Як поділитися папкою в каналі Microsoft Teams?

Це питання від Олени:

Я працюю менеджером проекту в будівельній компанії, і мені доручено підтримувати спільну папку процедур. Проблема полягає в тому, як отримати доступ до її вмісту іншим особам, які не обов’язково працюють на нашу компанію. Поки що я не можу поділитися папкою документів із зовнішніми користувачами, а також членами нашої команди. Єдиним рішенням, яке ми отримали, було використання папки OneDrive. Будь-які додаткові ідеї, як надати іншим доступ до нашої папки «Спільні документи» і залишати її легкодоступною в Microsoft Teams?

Дякую за запитання. Нижче ми розповімо про три способи, які ви потенційно можете використати, щоб полегшити спільний доступ до ваших файлів з командою. Пост був написаний за допомогою Windows 10, але здебільшого він повністю застосовний для Windows 11 і macOS.

Спільний доступ до папок у Microsoft Teams

Використовуйте бібліотеки документів SharePoint

На сьогоднішній день не існує простих можливостей Teams, які дозволяють надавати спільний доступ до папки в структурі папок вашого каналу . Після того, як ви завантажите файл або папку в Teams, ваші файли фактично зберігаються в бібліотеці SharePoint, що дозволяє легко надавати доступ до папки.

Почніть із входу на робочий стіл Microsoft Teams (у Windows або macOS) або веб-видання.
Знайдіть відповідний канал.
Натисніть «Файли» та перейдіть до структури папок свого каналу, доки не побачите папку, якою ви хочете поділитися з внутрішніми або зовнішніми діловими партнерами.
Натисніть кнопку Відкрити в SharePoint, як показано нижче.

Відкриється пов’язана бібліотека документів SharePoint.
Натисніть меню «Показати дії», а потім натисніть «Поділитися».

Відкриється діалогове вікно Надіслати посилання.
Використовуйте поле Кому, щоб ввести імена та адреси електронної пошти людей, з якими ви хочете поділитися своєю папкою.

Після завершення натисніть Надіслати.

Поділіться папкою за допомогою OneDrive

Ще одним простим способом обміну файлами та папками є використання OneDrive.

У своєму каналі Teams відкрийте бібліотеку документів SharePoint, як показано вище.
Натисніть меню Показати дії та виберіть Додати ярлик на OneDrive.
З OneDrive поділіться посиланням, як показано в розділі вище.

Доступ до папки Teams через DropBox, Google Drive або інший хмарний диск

Щоб надати доступ до зовнішніх партнерів, які не використовують OneDrive, ви можете скористатися опцією Додати зовнішнє хмарне сховище.

З каналу Teams перейдіть до своєї папки.
Натисніть Додати хмарне сховище.

Виберіть своє улюблене хмарне сховище, у цьому випадку Dropbox.
Введіть свій логін та пароль.
Завантажте свою папку та надайте потрібних сторін у сховищі третьої сторони.

Надайте доступ гостя до каналу Teams

Останній спосіб, який ми розглянемо, — це обмін інформацією із зовнішніми сторонами прямо з вашого каналу Teams. Для цього вам потрібно буде спершу зайти та додати зовнішніх користувачів як гостей у ваші відповідні команди та приватні канали, якщо потрібно.

Надіслати папку через чат Teams

Для повноти ми хотіли б також згадати про можливість надсилання посилання на певну папку через чат Teams і Outlook.

У своєму каналі Teams відкрийте вкладку Файли.
Знайдіть свою папку, натисніть кнопку «Показати дії» та натисніть «Копіювати посилання».

Натисніть кнопку Копіювати та закрийте діалогове вікно,
Перейдіть на вкладку Channel Chat.
За потреби вставте посилання в розмову в чаті каналу.
Щоб поділитися посиланням на папку з певними людьми в чаті 1:1, скористайтеся програмою Чат

Спільна папка в Outlook

Щоб надіслати нашу папку Teams через Outlook, ви можете отримати посилання, як показано в попередньому розділі. Далі вставте посилання на папку Teams в електронний лист Outlook і надішліть його одержувачам. Зауважте, що внутрішнім і зовнішнім користувачам знадобиться доступ для читання до каналу Teams для доступу до вмісту.

Додаткове навчання