Access 2019 Reports: редагування даних у звіті

Після створення звіту Access ви можете маніпулювати даними, що відображаються в цьому звіті, наприклад сортувати дані в порядку зростання або спадання, змінювати з книжкової на альбомну (або навпаки) або застосовувати фільтр, який відображає лише дані, які відповідають певному критерії.

З допомогою звіту Access , ви отримаєте інший вид ваших даних. Маніпулюючи даними у звіті Access, ви створюєте альтернативні представлення того самого звіту. Деякі поширені способи вилучення інформації зі звіту Access включають підрахунок, сортування та фільтрацію.

Перемикання звіту Access до перегляду макета

Щоб маніпулювати даними у звіті Access, спершу потрібно відобразити звіт у поданні макета, що можна зробити, виконавши наведені нижче дії.

На панелі «Об’єкти повного доступу» (ліва панель вікна Access) двічі клацніть назву звіту.
Access відобразить вибраний звіт.

Натисніть вкладку Головна. У групі «Перегляди» клацніть стрілку, спрямовану вниз, під значком «Перегляд».
З’явиться спадне меню.

Виберіть Перегляд макета.
Access відображає ваш звіт у режимі перегляду макета, який виділяє весь стовпець (поле) за раз.

Перегляд макета виділяє один стовпець вашого звіту, щоб ви могли керувати даними у виділеному полі.

Підрахунок записів або значень у Access 2019

Щоб зробити звіти більш корисними, ви можете мати кількість доступів та відображати інформацію. Наприклад, ви можете знати, які продукти продаються найкраще, або загальну суму в доларах кожного продажу, щоб точно визначити, скільки грошей заробила ваша компанія протягом березня. Підраховуючи записи або додаючи значення, збережені в полях, Access може допомогти вам краще інтерпретувати дані, що відображаються у звіті.

Щоб підрахувати кількість записів або значень у звіті Access, виконайте такі дії:

Перейдіть до перегляду макета свого звіту, виконавши наведені вище дії.

Клацніть правою кнопкою миші стовпець (не заголовок стовпця), який потрібно підрахувати.

Access виділяє вибраний стовпець і відображає спливаюче меню.

Клацніть правою кнопкою миші стовпець, щоб відобразити спливаюче меню для маніпулювання даними.

Натисніть Усього.

Команда меню відображає команду «Усього» разом із назвою поля, яке ви клацнули правою кнопкою миші, наприклад «Загальне прізвище» або «Загальний обсяг продажів». Access відображає підменю, у якому відображається кількість записів або значення підрахунку.

Виберіть Підрахувати записи або Підрахувати значення.

Access відображає загальну кількість у вашому звіті.

Якщо ви знову виберете команду Підрахувати записи або Підрахувати значення, ви можете приховати загальну кількість у своєму звіті.

Сортування поля в Access 2019

Access може сортувати кожне поле в порядку зростання або спадання. Сортування поля просто змінює порядок даних у вашому звіті для вашої зручності. Щоб відсортувати стовпець (поле) у звіті Access, виконайте такі дії:

Перейдіть до перегляду макета свого звіту, виконавши наведені вище дії.

Клацніть правою кнопкою миші стовпець (не заголовок стовпця), який потрібно відсортувати.

Access виділяє вибраний стовпець і відображає спливаюче меню.

Виберіть один із наведених нижче варіантів.

• Сортувати від А до Я (або Сортувати від найменшого до найбільшого): сортує в порядку зростання
• Сортувати від Я до А (або Сортувати від найбільшого до найменшого): сортує в порядку спадання

  Access сортує вибрані дані у звіті.

Фільтрування поля в Access 2019

Фільтрація повідомляє Access відображати лише дані, які відповідають певному критерію, наприклад фіксованій кількості. Наприклад, якщо у вас є звіт, у якому перераховано всі продажі продуктів, ви можете відфільтрувати звіт, щоб показати лише ті продукти, продані понад 1000 доларів США.

Щоб відфільтрувати дані в полі , виконайте такі дії:

Перейдіть до перегляду макета звіту Access, виконавши кроки з 1 по 3 вище.

Клацніть правою кнопкою миші стовпець (не заголовок стовпця), який потрібно відфільтрувати.
Access виділяє вибраний стовпець і відображає спливаюче меню.

Виберіть фільтр, наприклад Текстові фільтри або Числові фільтри.
Залежно від типу даних, які містить ваш стовпець, команда «Фільтр» може відображатися як текстові фільтри або фільтри чисел. З’явиться підменю.

Команда «Фільтри» відображає підменю різних критеріїв, з яких ви можете вибрати.

Виберіть критерії фільтрації, наприклад Сума або Середня.
Залежно від вибраного вами критерію з’явиться діалогове вікно Custom Filter.

У діалоговому вікні «Спеціальний фільтр» введіть критерії та натисніть «ОК».
Access застосовує ваш фільтр до вашого звіту.

Ви завжди можете вимкнути свій фільтр, перейшовши на вкладку «Головна», а потім натиснувши піктограму «Перемкнути фільтр» у групі «Сортування та фільтр».