Abans d'enviar un missatge de correu electrònic al Lotus Notes 6, podeu definir Opcions de lliurament, Opcions de seguretat i Segells d'ànim. Utilitzeu aquestes indicacions de Notes per fer saber al vostre destinatari fins a quin punt és el vostre missatge o quin és el vostre estat d'ànim; o per sol·licitar la confirmació de lliurament, establir el temps de lliurament i molt més.
Després d'haver acabat de redactar el cos del missatge, feu clic al botó Opcions de lliurament que hi ha a la barra d'acció, que condueix, inevitablement, al quadre de diàleg Opcions de lliurament, tal com es mostra a la figura 1. En aquest quadre de diàleg, teniu diverses opcions per a l'entrega. i seguretat i diversió.
(És possible que noteu als vostres viatges i al quadre de diàleg que hi ha una pestanya Avançada; la bona notícia és que probablement no us haureu de posar-hi.)
Figura 1: Definiu les opcions de lliurament aquí.
A la secció Opcions de lliurament, podeu marcar el nivell d'importància del vostre missatge: Baix, Normal o Alt. Podeu configurar Notes per marcar els missatges que marqueu com a d'alta importància; aquests missatges apareixen amb una icona de sobre vermell a la safata d'entrada del destinatari. Utilitzeu aquesta funció per avisar el destinatari d'un missatge especialment important, urgent o crític en el temps.
L'ús de la llista Mood Stamp és una manera de posar-se en contacte amb el vostre fill interior (electrònic). Un segell d'ànim és només una imatge que apareix a la part superior del cos del missatge perquè el lector sàpiga com us sentiu quan vau enviar el missatge. Els missatges marcats amb l'estat d'ànim també es marquen com a tals a la safata d'entrada del destinatari.
Teniu diversos segells d'estat d'ànim per triar, inclosos Privat, Flame i Broma. Per divertir-se, proveu cadascun per veure com són. La selecció d'acudit és útil si voleu enviar un missatge que sigui una mica sarcàstic i us heu d'assegurar que el vostre lector s'adona que sí, estàveu fent broma!
Per triar un segell, feu clic a la fletxa cap avall que hi ha al costat de la llista desplegable Segell d'ànim. Desplaceu-vos per la llista per fer la vostra elecció. Per previsualitzar un segell d'estat d'ànim, feu clic al seu nom a la llista desplegable i la seva icona apareixerà sota aquesta llista. Feu clic al botó D'acord i el segell d'ànim apareixerà al vostre missatge nou. Si no voleu cap segell d'estat d'ànim al vostre missatge de sortida, deixeu el conjunt Normal predeterminat.
Trieu a la llista d'opcions Informe de lliurament per especificar quan i si se us notificarà l'estat de lliurament dels vostres missatges. Les vostres quatre opcions pel que fa a un informe de lliurament són Només en cas d'error, Confirmar lliurament, Traçar tot el camí i Cap.
Si trieu una opció d'informe de lliurament diferent de Cap, rebeu un informe de confirmació de lliurament (només un missatge de correu electrònic de la vostra xarxa) tan bon punt arribi el missatge que heu enviat. Quan serà això depèn completament de la xarxa. Si el vostre destinatari està lluny (en una empresa diferent, per exemple), pot trigar unes quantes hores o fins i tot un dia sencer perquè el missatge s'entregui.
Una altra opció del quadre de diàleg Opcions de lliurament — Prioritat d'entrega — es relaciona amb la rapidesa amb què voleu que Notes enviï el vostre missatge:
Si incloeu un fitxer adjunt enorme en un missatge, penseu a marcar-lo com a Prioritat baixa. El missatge no s'enviarà fins que no estiguis a casa adormit, però pot ser que a la teva empresa li costi menys diners enviar-lo a la nit. Potser aquesta és una manera de guanyar el premi a l'empleat del mes!
Signes missatges pel mateix motiu que signes xecs o documents oficials: per demostrar que són realment teu. No cal que signeu una nota de trobada per a un cafè, però quan envieu un missatge amb informació crucial o sensible, és possible que vulgueu que Notes 6 demostri que el missatge realment prové de vosaltres.
Ara, òbviament, no podeu ratllar la vostra signatura a la pantalla a la part inferior d'una nota. (Bé, en realitat, podeu, però probablement el vostre cap no ho agrairà.) Signeu un missatge seleccionant la casella de selecció Signa a la secció Opcions de seguretat del quadre de diàleg Opcions de lliurament.
La signatura que utilitzeu a Notes 6 és encara més difícil de falsificar que la vostra pròpia John Hancock perquè és un codi d'ordinador numèric especial afegit al missatge quan l'envieu i comprovat per l'ordinador del destinatari quan s'obre el missatge. La nota no té una signatura real, però aquest tipus de missatge apareix a la part inferior de la pantalla:
Signat per Alan Dunkel/Primus el 07-1-02 08:30:46, segons Primus.
Efectivament, el món s'arrossega de persones ocupades, dolents i espies. Si utilitzeu un mòdem, esteu enviant els vostres missatges a través de línies telefòniques on una persona sense cap mena de valor podria interceptar-los i llegir-los d'alguna manera. (És molt, molt poc probable que això passi, però bé, mai se sap.) Això no és gran cosa per als vostres missatges casuals, però si envieu un missatge que inclogui informació com ara informació corporativa confidencial, avaluacions del rendiment dels empleats, o simplement molt, molt bones xafarderies que no vols que ningú més llegeixin, pots xifrar-les.
Quan utilitzeu l'opció de seguretat de xifratge de Notes, esteu segurs al 100% que només el destinatari al qual està previst el podrà llegir.
Per xifrar un missatge, seleccioneu la casella de selecció Xifra a la secció Opcions de seguretat del quadre de diàleg Opcions de lliurament. Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg quan hàgiu acabat.
Quan envieu un missatge xifrat, Notes s'encarrega de la codificació per vosaltres, entre bastidors. Quan els destinataris obren el missatge, veuen el contingut tal com l'has escrit. En altres paraules, el lector d'un missatge xifrat no ha de fer res especial per desxifrar un missatge xifrat. Només els destinataris previstos amb els ID d'usuari adequats poden llegir la part xifrada del missatge. L'únic que veurà la versió real desordenada és el pobre espia que intercepta el missatge en trànsit.
Si envieu correu electrònic a una persona que utilitza un programa de correu electrònic diferent, o si esteu enviant el vostre missatge a través d'Internet, consulteu primer amb l'administrador de Notes de la vostra empresa per veure si podreu xifrar-lo. .
Si utilitzeu el quadre de diàleg Opcions de lliurament per sol·licitar un rebut de devolució d'un missatge, la vostra xarxa us notificarà automàticament quan el destinatari llegeix el vostre missatge. Això és diferent de sol·licitar un informe de confirmació de lliurament, que només us informa quan el missatge ha arribat a la base de dades de correu del destinatari. Normalment sol·liciteu un informe de recepció (només habiliteu la casella de selecció Retorn de rebut) per evitar l'excusa "Mai he vist el vostre missatge" i sol·liciteu un informe de confirmació de lliurament per eliminar el "Mai he rebut el vostre missatge; la xarxa l'ha d'haver perdut” excusa.
Si esteu enviant un missatge a algú que no utilitza Notes o si el vostre missatge està passant per Internet, és possible que no pugueu obtenir-ne els informes de recepció.
Una altra opció de seguretat de Notes a la vostra disposició és evitar la còpia. Quan seleccioneu la casella de selecció Impedeix la còpia, podeu estar segur que la persona que rep el vostre missatge no el podrà reenviar a ningú més. De fet, ni tan sols podran copiar (Edita –> Copia) la teva nota al Porta-retalls, en cas que tinguin intenció d'enganxar una mica il·lícit (Edita –> Enganxa). Si escolliu l'opció Evita la còpia, s'assegura que el que envieu a una persona no s'enviï correu brossa a tota la vostra empresa.
Quan hàgiu acabat de seleccionar les opcions de lliurament, feu clic a D'acord per tornar al vostre document. En la majoria dels casos, després de decidir-se amb aquestes opcions, feu clic al botó Envia i fitxer.
Si us està girant el cap amb totes aquestes opcions de lliurament, no us deixeu caure. Només cal utilitzar-los en circumstàncies especials. De fet, per a la majoria dels missatges, passareu bé per les opcions de lliurament sense obrir el quadre de diàleg Opcions d'entrega i sense pensar-vos-ho. Quin alleujament!
Si trobeu que sempre esteu visitant el quadre de diàleg Opcions de lliurament per signar i xifrar els vostres missatges, podeu seleccionar la casella de selecció Desa aquestes opcions de seguretat com a predeterminada. D'aquesta manera, qualsevol missatge nou que creeu tindrà la mateixa configuració de seguretat. Per descomptat, sempre podeu canviar d'opinió tornant al quadre de diàleg Opcions de lliurament per canviar una configuració predeterminada o per canviar la vostra configuració de seguretat predeterminada.
El Lotus Notes 6 us ajuda a gestionar i organitzar totes les vostres comunicacions empresarials, inclosos els documents, que podeu obrir i editar amb una varietat d'eines. El Lotus Notes 6 també preprograma algunes adreces d'interès útils perquè pugueu anar a l'instant a la vostra safata d'entrada o a un grapat d'altres llocs. I, si et quedes encallat, Lotus […]
Si necessiteu una mica d'ajuda mentre feu servir Lotus Notes 6 (i qui no necessita una mica d'ajuda de tant en tant?), utilitzeu els consells de la taula següent per obtenir ajuda ràpidament: Per fer-ho, feu servir això Obteniu ajuda sobre la tasca actual F1 Trobeu un tema d'ajuda Ajuda→Temes d'ajuda Obteniu ajuda sobre missatges d'error […]
El Lotus Notes 6 inclou adreces d'interès ja fetes que podeu utilitzar per obrir la vostra safata d'entrada, la llibreta d'adreces i altres funcions. Aquestes adreces d'interès apareixen al costat esquerre de la pantalla i les vuit primeres us ajuden a obrir la safata d'entrada. Obre el calendari. Obre la llibreta d'adreces. Obre les tasques pendents. Obre el replicador.
Abans d'enviar un missatge de correu electrònic al Lotus Notes 6, podeu definir Opcions de lliurament, Opcions de seguretat i Segells d'ànim. Utilitzeu aquestes indicacions de Notes per fer saber al vostre destinatari fins a quin punt és el vostre missatge o quin és el vostre estat d'ànim; o per sol·licitar la confirmació de lliurament, establir el temps de lliurament i molt més. Quan acabis de compondre el cos […]
Treballar amb documents al Lotus Notes 6 és fàcil. Lotus Notes 6 ofereix una varietat d'eines útils per ajudar-vos a gestionar tota la vostra comunicació empresarial. La taula següent mostra les ordres que necessiteu per fer les tasques bàsiques: Per fer-ho Proveu-ho Llegiu el document seleccionat Premeu Intro o feu doble clic al document Suprimeix el document seleccionat Premeu […]
Per crear una reunió nova, primer obriu el calendari i després feu clic al botó Programar una reunió a la barra d'accions. Apareix un formulari de reunió en blanc. A la figura 1, podeu veure un model de formulari de reunió. Figura 1: Creació d'una nova reunió. La majoria dels camps d'un formulari de reunió són els mateixos que els […]
És possible que vulgueu crear una versió narrada de la vostra presentació a PowerPoint 2011 per a Mac que pugueu distribuir o difondre. No podeu estar a tot arreu i, tot i que els membres del vostre públic no obtindran el benefici de la vostra presència física, almenys us podran escoltar mentre gaudeixen de la vostra diapositiva de PowerPoint 2011 […]
Una regla indica a Notes què ha de fer amb determinats missatges entrants. Per exemple, podríeu tenir una regla que sempre posi missatges amb una paraula determinada al camp d'assumpte en una carpeta determinada, o una regla que traslladi el correu electrònic d'una persona determinada directament a la carpeta Paperera, o potser una regla que instantàniament [ …]
Quan inicieu el Lotus Notes 6, veureu la pàgina de benvinguda. El que hi veus està determinat per algunes coses. Per exemple, tot i que podeu canviar el disseny i el contingut de la pàgina de benvinguda, també hauríeu de saber que el vostre administrador té cert control sobre el que veieu perquè pugui assegurar-vos que […]
