Outlook 2003: менеджер бізнес-контактів

Менеджер бізнес-контактів (BCM) версії 2.0 — це безкоштовна надбудова до Outlook 2003 у версіях Office Professional і Small Business. Це чудовий інструмент, якщо ви розумієте, як його використовувати з користю та подолати два його основні обмеження:

• Старіші версії BCM працюють як окремі блоки, не дозволяючи спільного використання між кількома користувачами. Оновлення вашого BCM до версії 2.0 дозволяє використовувати базу даних кільком користувачам. Якщо ви використовуєте старішу версію, підключіться до Інтернету, виберіть Довідка на панелі інструментів Outlook, виберіть Перевірити наявність оновлень, а потім дотримуйтесь інструкцій, щоб оновити систему.

• Щоб використовувати функції спільного доступу BCM, ваша програма Outlook має бути встановлена ​​на комп’ютері під керуванням Windows XP Professional; BCM не надає спільний доступ під Windows XP Home Edition.

• Список товарів і послуг має фіксований формат із лише трьома доступними полями для імпорту даних із вашої системи продажів та обліку. Ви повинні налаштувати поля з вашої бізнес-системи, щоб вони вписувалися в три поля імпорту: назва елемента, опис і ціна одиниці, що обмежує спосіб пропонування послуг і продуктів. Процитувати один і той самий продукт як одну одиницю, одну коробку або один контейнер означає, що вам потрібно відкрити одну позицію в кожній упаковці. Ви не можете імпортувати поточні кількості запасів, оскільки BCM не імпортує поля кількості.

• Щоб мати один і той самий товар на різних упаковках на одній лінії, ви повинні визначити значення вашої одиничної кількості, будь то 1 пляшка шампуню або коробка, що містить 12 пляшок шампуню. Адаптація назви кожного елемента, опису та ціни за одиницю для послуги, проекту чи продукту є складною проблемою використання BCM у будь-якому бізнесі.

Скажімо, наприклад, що Дейзі працює в компанії з обслуговування комп’ютерів і програмного забезпечення та отримує запит на пропозицію щодо встановлення та поширення нового BCM 2.0 на п’яти робочих станціях. Вона складає детальну пропозицію, включаючи мінімальні вимоги, як-от Windows XP Professional на робочій станції, яка буде спільно використовувати базу даних, і оцінює кількість годин для її обслуговування. Вона створює новий елемент для запису цієї пропозиції:

Ціна на послуги з встановлення програмного забезпечення

Назва елемента: Установка програмного забезпечення

Опис: BCM 2.0 спільно використовується на 5 робочих станціях

Кількість: 1 послуга

Ціна : 120,00 грн

Daisy використовує поле Ім'я елемента, щоб вказати послугу, і поле Опис, щоб перерахувати те, що потрібно. Вона також пов’язує пропозицію як файл у розділі «Елементи історії можливостей». Адаптуючи її сервіс до списку товарів і послуг, ви можете застосувати ідею Дейзі в будь-якому бізнесі.

Крім того, скажімо, що Марк працює в юридичному офісі, а новий клієнт просить пропозицію для вирішення юридичних питань компанії. Він пише пропозицію, в якій пояснює, що охоплює його офісні послуги, і надсилає її в розмірі 250 доларів США за годину, оцінюючи десять годин на місяць обслуговування. Він оцінює пропозицію в 120 годин на рік і налаштовує її таким чином:

Ціна послуг для юридичних послуг Mark's

Назва пункту: Юридична підтримка

Опис: Договір юридичного супроводу бізнесу 10 год/міс

Кількість: 120

Разом: 30 000 доларів США

Крім того, косметологічна клініка може створити список товарів і послуг для догляду за шкірою з використанням ботокса та послуг лазерного догляду за шкірою так само, як юридична служба або комп’ютерна служба.

Незалежно від того, чи працюєте ви в магазині чи в невеликій галузі, ви можете налаштувати свій список продуктів відповідно до доступних полів BCM, використовуючи попередні приклади.