Jak vytvořit a vytisknout dopis hromadné korespondence aplikace Word 2010

Ve Wordu 2010 hromadná korespondence zahrnuje otevření jednoho dokumentu aplikace Word, vmíchání seznamu jmen a dalších informací a následné spojení (sloučení) všeho. Nejběžnější věcí pro hromadnou korespondenci je standardní, otravný formulářový dopis, který si pak můžete vytisknout a odeslat.

2 Na kartě Korespondence ve skupině Zahájit hromadnou korespondenci zvolte Spustit hromadnou korespondenci→Dopisy.

Napište písmeno. Píšete pouze společné části dopisu, text, který se nemění pro každou kopii, kterou vytisknete.

3 Zadejte požadovaná pole VELKÝMI PÍSMENY.

Tyto informace nemusíte zadávat VELKÝMI PÍSMENY, ale umožňuje vám to v dokumentu snadno najít text, který chcete nahradit nebo upravit. Používejte krátké, popisné výrazy.

4 Uložte hlavní dokument.

Uložit můžete pomocí klávesové zkratky Ctrl+S.

5 Na záložce Korespondence ve skupině Spustit hromadnou korespondenci zvolte Vybrat příjemce→Zadat nový seznam.

Pokud tato možnost není k dispozici, nevytvořili jste správně hlavní dokument. V opačném případě se zobrazí dialogové okno Nový seznam adres.

Word předpokládá, že pro hromadnou korespondenci potřebujete asi tucet polí, což je hloupé, ale číslo, se kterým se musíte vypořádat. Následující kroky tedy odstraní pole, která z dokumentu nepotřebujete, a nahradíte je poli, která dokument vyžaduje.

6 Klepněte na tlačítko Upravit sloupce.

Zobrazí se dialogové okno Upravit seznam adres se zobrazením polí, která Word předpokládá, že je potřebujete. Takovou hloupost nelze tolerovat.

7 Vyberte pole, které nepotřebujete, a klepněte na tlačítko Odstranit.

Zobrazí se dialogové okno pro potvrzení.

8 Klepněte na Ano v potvrzovacím dialogovém okně.

Dialogové okno se zavře a nepotřebné pole zmizí.

9 Opakujte kroky 8 a 9 pro každé pole, které nepotřebujete.

Po odstranění přebytečných polí je dalším krokem přidání polí, která potřebujete – pokud existují.

10 Chcete-li do dokumentu přidat pole, které je potřeba, klepněte na tlačítko Přidat.

Objeví se malinké dialogové okno Přidat pole.

11 Zadejte název pole a klepněte na tlačítko OK.

Pojmenujte pole tak, aby odráželo druh informací v něm; například, Shark Bite Location.

12 Opakujte kroky 11 a 12 pro každé nové pole, které potřebujete v hlavním dokumentu.

Až budete hotovi, projděte si seznam. Měl by se shodovat se seznamem polí ALL CAPS ve vašem dokumentu (pokud jste se je rozhodli vytvořit). Pokud ne, nebojte se – pole můžete přidat později, i když to zabere více času.

13 Klepněte na OK.

V dialogovém okně Nový seznam adres se nyní zobrazí přizpůsobená pole jako záhlaví sloupců.

Nyní jste připraveni vyplnit seznam příjemců.

14 Zadejte data záznamu.

Zadejte informace, které jsou vhodné pro každé pole: například jméno, název, oblíbené místo sushi nebo planetu původu.

15 Stisknutím klávesy Tab přejděte do dalšího pole.

Po vyplnění posledního pole budete pravděpodobně chtít přidat další záznam.

16 Chcete-li přidat nový záznam, stiskněte po zadání posledního pole klávesu Tab.

Když stisknete klávesu Tab na posledním poli v záznamu, automaticky se vytvoří nový záznam a přidá se na další řádek.

18 Po dokončení si práci prohlédněte.

Libovolné pole v libovolném záznamu můžete upravit tak, že jej vyberete myší.

19 Klepněte na OK.

Zobrazí se speciální dialogové okno Uložit jako, které vám umožní uložit seznam příjemců.

20 Zadejte název seznamu adres.

Nejlepší jsou popisná jména. Koneckonců, můžete znovu použít stejný seznam příjemců.

21 Klepněte na tlačítko Uložit.

Vrátíte se ke svému dokumentu. Dalším krokem ve vaší agónii hromadné korespondence je zamíchání polí ze seznamu příjemců do hlavního dokumentu.

22 Vyberte zástupný symbol pole v hlavním dokumentu.

Pokud jste pro vložení polí do dokumentu použili zástupné symboly ALL CAPS, měli byste je snadno najít.

23 Klepněte na příkazové tlačítko Vložit slučovací pole.

Zobrazí se nabídka Vložit slučovací pole se zobrazením polí podle seznamu příjemců přidruženého k hlavnímu dokumentu.

24 Vyberte správné pole, které chcete vložit do textu.

Pokud například nahrazujete text PRVNÍ v dokumentu prvním polem, zvolte První pole z nabídky Vložit slučovací pole. Pole se vloží do dokumentu a nahradí text VELKÁ PÍSMENA.

25 Pokračujte v přidávání polí, dokud nebude dokument kompletní.

Opakujte kroky 23 až 25 podle potřeby, abyste do dokumentu vložili všechna pole.

26 Uložte hlavní dokument.

Nejběžnějším cílem pro sloučené dokumenty je tiskárna. Proces tisku je docela snadný.

27 Vyberte Dokončit a sloučit→Tisk dokumentů.

Zobrazí se dialogové okno Sloučit na tiskárnu, ve kterém můžete vybrat záznamy k tisku.

28 Chcete-li vytisknout celý dokument, vyberte možnost Vše.

Případně můžete určit, které záznamy se mají vytisknout.

29 Klepněte na OK.

Zobrazí se tradiční dialogové okno Tisk.

30 Klepněte na tlačítko OK.

Vaše dokumenty se vytisknou.

31 Uložte a zavřete dokument.

Fuj! Vaše cesta hromadné korespondence je dokončena.