Com enviar missatges de resposta automàtica recurrents a lOutlook 2019/365/2016 quan està fora de loficina?

Última actualització: octubre de 2019

Aplicabilitat: Office 365 / 2019, 2016, 2013. Windows i macOS.

Aquí teniu una pregunta que ens va fer la Dorothy:

Hola! Treballo com a agent de viatges i la meva disponibilitat és molt important per als meus clients. De tant en tant, estic fora de l'oficina a causa de les vacances i m'agradaria assegurar-me que els meus clients ho siguin conscients i que les coses no caiguin entre les escletxes. En el passat, solia treballar per a una empresa i recordo que hi havia un truc per configurar una resposta automàtica fora de l'oficina. Ara treballo des de casa i faig servir Outlook.com i Gmail a Microsoft Outlook 2019, hi ha alguna manera de configurar una regla de fora de l'oficina per notificar als altres que estic fora?

Gràcies per la teva bona pregunta i molta sort amb el teu nou negoci.

Podeu definir fàcilment textos de resposta automàtica quan fora de l'oficina mitjançant Regles. En aquest tutorial explicarem com fer-ho a Windows i després a macOS. Els lectors poden posar-ho en pràctica per tal que Outlook respongui automàticament en cas que surtin de vacances o qualsevol altre permís.

Per completar-ho, hem afegit una breu secció sobre com utilitzar Outlook a Exchange per enviar respostes OOTO.

Configuració de les respostes automàtiques a Windows

Ús de regles

Si utilitzeu Gmail o Hotmail/Outlook.com a l'Outlook, haureu d'utilitzar Regles per configurar la vostra resposta automàtica.

Si us plau, procediu de la següent manera:

• Obriu Outlook.
• En primer lloc, definiu una plantilla de missatge d'Outlook que s'enviarà quan no hi hagi. Aquesta publicació conté tota la informació que necessiteu per configurar la vostra plantilla.
• A continuació, a la pestanya Correu electrònic, premeu el botó Regles.
• Seleccioneu Gestiona les regles i les alertes.
• S'obrirà l'assistent de regles.
• Premeu el botó Nova regla...
• A continuació, seleccioneu Aplica les regles als correus electrònics que rebo .

• Premeu Següent.
• Especifiqueu si voleu que aquesta regla fora de l'oficina s'apliqui a correus electrònics específics.
• Premeu Següent si voleu que la regla s'apliqui a tots els missatges entrants.
• Ara comproveu la resposta utilitzant una regla de plantilla específica.
• Al panell inferior, premeu l'enllaç de la plantilla específica.

• Busqueu al vostre ordinador la plantilla de correu electrònic que heu definit al primer pas d'aquest tutorial.
• Nota: Les plantilles es guarden com a fitxers freqüents .

• Un cop trobeu la vostra plantilla, ressalteu-la i premeu Obre.
• Premeu Següent.
• Definiu qualsevol excepció a la vostra regla segons sigui necessari.
• Premeu Següent.
• Proporcioneu a la vostra regla un nom significatiu, tal com es mostra a continuació

• Quan acabeu, premeu Finalitzar.

Regles de desactivació

Nota: si us plau, recordeu que haureu de desactivar les vostres regles quan torneu de les vacances o de l'excedència; en cas contrari, els vostres correus electrònics automàtics es continuaran enviant.

Si voleu desactivar les vostres respostes, feu el següent:

• Obriu Outlook
• Hit Regles
• Premeu Gestiona les regles i les alertes
• Desmarqueu les regles que vulgueu desactivar.

• Quan hagis acabat, premeu Aplica.

Utilitzant Exchange

Si la vostra empresa utilitza un servidor Exchange, el procés de configuració és molt senzill:

• Obriu Outlook.
• Premeu Fitxer.
• Ara premeu el botó Respostes automàtiques (tingueu en compte que haureu d'estar connectat a Exchange per configurar-les).
• Ara defineix la teva resposta automàtica per als remitents de fora de la teva organització.
• Premeu D'acord quan hagis acabat.

Respostes fora de l'oficina al MAC

Si esteu a macOS, el procés és bastant senzill, aquí teniu els passos:

1. Obriu Outlook per a macOS
2. A la barra superior, aneu a Eines i deu seleccioneu Regles.
3. S'obrirà el diàleg Regles.
4. Si utilitzeu Gmail o Outlook.com/Hotmail, ressalteu IMAP al costat esquerre.
5. Premeu el signe + a la part inferior del quadre de diàleg.
6. Definiu el vostre nom de regla:

1. A la secció Fes el següent, seleccioneu Respon i, a continuació, premeu el botó Respon Text....
2. Ara endavant i defineix el teu text de resposta fora de l'oficina tal com es mostra a continuació

1. Quan hagis acabat, premeu D'acord .
2. Marqueu les caselles " No aplicar " i " Activat " i premeu D'acord . Un cop de tornada de les vacances, recordeu desmarcar el botó Habilitat per desactivar la regla.
3. El quadre de diàleg de regles tindrà el següent aspecte. Outlook respondrà automàticament a tots els correus electrònics entrants.

Més preguntes dels lectors

Múltiples respostes automàtiques per a una bústia de correu

Ens van preguntar si podeu configurar diferents respostes automàtiques segons qui enviés el missatge. Això és possible, ja que l'Outlook Rules Wizrd us permet condicionar els vostres missatges de correu electrònic amb diversos paràmetres:

• per persones,
• tant si esteu al TO o al CC,
• si vostè és l'únic destinatari
• Si apareixen paraules específiques al subjecte o al cos
• Per la importància del correu electrònic

Per utilitzar diverses respostes, tot el que heu de fer és crear regles diferents i després assignar diferents plantilles de resposta d'Outlook a cadascuna.

Com sé si s'han enviat les meves respostes automàtiques?

Bona pregunta, veureu les vostres respostes com a entrades a la carpeta d'elements enviats d'Outlook

Funciona quan el meu PC està apagat?

Aquesta és una pregunta molt important: la resposta és que les regles que esteu definint a l'Outlook són només de client, és a dir, només s'executaran quan s'executa Outlook. Aquest no és el cas si utilitzeu respostes automàtices a Outlook a Exchange.

Puc configurar un reenviament automàtic?

Quan estiguis a PTO/vacances/vacances o mentre viatges, pots optar per reenviar automàticament els teus correus electrònics a altres persones perquè puguin respondre. Podeu utilitzar l'assistent de regles per definir una regla específica per gestionar-ho.

Puc afegir una imatge al meu missatge de resposta automàtica?

A Windows, podeu afegir informació de text enriquit a les vostres respostes, ja siguin enllaços, imatges i fins i tot gifs animats. També podeu afegir la vostra signatura a tots els correus electrònics de sortida.

En cas de qualsevol pregunta addicional, no dubteu a fer-nos-ho saber. Espero que ajudi!