Com programar i enviar sol·licituds de reunions, esdeveniments i cites recurrents dOutlook 2019/365?

Aquí teniu una pregunta que vam rebre de Donna:

Hola! Acabo de nomenar-me com a director de projecte aquí a la meva empresa, així que ara visc a Outlook :-)... Una de les primeres coses que hauré de fer és configurar una sèrie de reunions contínues amb moltes de les parts interessades del projecte. Poden ser un a un, de reunions de grup. Estaria encantat de rebre algunes dreceres sobre com començar amb la programació d'aquestes recurrències. S'agraeix l'ajuda per endavant. Gràcies!

Gràcies per la teva pregunta i molta sort en la teva nova feina.

Gestionar les cites recurrents a l'Outlook pot ser una tasca descoratjadora, intentem desglossar-ho amb algunes pràctiques recomanades per fer que les coses funcionin.

Configura el calendari del teu projecte

La meva primera recomanació seria configurar un calendari dedicat al vostre projecte, de manera que pugueu tenir totes les reunions relacionades amb el projecte organitzades en un sol lloc. Aquí teniu un tutorial sobre com afegir nous calendaris a Outlook tant per a Windows com per a MAC.

Programeu sèries de reunions recurrents

Després de configurar el calendari, podeu començar a programar la vostra sèrie de reunions.

Usuaris de Windows

• Inicieu sessió a Outlook i obriu el vostre calendari.
• A la pestanya d'inici, premeu la vostra vista de setmana laboral, això us proporcionarà una vista més granular i fàcil d'utilitzar del vostre calendari.
• Ara seleccioneu el dia i l'hora de la vostra reunió.
• Feu clic amb el botó dret i premeu Nova reunió recurrent (o cita).
• Si cal, ajusteu la data i l'hora de la vostra reunió/cita.
• Definiu la repetició de la vostra reunió (diària/setmanal, etc.).
• Definiu el vostre interval de recurrència.

• Quan hagi acabat, premeu D' acord .
• A continuació, premeu el botó A per seleccionar les adreces de correu electrònic dels destinataris de la vostra llista de contactes o, alternativament, introduïu les seves adreces manualment.
• Definiu un tema descriptiu per a la vostra reunió.
• Utilitzeu la secció d' etiquetes de reunió , a la part dreta de la cinta, per definir la importància i la sensibilitat de la reunió

• A continuació, definiu la ubicació de la reunió i les vostres dades de contacte. Pot ser que sigui una sala de reunions o que utilitzeu Skype, Zoom per a Outlook o altres mitjans de comunicació en línia.
• Finalment, al cos d'invitació a la reunió, amplieu els objectius de la sèrie de reunions, els KPI, etc. Recordeu definir una agneda clara per a la vostra reunió, així com objectius clars i mesurables.
• Quan hagis acabat, fes clic al botó Envia .

Usuaris de Mac

El procés per als usuaris de MAC és una mica diferent i s'assembla al que s'utilitza a les versions anteriors d'Office:

• Obriu Outlook 365/2019 per a MAC.
• A la vista del calendari, passeu el cursor a la data i l'hora de la reunió/cita requerida.
• S'obrirà el diàleg de la reunió de l'organitzador .
• Premeu el botó A per definir els participants de la vostra reunió.

• A continuació, definiu el tema, la ubicació i la durada de la reunió.

• Al menú superior, premeu el botó Recorregut .
• Apareixerà el següent diàleg:

• Definiu la configuració de la reunió/cita segons sigui necessari.
• Un cop fet, premeu D' acord.
• A l'òrgan d'invitació de la reunió, proporcioneu més informació si cal.
• Quan hagi acabat, premeu el botó Envia .

Configura sol·licituds per a sèries de reunions/cites/esdeveniments mitjançant la duplicació

Potser podeu crear una sèrie de reunions o esdeveniments, duplicant una sèrie anterior i ajustant els temes, els participants i la ubicació de la reunió. Aquí teniu un tutorial que us ajudarà a aconseguir-ho.

Preguntes? No dubteu a utilitzar els comentaris següents per fer-nos-ho saber.

Bona sort!