Když obdržíte pozvánku v Outlooku v Office 2011 pro Mac, otevřete ji stejným způsobem, jako otevřete jakoukoli jinou e-mailovou zprávu. Poklepáním na pozvánku ji otevřete ve vlastním okně. Dobré mravy naznačují, abyste na pozvání reagovali rychle.
Můžete odpovědět kliknutím na tlačítko a přijmout, předběžně přijmout nebo odmítnout pozvánky. Když přijmete nebo předběžně přijmete pozvánku, přidá se do vašeho kalendáře. Odmítnutím nepřidá událost do vašeho kalendáře.
Máte tyto možnosti odpovědi na pozvání pro přijetí, předběžné přijetí nebo odmítnutí:
-
Odpovědět komentáři: Otevře nové okno, kde můžete spolu s oznámením o rozhodnutí zahrnout zprávu.
-
Odpovězte bez komentářů: Dáte zvoucí straně vědět, že jste si vybrali bez dalších okolků.
-
Neposílat odpověď: Pokud přijmete nebo předběžně přijmete, tato možnost přidá událost do vašeho kalendáře, ale nedá zvoucí straně vědět, že jste její pozvání přijali.
Aplikace Outlook může zpracovávat požadavky na kalendář z libovolné kalendářové aplikace založené na standardech, včetně Microsoft Entourage, Microsoft Exchange, open source Sunbird, Oracle a Google Calendar.
Když organizátor události obdrží oznámení o přijetí nebo odmítnutí, Outlook umístí oznámení do Asistenta plánování o odpovědi pozvaného. Plánovací asistent zobrazí seznam účastníků a jejich odpovědi.
Plánovací asistent má nějaké další ovládání, takže pokud jste organizátorem události, můžete tento ovládací prvek použít v případě, že někdo změní názor a řekne vám to, aniž byste použili zprávu kalendáře Přijmout nebo Odmítnout. Lidé často přijímají pozvání po telefonu nebo dokonce na chodbě kanceláře! Toto přijetí musíte zadat do aplikace Outlook. Stačí kliknout na indikátor odpovědi od účastníka (i když ještě neodpověděl) a ručně změnit odpověď. Indikátory odezvy jsou ve skutečnosti tlačítka, i když nemusí jako tlačítka vypadat.