlæggende projektledelsesprincipper. Sæt dem fast på din kontorvæg, så du kan gennemgå dem gennem hele arbejdsdagen.
Rullende bølgeplanlægning er en glimrende måde at forenkle styringen af et projekt. Planlæg ikke længere ud i fremtiden, end du med rimelighed kan se - og planlæg ikke mere detaljeret end det giver mening. Når et projekt først er chartret, har du kun milepælsdatoer. Når du begynder at forstå mere om projektet, kan du definere projektets livscyklus og de vigtigste leverancer, der skal oprettes i hver af dets faser.
Byg projektet i faser. Start med de indledende faser, og udfyld detaljerede opgaver, sekvenser, ressourcer og varigheder. Lad de senere faser være på et højt detaljeringsniveau; på den måde har du mindre arbejde at lave om på senere opgaver, som simpelthen ikke kan forudses i begyndelsen af projektet. Du vil også have mindre behov for at manipulere basislinjen for disse senere opgaver: Hvis opgaverne ligger for langt ude i fremtiden, vil deres tidskrav ikke matche de ressourcer, du oprindeligt afsatte til dem.
Når det er tidligt i spillet, undgå at dykke ned i detaljer om opgaver, der ligger langt ude i fremtiden. Project kan hjælpe dig med rullende bølgeplanlægning, når du bruger disse funktioner i programmet:
Før du begynder at oprette projektet, skal du lave dit hjemmearbejde. Hvis du ikke har alle de oplysninger, du har brug for, når du sætter dig ved computeren for at arbejde med Project, vil du hele tiden stoppe, midtplanlægge og løbe afsted for at finde informationen - ikke en effektiv måde at arbejde på.
Inden du sætter dig ned for at bygge en projektplan, skal du tænke over følgende projektoplysninger:
Når du har overvejet problemerne på denne liste, er du klar til at sætte dig ned og begynde at indtaste oplysninger i et projektprojekt. (Hører du et ekko herinde?)
Du ved, at han er derude - Murphy og hans forbandede lov, der bestemmer, at alt, der kan gå galt, vil gå galt. De fleste projekter, især længerevarende og mere komplekse projekter, afsluttes ikke til tiden eller inden for budgettet. Dit job som projektleder er at planlægge så præcist som du kan og derefter foretage forsigtige justeringer, når nogen kaster en skruenøgle ind i arbejdet - og Project giver dig masser af værktøjer til at gøre det. Men ud over alle de automatiserede funktioner i Project, kan du forudse ændringer ved blot at planlægge for det.
Den kritiske vej bestemmer projektets varighed. Enhver klog projektleder bygger nødreservetid og midler ind i hans eller hendes projekter. Når et projekt afsluttes en uge for sent og $ 5.000 over budgettet, er det kun projektlederen, der ved, at det var fire uger senere og $ 25.000 dyrere end oprindeligt planlagt, uden nogen reserve til nødsituationer.
Tilføj nødreserve før større leverancer eller slutningen af en fase for at tage højde for uventede hændelser. Du kan endda tilføje en beredskabsopgave og ressource den med Murphy.
Brug omkostningsressourcetypen (i stedet for en arbejds- eller materialeressource) til at føje en fast mængde af uforudsete reserver til en opgave eller fase.
Selvom projektstyringssoftware kan forenkle mange aspekter af dit arbejdsliv, bliver de fleste, der bruger Project for første gang, overvældet af den tid, de bruger på at indtaste og opdatere data. Disse opgaver kan bestemt være besværlige, men belønningen ved at mestre de automatiserede opdaterings- og rapporteringsfunktioner i Project opvejer mere end det arbejde, de udholder på forhånd.
Når det er muligt, importer opgaver fra Outlook eller Excel til Project for at hjælpe med at fremskynde dataindtastning i planlægningsfasen.
Spor så ofte du kan - mindst en gang om ugen. Hvis du ikke har en tendens til opgaven med at spore fremskridt på et projekt, kan du havne bag den legendariske ottebold. Denne strategi sparer dig ikke kun for at skulle indtaste et bjerg af sporingsdata, men lader dig også – og dit team – se status for projektet til enhver tid. På den måde kan du straks se en katastrofe nærme sig og foretage forebyggende justeringer.
Undgå trangen til at forsøge at gøre alt på et projekt selv. Selvom oprettelse og vedligeholdelse af projektfilen på egen hånd kan synes at give dig mere kontrol over resultatet, er det næsten umuligt at flyve solo i et større projekt (og muligvis et fuldtidsjob). Du kan selvfølgelig ikke tillade snesevis af mennesker at foretage ændringer i planen, fordi du risikerer at miste overblikket over, hvem der gjorde hvad og hvornår. Men ved at følge disse få enkle fremgangsmåder kan et par fingre i projektkagen konverteres fra skadeligt til nyttigt:
Du kan spore fremskridt på et højt niveau, såsom 25 procent, 50 procent, 75 procent og 100 procent fuldført.
De fleste mennesker har hørt projektledelsesadvarslen "Dæk dine antagelser", og Project hjælper dig med at gøre det nemt. Brug disse funktioner til at dokumentere detaljerne i projektet:
Gem flere versioner af projektet, især hvis du ændrer basislinjen i senere versioner. På denne måde har du en registrering af hvert trin i projektplanlægningen, som du kan referere til, når der opstår spørgsmål hen ad vejen.
Følg disse metoder til at holde kommunikationskanaler åbne:
Når du begynder projektet, bør du have en idé om, hvad der er succes, og du bør vide, hvordan du måler den succes. Du har hørt denne: "Du kan få leveringen til tiden, budgettet eller gjort rigtigt. Vælg to." Succes kan involvere at nå mange mål, som f.eks
Stil disse spørgsmål for at bestemme, hvordan du vil måle succes:
Placer milepæle i projektet, der afspejler opnåelsen af hver type succes. Når du når en, kan du klappe dit hold på skulderen. At vide, hvordan succes ser ud, hjælper dig med at motivere dit team til at nå dertil.
Der sker ting. Der har aldrig været et projekt, der ikke krævede indkvartering for overraskelser undervejs. Kendetegnet ved en god projektleder er, at hun er opmærksom på disse ændringer og foretager justeringer for at håndtere dem hurtigt.
Det er ikke let at foretage justeringer for at imødekomme dårlige nyheder; faktisk kan det være virkelig svært at levere dårlige nyheder. At undgå et problem i projektet og håbe på, at det simpelthen forsvinder, har dog en grim vane med at snebolde ind i et endnu værre problem. Følgende værktøjer kan hjælpe dig med at være opmærksom på ændringer og foretage justeringer:
En stor gave, som Project tilbyder, er muligheden for at se tilbage efter at have afsluttet et projekt, så du kan lære af dine fejl. Du kan gennemgå den originale tidsplan og hver version efter den for at se, hvor godt du har anslået tid og penge, og derefter finde ud af, hvordan du gør det bedre.
Ved at bruge registreringer af projektet kan du spotte trends for for eksempel at finde ud af, hvor du altid ser ud til at gå glip af timing, eller hvorfor du altid giver alt for lidt tid til markedsundersøgelser og alt for meget tid til spørgsmål og svar. Måske glemmer du altid at budgettere med midlertidig hjælp i myldreperioder, eller du overbemander tidligt, når du kun har brug for få personer.
Brug rigdommen af information i projektplaner til at uddanne dig selv om dine egne styrker og svagheder som projektplanlægger og leder og til at forbedre dine færdigheder med hvert projekt, du påtager dig.
Sådan blokerer du Microsoft Word fra at åbne filer i skrivebeskyttet tilstand på Windows Microsoft Word åbner filer i skrivebeskyttet tilstand, hvilket gør det umuligt at redigere det? Bare rolig, metoderne er nedenfor
Sådan rettes fejl ved udskrivning af forkerte Microsoft Word-dokumenter Fejl ved udskrivning af Word-dokumenter med ændrede skrifttyper, rodede afsnit, manglende tekst eller tabt indhold er ret almindelige. Men lad være
Hvis du har brugt pennen eller highlighteren til at tegne på dine PowerPoint-dias under en præsentation, kan du gemme tegningerne til næste præsentation eller slette dem, så næste gang du viser den, starter du med rene PowerPoint-dias. Følg disse instruktioner for at slette pen- og highlighter-tegninger: Sletning af linjer en ved […]
Style-biblioteket indeholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og billeder, der bruges af foruddefinerede mastersider, sidelayouts og kontrolelementer i SharePoint 2010. For at finde CSS-filer i Style-biblioteket på et udgivelsessted: Vælg Site Actions→ View Alt webstedsindhold. Indholdet af webstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Overvæld ikke dit publikum med gigantiske tal. I Microsoft Excel kan du forbedre læsbarheden af dine dashboards og rapporter ved at formatere dine tal, så de vises i tusinder eller millioner.
Lær, hvordan du bruger SharePoints sociale netværksværktøjer, der lader enkeltpersoner og grupper kommunikere, samarbejde, dele og forbinde.
Julianske datoer bruges ofte i produktionsmiljøer som et tidsstempel og hurtig reference for et batchnummer. Denne type datokodning giver detailhandlere, forbrugere og serviceagenter mulighed for at identificere, hvornår et produkt blev fremstillet, og dermed produktets alder. Julianske datoer bruges også i programmering, militæret og astronomi. Forskellige […]
Du kan oprette en webapp i Access 2016. Så hvad er en webapp overhovedet? Nå, web betyder, at det er online, og app er kun en forkortelse for "applikation". En Custom Web App er en online databaseapplikation, der tilgås fra skyen ved hjælp af en browser. Du bygger og vedligeholder webappen i desktopversionen […]
De fleste sider i SharePoint 2010 viser en liste over navigationslinks på linjen Hurtig start langs venstre side af siden. Hurtig startlinjen viser links til fremhævet webstedsindhold såsom lister, biblioteker, websteder og udgivelsessider. Hurtigstartlinjen indeholder to meget vigtige links: Linket Alt webstedsindhold: […]
Ved simple problemer finder Solver i Excel som regel hurtigt de optimale Solver-variableværdier for objektivfunktionen. Men i nogle tilfælde har Solver problemer med at finde de Solver-variableværdier, der optimerer objektivfunktionen. I disse tilfælde viser Solver typisk en meddelelse eller en fejlmeddelelse, der beskriver eller diskuterer det problem, der […]
