Як надати спільний доступ до файлу з Microsoft Teams у листах і зустрічах Outlook?

Ось запитання від Стефі:

Нещодавно мені було доручено взяти на себе обслуговування кількох команд Microsoft від колеги, який залишив компанію. Однією з проблем, з якою я зіткнувся останнім часом, є те, як поділитися файлами Word, PDF і Excel, що зберігаються в Microsoft Teams, внутрішнім і зовнішнім користувачам за допомогою Outlook 365. Будь-які вказівки чи найкращі методи, які ви можете порекомендувати?

Дякую за запитання. У нашій відповіді ми хотіли б надати простий покроковий процес, який ви можете використовувати для полегшення обміну файлами через Outlook. Якщо ви хочете поділитися кількома файлами, ви можете ознайомитися з нашим підручником щодо спільного використання папок Teams .

Спільний доступ до файлів із команд у Outlook

Скопіюйте посилання на файл Teams

Найпростіший спосіб поділитися доступом до файлу, що зберігається в Teams, внутрішнім і зовнішнім сторонам – просто вставити посилання на нього в електронну пошту Outlook.

• На комп’ютері Windows або MacOS відкрийте Microsoft Teams і перейдіть до свого каналу.
• Перейдіть на вкладку « Файли » та перейдіть до файлу, який вас цікавить, щоб надати доступ.
• Натисніть галочку зліва від імені файлу (крок 1).
• Тепер натисніть меню « Показати дії » (…) праворуч від імені файлу. (крок 2)
• Виберіть меню Копіювати посилання (крок 3).

• Тепер ви побачите діалогове вікно, яке показує шлях до вашого файлу. Файл розташований у бібліотеці SharePoint , де зберігаються файли каналу Teams.
• Тепер налаштуйте права доступу до вашого файлу Teams. Унизу діалогового вікна ви побачите стандартні дозволи доступу до файлу (позначені нижче).

Установіть дозволи на файли Teams

• Якщо ви зацікавлені, ви можете змінити дозвіл доступу відповідно до ваших потреб за допомогою діалогового вікна «Параметри посилання».
• Teams дозволяє вибирати між різними варіантами дозволу на спільний доступ. Зауважте, що налаштування спільного доступу регулюються вашою політикою адміністрування Teams і, отже, можуть бути недоступні для вас.
  1. Дозволити будь-кому, хто має посилання, отримати доступ до файлу або його редагувати.
  2. Люди у вашій організації
  3. Люди, які мають доступ до вашого каналу (вони можуть бути внутрішніми або зовнішніми щодо вашої організації).
  4. Конкретні люди. Вам потрібно буде надати електронні адреси цих осіб.

• Установіть прапорець Дозволити редагування за потреби.
• Після завершення – натисніть Застосувати .
• Тепер Teams створить посилання на ваш файл Teams відповідно до дозволів доступу, які ви щойно встановили.
• Тепер натисніть Копіювати .

Важлива примітка: дозвіл на спільний доступ за замовчуванням зазвичай встановлює ваша ІТ-команда. Ви можете обговорити з ними, якщо вони не відповідають потребам вашого бізнесу.

Додайте своє посилання в електронний лист або зустріч Outlook

• Останнім кроком є ​​відкриття робочого столу Microsoft Outlook або Office 365 Outlook.
• Створіть новий електронний лист або запрошення на зустріч.
• Визначте одержувачів електронної пошти та текст електронної пошти/наради.
• Вставте посилання на файл Teams, який ви створили на попередньому кроці.
• Надішліть свою електронну пошту або зустріч.

Примітка: ви можете застосувати той самий процес до будь-якого стороннього поштового клієнта, наприклад GMail.

Надсилання посилання на файли Teams з учасниками каналу

Альтернативний спосіб поділитися файлами з Teams з учасниками вашого каналу (внутрішніми чи зовнішніми) — це вкладка «Публікації».

• Відкрийте Teams і перейдіть до свого каналу.
• Відкрийте вкладку Публікації , щоб почати нову бесіду.
• Натисніть вкладений файл і виберіть Огляд з команд і каналів .
• Перегляньте файли свого каналу та виберіть той, яким ви хочете поділитися.
• Натисніть Поділитися посиланням .
• Посилання буде опубліковано на вкладці Вашого каналу.
• Наведіть курсор на верхню праву область публікації та натисніть кнопку Показати дії (…).
• Натисніть Поділитися в Outlook . Буде надіслано розмову як електронний лист із Outlook 365.

Обмін файлами в Outlook не працює

Обмін файлами в Teams досить простий. Як згадувалося вище, параметри доступу до файлів регулюються вашим ІТ-відділом або адміністраторами Teams. Якщо сторонні сторони не можуть відкривати або редагувати ваші файли, ви можете з’ясувати, чи ваші налаштування організації/каналу Teams дозволяють зовнішнім особам взаємодіяти з файлами, якими ви ділитеся.