Excel і масштабованість

Масштабованість – це здатність програми гнучко розвиватися, щоб відповідати вимогам зростання та складності. У контексті Excel під масштабованістю розуміється здатність Excel обробляти постійно зростаючі обсяги даних.

Більшість шанувальників Excel швидко відзначають, що починаючи з Excel 2007 ви можете розмістити 1 048 576 рядків даних на одному робочому аркуші Excel — це значно більше порівняно з обмеженням у 65 536 рядків, накладеним попередніми версіями Excel. Однак це збільшення ємності не вирішує всіх проблем масштабованості, які наповнюють Excel.

Уявіть, що ви працюєте в невеликій компанії і використовуєте Excel для аналізу щоденних транзакцій. Минає час, ви створюєте надійний процес із усіма формулами, зведеними таблицями та макросами, необхідними для аналізу даних, які зберігаються у вашій акуратно підтримуваній робочій таблиці.

Зі збільшенням обсягу даних ви спочатку помітите проблеми з продуктивністю. Електронна таблиця повільно завантажується, а потім повільно обчислюється.

Чому це відбувається? Це пов’язано з тим, як Excel обробляє пам’ять. Коли файл Excel завантажується, весь файл завантажується в оперативну пам’ять. Excel робить це, щоб забезпечити швидку обробку даних і доступ. Недоліком такої поведінки є те, що кожного разу, коли дані у вашій електронній таблиці змінюються, Excel повинен перезавантажувати весь документ у оперативну пам’ять. Кінцевим результатом у великій електронній таблиці є те, що для обробки навіть найменших змін потрібна велика кількість оперативної пам’яті. Зрештою, кожній дії, яку ви виконуєте на гігантському робочому аркуші, передує нестерпне очікування.

Для ваших зведених таблиць знадобиться більший зведений кеш, що майже вдвічі збільшить розмір файлу книги Excel. Згодом книга стане занадто великою, щоб її можна було легко розповсюдити. Ви навіть можете розбити книгу на менші робочі книги (можливо, по одній для кожного регіону). Це змушує вас дублювати свою роботу.

З часом ви можете досягти обмеження в 1 048 576 рядків робочого аркуша. Що буде тоді? Ви починаєте новий робочий аркуш? Як ви аналізуєте два набори даних на двох різних аркушах як одну сутність? Ваші формули все ще хороші? Вам доведеться писати нові макроси?

Це все питання, які необхідно вирішувати.

Звичайно, ви також зіткнетеся з досвідченими клієнтами Excel, які знайдуть різні розумні способи обійти ці обмеження. Зрештою, ці методи завжди будуть просто обхідними шляхами. Згодом навіть ці досвідчені клієнти почнуть менше думати про найефективніший спосіб виконання та представлення аналізу своїх даних, а більше про те, як зробити дані «вписуваними» в Excel, не порушуючи їх формул і функцій.

Excel досить гнучкий, щоб досвідчений клієнт міг зробити більшість речей ідеальними. Однак, коли клієнти думають лише в термінах Excel, вони, безсумнівно, обмежують себе, хоча й неймовірно функціональним чином.

Крім того, ці обмеження потужності часто змушують клієнтів Excel підготувати дані для них. Тобто хтось інший витягує великі шматки даних із великої бази даних, а потім об’єднує та формує дані для використання в Excel.

Чи повинен серйозний аналітик завжди залежати від когось іншого для своїх потреб даних? Що якби аналітик отримав інструменти для доступу до величезної кількості даних, не покладаючись на дані інших? Чи може цей аналітик бути більш цінним для організації? Чи міг би цей аналітик зосередитися на точності аналізу та якості презентації замість того, щоб направляти обслуговування даних Excel?

Система реляційної бази даних (наприклад, Access або SQL Server) є логічним наступним кроком для аналітика, який стикається з постійно зростаючим пулом даних. Системи баз даних зазвичай не впливають на продуктивність при великих обсягах збережених даних і створені для роботи з великими обсягами даних. Потім аналітик може обробляти більші набори даних, не вимагаючи узагальнення даних або підготовки їх до розміщення в Excel.

Крім того, якщо процес стане важливішим для організації і його потрібно буде відстежувати в більш прийнятному для підприємства середовищі, його буде легше оновити та розширити, якщо цей процес уже є в системі реляційної бази даних.