40 порад і підказок щодо Microsoft Teams: від новачка до експерта [Оновлено грудень 2021 р.].

Маючи понад 250 мільйонів активних користувачів щомісяця, Microsoft Teams здобули велику популярність під час пандемії як стандартний онлайн-інструмент для співпраці як для бізнесу, так і для споживачів. Ймовірно, що ваше робоче місце, університет чи улюблена благодійна організація вже запровадили Teams, тому ви не хочете залишатися позаду. Цей досить вичерпний список порад і підказок покликаний допомогти вам максимально використовувати Teams – уже сьогодні.

Отже, якщо ви все ще намагаєтеся осягнути основи або вже є досвідченим користувачем, давайте почнемо з цього головного списку з понад 40 порад і прийомів, про які повинен знати кожен користувач Microsoft Teams.

Початок роботи з Microsoft Teams

Цей розділ містить досить основні поради. Якщо ви досвідчений користувач, ви можете перейти до розділів , які не є основними або експертними .

1. Змініть тему Teams

Чи знаєте ви, що ви можете змінити зовнішній вигляд Microsoft Teams?

Просто відкрийте налаштування Teams, перейдіть на вкладку «Загальні» та виберіть, чи використовувати традиційний білий фон або використовувати темний або висококонтрастний режими.

Темний режим у Teams

2. Вимкнути звук

Ви іноді спізнюєтеся на зустріч і хочете тихо приєднатися, чи просто потрібно прийняти важливий дзвінок від вашої половинки під час наради Teams?

Вимкніть звук прямо з панелі керування персональними нарадами

Teams дозволяє вимкнути мікрофон як з елементів керування нарадою (показано вище), так і з панелі налаштування наради (показано як пункт 1 нижче).

Основні функції на панелі параметрів налаштування наради Teams

3. Вимкніть камеру

Таким же чином ви можете вмикати і вимикати відеокамеру. Ви можете використовувати панель налаштування наради (пункт 2 вище), щоб вимкнути камеру; або просто скористайтеся панеллю керування нарадою, щоб знову ввімкнути відео.

4. Розмийте фон відео зустрічі

Якщо ви використовуєте Teams для відеозустрічей, це може здатися знайомим. У вашому домашньому офісі безлад, і вам потрібно приєднатися до цього відеодзвінка. Два рішення для цього: по-перше, ви можете використовувати функцію «Параметри фону» (пункт 3 вище), щоб розмити фон відео прямо з налаштування наради або елементів керування нарадою. Друге рішення набагато елегантніше: використовуйте віртуальний фон (ми розглянемо цей процес пізніше).

Якщо з якихось причин кнопка налаштування фону здається неактивною на панелі налаштування наради; переконайтеся, що ви спочатку ввімкнете відеокамеру.

5. Зупиніть відлуння в нарадах Teams

Коли ви та інші учасники наради приєднуєтеся до аудіо- або відеонаради Teams з однієї кімнати, ви почуєте дратівливий відлуння. Ви можете легко позбутися відлуння, натиснувши кнопку «Вимкнути звук» на панелі «Налаштування наради» (показано вище як пункт 4).

6. Запишіть свою зустріч

Однією з важливих можливостей Teams, яку ви можете використовувати з самого початку, є можливість записувати зустріч. Ви можете почати запис із панелі керування нарадою, як показано нижче. Сам запис потім зберігається в Microsoft Stream, і ви можете легко поділитися записом як посилання в розмові на каналі (або електронною поштою, якщо потрібно).

Запис зустрічі команд

Після завершення зустрічі ви отримаєте електронний лист із посиланням на ваш запис у Microsoft Stream.

Якщо ви розпочали зустріч із каналу, посилання на запис також буде доступним у вигляді публікації у відповідному каналі.

Записи спеціальних зустрічей будуть доступні на вкладці «Чат» для самої зустрічі, а також файли, якими обмінюються, нотатки наради та дошка, якщо вони використовуються.

Ви також можете розглянути можливість додати додаток Stream до свого каналу, щоб інші учасники могли легко отримати доступ до всіх зустрічей, які стосуються групи.

7 . Змініть значок команди

Microsoft дозволяє завантажувати власне зображення та встановити його як логотип або аватар вашої команди. Більш детальну інформацію можна знайти в цьому підручнику, який допоможе вам встановити спеціальну піктограму .

8. Створіть приватний канал

Існують випадки, коли вам доведеться співпрацювати з іншими над завданнями, які вимагають конфіденційності, наприклад, підготувати бюджет або звіти про аналіз продажів. Приватні канали дозволяють створити платформу для співпраці з вибраними членами команди. Приватний канал буде видно лише запрошеним і буде позначено невеликим замком у вашому списку команд.

Створити приватний канал просто: просто натисніть кнопку « Більше параметрів » (…) поруч із вашою командою, а потім натисніть « Додати канал » . Далі визначте інформацію про канал, як показано нижче. Нарешті, додайте учасників команди до приватного каналу.

Приватний канал у Microsoft Teams

9. Вимкнути сповіщення від шумних каналів

Сьогодні ми всі, здається, приголомшені величезною кількістю вхідних сповіщень від платформ для співпраці та електронної пошти. Часто буває важко створити щось значуще, крім нескінченної балаканини. На щастя, Teams дозволяє нам відносно просто калібрувати приплив сповіщень і звуків, які ми отримуємо. Ось посібник із того, як вимкнути звук у чаті та нарадах Teams .

10. Залишити команду

Якщо ви не бачите користі в тому, щоб бути частиною команди, ви можете легко вийти. Натисніть кнопку Додаткові параметри поруч із командою, яку ви хочете залишити, і виберіть Вийти з команди .

11. Використовуйте Teams на мобільному пристрої

Якщо вам потрібно отримати доступ до Teams, коли ви в дорозі, ви можете використовувати Teams також на мобільному пристрої. Microsoft постачає досить хороші програми Teams для Android та iOS. Поговоріть зі своїми колегами з інформаційних технологій, щоб дізнатися, чи потрібне вам додаткове програмне забезпечення або процедура автентифікації для доступу до вмісту Teams вашої компанії на мобільному пристрої.

12. Встановіть та видаліть програму в Teams

Крім базової співпраці, Teams дає змогу покращити роботу в команді за допомогою програм Microsoft або сторонніх розробників. У наступних розділах цього посібника ви побачите кілька видів використання програм у Teams: зображення, погода, звіти, опитування, створення нотаток тощо.

Якщо ви є власником команди, ви можете легко встановлювати та видаляти додатки, які були доступні вашими адміністраторами інформаційних технологій.

Процес досить простий: знайдіть свою команду, потім натисніть кнопку « Додаткові параметри » поруч із нею, а потім виберіть гвинтик « Керувати командою» . Потім на вкладці «Програми» натисніть кнопку « Більше програм », щоб знайти та встановити нову програму. Програми, специфічні для каналу, можна додати як вкладки в канал

13. Скасуйте розписки про прочитання

За замовчуванням щоразу, коли ви читаєте повідомлення в програмі Chat, Teams розміщує невеликий значок поруч із повідомленням. Це допомагає відправнику підтвердити, що ви прочитали його повідомлення. Ви можете скасувати сповіщення про прочитання на вкладці Конфіденційність у налаштуваннях Teams.

Вимкнення сповіщень про прочитання в Teams

14. Використання фільтрів для швидкого пошуку матеріалів

Хочете пришвидшити пошук певних дій у своїй стрічці, а також конкретних чатів, команд і каналів? Використовуйте фільтр Teams (показаний нижче) або комбінацію клавіш Ctrl+Shift+F .

Функція фільтра дозволяє швидко знайти відповідний запис за назвою; для чатів це також дозволяє швидко знаходити приглушені, приховані та непрочитані записи з легкістю.

15. Встановіть повідомлення Немає

Так само, як і в Outlook, Teams дозволяє створювати повідомлення поза офісом, яке буде надіслано, якщо хтось надішле вам повідомлення в Teams або згадає вас у чаті.

Просто натисніть свій аватар Teams, натисніть Встановити статус повідомлення , потім напишіть своє повідомлення та вкажіть термін дії. Натисніть Готово , і все буде готово.

Вихід за рамки основ

16. Використовуйте команди Teams

Коли ви отримаєте трохи більше досвіду роботи з Teams, ви можете підвищити продуктивність користувачів, використовуючи команди вікна пошуку.

Щоб почати, просто введіть косу риску (/) у поле пошуку Teams і перегляньте список доступних команд:

Список команд Teams

Список команд досить зрозумілий, і я вважаю, що найбільш корисними є:

• /goto : для легкого доступу до команди або каналу
• /keys : для доступу до списку ярликів Teams
• /chat : щоб швидко почати розмову з одним із ваших колег

17. Використовуйте власний віртуальний фон

Здається, ви помічали, як люди приєднуються до відеодзвінків Teams, використовуючи міські або природні ландшафти як фони для своїх відеодзвінків. Ви можете використовувати майже кожне зображення як власний фон у викликах Teams. Не соромтеся ознайомитися з нашим простим посібником щодо налаштування віртуального фону Teams для вашого дзвінка.

18. Робіть нотатки на зустрічі

У Teams є кілька способів робити нотатки зустрічі.

Ви можете легко додавати блокноти OneNote, що зберігаються в OneDrive або мережевому диску, і дозволяти учасникам каналу ділитися нотатками та нотатками. Я також бачив людей, які використовували вкладку «Публікації» та додавали свої нотатки як повідомлення в чаті. Я бачив, як інші вкладали файли Word до зустрічі або до вкладки Файли каналу. Ви також можете використовувати програми сторонніх розробників.

Тим не менш, правильний метод — використовувати вкладку «Примітки», яка автоматично вмикається для вашої зустрічі.

• Перейдіть до програми Chat .
• Натисніть на свою зустріч.
• Перейдіть на вкладку «Примітки» та натисніть кнопку « Зробити нотатки ».
• Записуйте туди протокол наради.
• За потреби вказуйте учасникам зустрічі на свої нотатки.

19. Доступ до непрочитаної активності

Як і в Microsoft Outlook, Teams чітко позначає всі непрочитані повідомлення жирним шрифтом. Крім того, ви можете позначати повідомлення Teams як непрочитані для подальшої перевірки. Але як можна легко отримати доступ до цих непрочитаних повідомлень і дій? Просто введіть команду /unread на панелі пошуку Teams і дозвольте Teams отримати лише непрочитані повідомлення для обробки.

20. Видаліть або приховайте розмови в чаті

Команди дозволяють видаляти повідомлення з ланцюжка розмов. Це також дозволяє приховати повні записи чату у вашій програмі чатів (просто натисніть кнопку … , а потім виберіть Сховати ). Наразі Teams не дозволяє кінцевим користувачам повністю видалити цілі ланцюжки з історії чату.

21. Вирішіть проблеми з підключенням команд Outlook

Якщо ви одночасно користуєтеся Microsoft Outlook і Teams, ви, швидше за все, плануєте зустрічі Teams прямо з наради в календарі Outlook за допомогою надбудови Teams.

Але що робити, якщо з якоїсь причини кнопка Teams недоступна в Outlook, навіть якщо Teams правильно інстальовано на вашому комп’ютері з Windows?

Швидше за все, причина в тому, що надбудова Teams вимкнена. Перегляньте наш підручник про те, як легко ввімкнути команди в Microsoft Outlook .

22. Вставте файли Word і Excel у свій канал

Ви можете легко поділитися файлами зі своїми колегами, завантаживши їх на вкладку «Файли» в каналі. Однак ви можете спростити доступ до файлу, просто вставивши його як вкладку у свій канал. Це працює не тільки для Excel або Word, а й для блокнотів OneNote, презентацій PowerPoint, документів PDF тощо.

23. Перегляньте рядок звітності вашого колеги

Якщо ви працюєте у великих організаціях, вам може знадобитися визначити організаційну лінію звітності колеги. Оскільки Teams добре інтегровано з Azure Active Directory та Exchange, ви можете легко переглядати організаційну діаграму своїх колег.

Просто перейдіть у поле пошуку Teams, введіть ярлик /org та ім’я свого колеги, і все буде готово.

Пошук організаційної діаграми колеги в Teams

Примітка. Ви не зможете шукати організаційну діаграму в Teams для людей за межами вашої компанії.

24. Встановіть свій статус (/dnd), (/brb), (/available)

Ви хочете вручну встановити свій статус, щоб інші знали, коли з вами зв’язатися. Це можна зробити з налаштувань Teams, але коли ви отримаєте більше досвіду роботи з Teams, ви почнете встановлювати свій статус у вікні пошуку.

Просто використовуйте /dnd для режиму « Не турбувати» або /brb для «Повернуся відразу» та натисніть Enter . Ваш статус зміниться. Просто не забудьте скинути свій статус за потреби.

25. Вручну налаштувати ваш онлайн-статус, щоб він завжди був доступний / активний

За замовчуванням ваша онлайн-присутність Teams синхронізується з подіями календаря Microsoft Outlook і відображає фактичний стан вашої операційної системи (незалежно від того, використовується вона чи неактивна). Він також налаштовано автоматично, щоб не турбувати, коли ви ділитеся екраном або здійснюєте дзвінок. Тим не менш, Teams дозволяє дуже легко вручну встановлювати свій онлайн-статус і за потреби налаштовувати його на доступний, зайнятий, відсутній або офлайн. Ось посібник із ручного налаштування стану доступності Teams .

26. Отримайте доступ до своїх даних у SharePoint

Дані вашого каналу Teams доступні як окрема бібліотека на Microsoft SharePoint, який широко використовується портал документів, який використовується як інфраструктура для зберігання документів Teams.

Щоб отримати доступ до бібліотеки SharePoint, просто перейдіть до свого каналу, потім перейдіть на вкладку Файли та натисніть Відкрити в SharePoint .

27. Додайте погоду до команд

Подібно до Outlook, який дає змогу відображати погодні умови у вашому регіоні, ви можете використовувати Teams, щоб дізнатися про погодні умови.

Якщо додаток Weather ще не встановлено на вашому локальному клієнті Teams, то:

• Відкрийте Teams, натисніть кнопку Програми на панелі програм зліва,
• Знайдіть і додайте програму Погода в Teams.
• Потім у головній панелі пошуку Teams введіть /weather та відповідне розташування.

За допомогою програми Teams Weather

28. Зробіть Teams своїм додатком для чату за замовчуванням

Після початку використання Teams ви можете виявити, що він значно перевершує Skype для бізнесу. Ви можете зробити Teams програмою чату за умовчанням для Outlook та інших програм Office. Просто перейдіть до налаштувань Teams, а потім на вкладці Загальні встановіть прапорець Зареєструвати команди як програму чату за замовчуванням для Office .

Налаштування набуде чинності після перезапуску всіх відкритих програм Office.

29. Використовуйте команди в режимі Together

Відносно нова можливість Teams — дозволяти зустрічі в режимі Together . Замість того, щоб відображати канали камер усіх учасників зустрічі в сітці (галереї), ви можете показати їх поряд у віртуальному середовищі (класна кімната, бібліотека, кінотеатр тощо).

Щоб увімкнути режим Together, вам потрібно спочатку оновити Teams (натиснути свій аватар, а потім перевірити наявність оновлень). Потім натисніть свій аватар і натисніть Налаштування. На вкладці «Загальні» поставте прапорець «Новий досвід»:

Увімкнення режиму Together

Потім на панелі зустрічі натисніть кнопку … та виберіть Режим разом .

Зауважте, що якщо ви працюєте у великій співпраці, можливо, ви не зможете вручну оновити Microsoft Teams самостійно. Можливо, вам доведеться обговорити ввімкнення режиму Together з вашим адміністратором інформаційних технологій.

Експертні трюки

30. Отримайте електронну адресу для свого каналу

Після створення каналу ви можете публікувати нові повідомлення на вкладці «Публікації» безпосередньо з Outlook. Для цього вам потрібно знайти адресу електронної пошти свого каналу, як показано нижче:

• Знайдіть свій канал і натисніть кнопку Додаткові параметри поруч із ним.
• Натисніть Отримати адресу електронної пошти .
• Скопіюйте адресу електронної пошти та додайте її як контакт у Outlook
• Побічні примітки:
  • Власники команд можуть визначити, хто може надсилати електронні листи на канал (натиснувши кнопку Розширені налаштування).
  • Ти можеш

31. Вимкніть запуск Teams під час запуску Windows

Teams абсолютно чудовий, але він може споживати значну кількість комп'ютерних ресурсів, в основному оперативної пам'яті. Якщо ви використовуєте бізнес-комп’ютер, ви не помітите впливу на продуктивність вашої системи. Тим не менш, якщо ви запускаєте з простого планшета, ви можете захотіти запускати Teams лише тоді, коли це необхідно. Після встановлення Teams налаштовано на автоматичний запуск щоразу, коли ви запускаєте комп’ютер. Ви можете вимкнути запуск Teams під час завантаження комп’ютера та запустити його лише в разі потреби.

32. Публікуйте опитування та опитування в Teams

Одним із найкорисніших способів використання Teams є проведення опитувань та опитувань. За 10 хвилин ви можете створити власне опитування за допомогою Microsoft Forms або іншого програмного забезпечення сторонніх розробників, наприклад Polly, і опублікувати їх у своєму каналі Teams. У цьому посібнику є все необхідне для створення власних опитувань Teams .

33. Вставте звіт у Teams

Якщо ваша організація використовує платформу Microsoft BI, ви можете використовувати Teams для поширення звітів. Ви можете легко вибрати та закріпити звіти Power BI на вкладці каналу, щоб забезпечити їх доступність для обговорень на основі даних.

34. Знайдіть улюблену цитату безпосередньо в Teams

Ще один чудовий спосіб використовувати Teams для пошуку портфеля акцій. Ось як це зробити:

• На вкладці «Програми» знайдіть і додайте програму «Акції» в Teams.
• Потім у вікні пошуку введіть Акції, а потім відповідні мітки акцій, як показано нижче.

• Після того, як додаток Stocks увімкнено, просто введіть команду @Stocks та мітку в рядку пошуку.

35. Пошук зображень у Teams

Ще одна маловідома особливість Teams полягає в тому, що ви можете використовувати її для пошуку зображень у Bing. Спочатку ввімкніть програму Microsoft Images в Teams.

Потім у рядку пошуку просто введіть @Images + ваш пошуковий запит , щоб отримати доступ до пошуку зображень Bing.

36. Використовуйте Teams для керування змінами співробітників

якщо ви керуєте групою співробітників, які працюють позмінно в роздрібній торгівлі, кол-центрі або навіть на невеликому заводі, ви можете використовувати Teams, щоб планувати та ділитися графіками роботи. Додаток Shifts , який ви можете легко додати до Teams, спрощує керування розкладом змін, отримувати запити щодо розкладу PTO, медичних відпусток або відпусток від ваших колег і навіть дозволяє їм записувати і закінчувати свої зміни. Потім ви можете створити необхідні звіти про відвідуваність співробітників. Круто!

37. Додавання календаря

Візуалізація та керування спільним календарем, ймовірно, є ще одним чудовим потенційним використанням для Teams. Поки що Teams не забезпечує простої інтеграції Outlook. Тим не менш, ви можете додати вкладку «Веб-сайт» до свого каналу Teams і вказати на URL-адресу вашого календаря групи Outlook або календаря Google. Швидше за все, користувачам потрібно буде ввести свої облікові дані, щоб отримати доступ до календарів.

38. Інтегруйте Trello в Teams

Багато команд використовують дошки kanban Trello для безлічі випадків спільної роботи. Вони можуть охоплювати поточне управління завданнями, а також більш стратегічне планування проектів, продуктів або програм. Ви можете легко відкрити Trello як додаток у Teams, додавши його за допомогою вкладки «Програми», щоб отримати доступ до відповідних дощок і карток. Ви також можете додати його як вкладку третьої сторони у своєму каналі. Обидва потребують надати ваші облікові дані користувача Trello.

39. Запустіть Cisco Webex Meetings з Teams

Microsoft і Cisco конкурують у сфері командного спілкування та співпраці. Проте ваша компанія може використовувати обидва. Чи знаєте ви, що ви можете інтегрувати Webex у свій канал Teams? Існує програма Webex, яку ви можете легко додати на вкладку «Канал». Потім члени команди можуть легко отримати доступ до своїх нарад Webex і приєднатися до власних нарад Webex з Microsoft Teams. Вони також можуть планувати зустрічі Webex і сповіщати команду на вкладці «Публікації».

40. Отримайте доступ до аналітики Teams

Як власник команди, ви, можливо, захочете мати можливість контролювати шаблони використання вашої команди або каналу. Якщо так:

• На панелі програм ліворуч відкрийте вкладку Teams .
• Потім знайдіть свою команду на панелі ліворуч.
• Натисніть кнопку « Більше налаштувань » біля вашої команди та натисніть гвинтик « Керувати командою» .
• Потім відкрийте вкладку Аналітика.
• Звідси ви можете попередньо переглянути моделі використання команди та каналу, показники взаємодії, використання дискового простору тощо.

Сподіваюся, вам сподобався пост. Якщо так, не соромтеся поділіться з друзями та колегами через соціальні мережі. Чи знаєте ви додаткові круті поради та рекомендації щодо Teams? Не соромтеся публікувати їх у коментарях! Дуже дякую!