Access 2007 Forms & Reports for LuckyTemplates Cheat Sheet

Використання Access 2007 для створення запитів, форм і звітів можна спростити, якщо ви знаєте часто використовувані запити в Access, інструменти форм і звітів, а також кілька корисних функцій. За допомогою такого потужного інструменту, як Access 2007, ви в найкоротші терміни впорядкуєте свої дані і на шляху до створення кращих форм і звітів.

8 часто використовуваних запитів у Access 2007

Запити є важливими ключами, які можуть допомогти вам створити потрібні типи форм і звітів у Access 2007. Ось список із восьми часто використовуваних запитів:

• Додати: додає записи до наявної таблиці.

• Перехресна таблиця : обчислює та відображає підсумкові результати за допомогою макета, схожого на електронну таблицю.

• Видалити: назавжди видаляє вказаний набір записів.

• Make-Table: створює нову таблицю та додає записи до нової таблиці.

• Параметр: запитує критерії вибору запису щоразу, коли виконується запит.

• Вибрати: відображає записи, які відповідають заданому набору критеріїв.

• Специфічні для SQL: запити, які можна створити лише за допомогою операторів SQL.

• Оновлення: змінює наявні записи в базі даних.

Доступ до інструментів форм і звітів 2007

Створення першої форми Access з нуля в Design View може здатися дещо складним. Коли ви вибираєте цей параметр, ви стикаєтеся з порожньою сіткою, стрічкою, наповненою дивно виглядаючими інструментами значків над нею, і ви не знаєте, що робити далі.

Ось короткий опис різних інструментів, з якими ви зіткнетеся на стрічці:

• Вибрати об’єкти: натисніть цю кнопку, щоб використовувати вказівник миші для вибору об’єктів, які ви додали до форми.

• Майстри керування: натисніть цю кнопку, щоб увімкнути майстри, які допоможуть вам додавати певні типи об’єктів, наприклад поля зі списком і командні кнопки, до ваших форм. І поля зі списком, і командні кнопки пояснюються в іншому місці цього списку.

• Мітка: натисніть цю кнопку, щоб додати просту текстову мітку будь-де у формі.

• Текстове поле: натисніть цю кнопку, щоб додати текстове поле до форми. На відміну від мітки, текстове поле можна налаштувати так, щоб змінювати інформацію, яку воно відображає під час використання форми. Текстові поля насправді складаються з двох частин — етикетки та поля, куди користувач може вводити інформацію.

• Група параметрів: натисніть цю кнопку, щоб створити набір пов’язаних кнопок опцій (наприклад, «Податкова» та «Звільнена від податку»). Кнопки функціонують як група, і ви можете вибрати лише один параметр за раз. Наприклад, для замовлення можна вибрати «Податковий» або «Звільнений від податку», але не обидва.

• Кнопка перемикання: натисніть цю кнопку, щоб додати кнопку, яка має два стани — вгору для вимкнення та вниз для ввімкнення. Наприклад, вгору для оподатковуваних і вниз для неоподатковуваних.

• Кнопка параметрів: натисніть цю кнопку, щоб додати кнопки параметрів, які працюють як перемикач або прапорець. Як правило, ви використовуєте кнопки параметрів у групі параметрів, щоб заборонити користувачеві вибирати більше одного елемента в групі.

• Прапорець: натисніть цю кнопку, щоб додати елемент, який можна вибрати або скасувати незалежно від інших параметрів.

• Поле зі списком : натисніть цю кнопку, щоб додати поле, у якому користувач може вибрати зі списку параметрів або ввести нове значення. Наприклад, ви можете мати список книг вашого улюбленого автора як елементи, які можна запропонувати, але також дозволити користувачеві ввести назву книги, якої немає у списку.

• Поле зі списком: натисніть цю кнопку, щоб створити список, з якого користувач може вибрати набір вже існуючих значень. Поле зі списком виглядає як поле зі списком, але не дозволяє користувачеві вводити нові значення.

• Кнопка команди (або проста кнопка): натисніть цю кнопку, щоб додати кнопку, яка виконує макрос або процедуру VBA (Visual Basic для додатків).

• Зображення: натисніть цю кнопку, щоб додати цифрове зображення (наприклад, логотип компанії) до форми.

• Незв’язаний кадр об’єкта: натисніть цю кнопку, щоб додати такі об’єкти, як текст або зображення, які не змінюються під час переміщення між записами.

• Рамка зв’язаного об’єкта: натисніть цю кнопку, щоб додати об’єкти, які змінюються при зміні інформації в базі даних, наприклад зображення, які зберігаються в полях таблиці.

• Розрив сторінки: натисніть цю кнопку, щоб створити багатосторінкові форми, якщо у вас занадто багато об’єктів для відображення на одній сторінці.

• Керування вкладками: натисніть цю кнопку, щоб створити форму з двома або більше вкладками, які групують пов’язані об’єкти.

• Підформа/підзвіт: натисніть цю кнопку, щоб додати підформу, щоб користувач міг бачити записи з пов’язаної таблиці — наприклад, окремі позиції рядка замовлення.

• Рядок: натисніть цю кнопку, щоб додати рядки до форми, щоб розрізняти різні групи об’єктів у формі.

• Прямокутник: натисніть цю кнопку, щоб намалювати прямокутник на формі, щоб користувачі могли бачити, як об’єкти пов’язані.

Корисні функції в Access 2007

Незважаючи на те, що Access 2007 має кілька вбудованих функцій, ви можете використовувати лише кілька з них у своїх звітах. Проте, якщо ви не знаєте, що вони доступні, ви можете пропустити багато функцій, які можуть бути вам дійсно корисними.

Хоча цей список далеко не вичерпний, ця таблиця показує низку функцій, які ви можете використовувати, коли вам потрібно трохи більше, ніж проста сума.