Šablony jsou dokumenty, sešity nebo prezentace, které se v Office 2011 pro Mac používají jako výchozí body pro vytváření nových souborů. Když soubor uložíte jako šablonu, bude dostupný v galerii šablon aplikací Word, Excel nebo PowerPoint. Klasickým příkladem šablony je obchodní hlavičkový papír, který obsahuje formátování i obsah připravený k vyplnění. Každá aplikace má vestavěné šablony, které uvidíte, když v nabídce Šablona vyberete Soubor→Nový. Je také snadné vytvořit si vlastní šablony.
Chcete-li vytvořit šablonu, začnete s něčím přizpůsobeným, připraveným k použití jako základ nových souborů. Jediné, co musíte udělat, je použít Uložit jako a změnit místní nabídku Formát na šablonu [Název aplikace] . Zástupce se změní na Moje šablony, což je místo, kam byste měli šablonu uložit. Stačí ji pojmenovat, kliknout na Uložit a je hotovo! Uložená šablona se zobrazí v galerii šablon aplikací Word, Excel nebo PowerPoint podle potřeby.
Výběrem Soubor → Nový ze šablony se otevře galerie šablon aktuální aplikace. Vaše uložené šablony se objeví v galerii v části Moje šablony. Když otevřete šablonu z galerie, otevře se nový dokument identický s uloženou šablonou a bude mít obecný název, například Dokument 1, Sešit 3 nebo Prezentace 2.
Pokud chcete upravit šablonu, zvolte Soubor → Otevřít. Změňte formát na šablonu a potom přejděte do složky Moje šablony, vyberte požadovanou šablonu a klikněte na Otevřít. Když šablonu otevřete tímto způsobem, otevře se samotná šablona, na rozdíl od nového souboru založeného na šabloně. Zvolte Soubor→Uložit pro přepsání šablony nebo Soubor→Uložit jako pro vytvoření nové šablony.