Når du arbejder med forespørgsler i Access 2007, kan du opleve, at de forespørgsler, du opretter, kunne bruge en smule finjustering. Måske vil du skære ned på resultaterne, så du ikke behøver at vade så mange optegnelser, eller måske har du opdaget, at det virkelig er en smerte at slå igennem en hel masse usorterede data. Uanset årsagen kan det være en reel tidsbesparelse at kunne ændre eksisterende forespørgsler i stedet for at starte fra bunden.
Når du eksperimenterer med at ændre forespørgsler, skal du sørge for at følge advarselsmeddelelser, som Access viser, når du forsøger at køre den ændrede forespørgsel. Husk, at udvalgte forespørgsler og krydstabelforespørgsler altid er sikre, fordi de ikke ændrer nogen af dine data, men de andre typer forespørgsler kan ændre data.
Sletning af en forespørgsel
Nogle gange er den nemmeste, sikreste og smarteste ting at gøre med en forespørgsel at slippe helt af med den og starte forfra. Hvis noget er gået galt, og du ikke er sikker på, hvad det er, skal du gå videre og slette forespørgslen. Du skal bare fremhæve det på listen over forespørgsler og trykke på Slet.
Ændring af en eksisterende forespørgsel
Uanset hvilken metode du brugte til at oprette en forespørgsel, har du virkelig kun én mulighed for at ændre en eksisterende forespørgsel. Denne mulighed er at åbne forespørgslen i designvisning og foretage dine ændringer i forespørgselseditoren. Access tilbyder ingen guider til at hjælpe dig med at ændre eksisterende forespørgsler.
For at åbne en eksisterende forespørgsel i Design View skal du vælge forespørgslen i databasevinduet, højreklikke på den og derefter vælge Design View. Når du åbner en forespørgsel på denne måde, ser forespørgselseditoren ud præcis, som den gør, når du opretter en forespørgsel i designvisning. Det vil sige, at der ikke er separate oprettelses- og redigeringstilstande til at forvirre dig.
I nogle tilfælde kan du opleve, at felter, du har føjet til en forespørgsel, ikke vises i forespørgselseditoren, når du redigerer forespørgslen. Årsagen til de mystiske forsvindende felter kan ikke tilskrives rumvæsener eller spøgelser; det er simpelthen, at Access dropper alle ubrugte felter, når du gemmer en forespørgsel. Hvis du havde felter i forespørgslen, der ikke tjente noget formål med forespørgslen, er disse felter væk, når du genåbner forespørgslen.
Når du har åbnet forespørgslen i designvisning, kan du klikke på knappen Vis tabel på båndet. Dialogboksen Vis tabel vises, så du kan tilføje yderligere tabeller til forespørgslen. Du kan også tilføje yderligere felter til forespørgslen ved at bruge de samme metoder, som du bruger, når du første gang opretter en forespørgsel i designvisning. Ligeledes kan du tilføje eller ændre et hvilket som helst af forespørgselskriterierne på nøjagtig samme måde, som du gør, når du opretter en forespørgsel.
Omarrangering og sletning af felter i en forespørgsel
Den ene forespørgselsredigeringsopgave, som du måske synes lidt forvirrende i starten, er at omarrangere felterne i forespørgslen. Du kan ændre rækkefølgen af felterne ved
- Træk og slip nye felter: For at trække og slippe et felt skal du trække den meget lille grå bjælke, der er lige over feltrækken. Når du trækker og slipper et felt på kolonnen i et eksisterende felt, flyttes det eksisterende felt og eventuelle felter til højre for det til højre, så det nye felt indsættes før det eksisterende felt.
- Klik på feltboksen i en kolonne og vælg et andet felt til kolonnen.
- Sletning af eksisterende felter: For at slette et felt skal du placere musemarkøren i toppen af feltets kolonne lige over feltrækken og derefter klikke, når markøren bliver en solid sort pil ned. Vælg den relevante Slet-knap fra båndet, eller tryk på Slet-tasten for at fjerne feltet. De resterende felter til højre skifter til venstre for at udfylde den tomme kolonne.