9 порад щодо представлення результатів таблиці та аналізу даних

Ось кілька загальних порад щодо аналізу даних за допомогою Excel. Здебільшого ці поради підсумовують та узагальнюють набагато більш детальні процеси аналізу даних.

Постарайтеся імпортувати дані

Працювати з імпортом хороших, насичених даних у книги Excel дійсно варто. Іноді імпорт даних може бути проблематичним. Головні болі та розриви можуть виникати під час спроби отримати дані з інших інформаційних систем управління та під час спроби працювати з адміністратором бази даних, щоб отримати потрібні дані у форматі, який забезпечує корисний аналіз даних за допомогою Excel.

Але, незважаючи на труднощі з отриманням даних, ви побачите, що імпорт хороших даних до Excel варте зусиль. Традиційно люди приймають рішення, використовуючи дуже стандартні джерела інформації. . . як-от система бухгалтерського обліку, чи якийсь сторонній звіт, чи інформаційний бюлетень, чи публікація. І ці традиційні джерела дають традиційні ідеї, що чудово. Але коли ви можете працювати з багатшим і глибоким набором необробленої інформації, ви часто отримуєте ідеї, які просто не з’являються в традиційних джерелах.

Розробити інформаційні системи для отримання багатих даних

Понад 20 років тому дизайнери зосередилися на створенні систем, які створювали звіти, які потрібні менеджерам і особам, які приймають рішення, і які створювали форми (наприклад, рахунки-фактури, чеки та замовлення на покупку), які потрібні підприємствам для роботи.

Ці пункти, очевидно, залишаються ключовими моментами, про які слід думати, коли ви проектуєте, встановлюєте та керуєте інформаційними системами, такими як система обліку. Але ви також повинні визнати, що, ймовірно, будуть незаплановані, неортодоксальні, незвичайні, але все ж дуже цінні способи аналізу даних, які збираються цими інформаційними системами управління. Отже, якщо ви працюєте з інформаційними системами, проектуєте чи берете участь у впровадженні інформаційних систем, ви повинні усвідомлювати, що вихідні дані із системи можна і потрібно передавати до інструментів аналізу даних, таких як Excel.

Наявність багатих, детальних записів про продукти чи послуги, які продає фірма, дає змогу цій фірмі бачити тенденції продажів за продуктами чи послугами. Крім того, це дозволяє фірмі створювати перехресні таблиці, які показують, як певні клієнти вибирають і використовують певні продукти та послуги.

Суть полягає в тому, що організації повинні розробляти інформаційні системи так, щоб вони також збирали якісні, насичені та необроблені дані. Пізніше ці дані можна легко експортувати в Excel, де простий аналіз даних може привести до глибокого уявлення про діяльність фірми, її можливості та можливі загрози.

Не забувайте про сторонні джерела

Один короткий момент: визнайте, що існує багато сторонніх джерел даних. Наприклад, постачальники та клієнти можуть мати дуже цікаві дані, доступні у форматі, доступному для Excel, який можна використовувати для аналізу їхнього ринку чи галузі.

Короткий останній коментар про сторонні джерела даних: інструмент веб-запитів, доступний в Excel, дуже легко витягує інформацію з таблиць, що зберігаються на веб-сторінках.

Просто додайте його

Ви можете подумати, що потужний аналіз даних вимагає потужних методів аналізу даних. Хі-квадрати. Висновок статистики. Регресійний аналіз.

Деякі з найпотужніших аналізів даних, які ви можете зробити, включають просто додавання чисел. Якщо ви додаєте числа та отримуєте суми, про які інші люди навіть не знають — і якщо ці суми важливі або показують тенденції — ви можете отримати важливе розуміння та зібрати цінну інформацію за допомогою найпростіших методів аналізу даних.

Знову ж таки, головне — це спочатку зібрати дійсно хорошу інформацію, а потім зберегти цю інформацію в контейнері, наприклад у книзі Excel, щоб ви могли арифметично маніпулювати та аналізувати дані.

Завжди досліджуйте описову статистику

Описові статистичні інструменти, які надає Excel — включаючи такі вимірювання, як сума, середнє значення, медіана, стандартне відхилення тощо — дійсно потужні інструменти. Не відчувайте, ніби ці інструменти виходять за рамки ваших навичок.

Описова статистика просто описує дані, які ви маєте на якомусь аркуші Excel. Вони не чарівні, і вам не потрібна спеціальна статистична підготовка, щоб використовувати їх або поділитися ними з людьми, яким ви представляєте результати аналізу даних.

Зауважте також, що деякі з найпростіших описових статистичних показників часто є найкориснішими. Наприклад, знання найменшого значення в наборі даних або найбільшого значення може бути дуже корисним. Знання середнього, медіани або моди в наборі даних також дуже цікаво і зручно. І навіть, здавалося б, складні складні вимірювання, такі як стандартне відхилення (яке вимірює лише дисперсію щодо середнього), є дійсно досить корисними інструментами.

Спостереження, що описова статистика змінюється (або не змінюється) з часом, наприклад з року в рік, часто дає вам надзвичайно цінну інформацію.

Слідкуйте за тенденціями

Пітер Друкер, мабуть, найвідоміший і найглибший спостерігач сучасних управлінських практик, зазначив у кількох своїх останніх книгах, що одна з найважливіших речей, яку може зробити аналіз даних, — це помітити зміну тенденцій. Тенденції – це чи не найважливіше, що ви можете побачити. Якщо сукупні доходи вашої галузі зростають, це значно. Якщо вони не росли або почали зменшуватися, це, ймовірно, ще важливіше.

Під час власного аналізу даних не забудьте створити свої робочі таблиці та збирати дані таким чином, щоб допомогти вам визначити тенденції та, в ідеалі, визначити зміни тенденцій.

Нарізка та нарізка: перехресна таблиця

Команда зведеної таблиці — чудовий інструмент. Перехресні таблиці є надзвичайно корисними способами нарізати дані. І ще одна особливість інструмента зведена таблиця полягає в тому, що ви можете легко перехрестити таблицю, а потім знову перехрестити таблицю.

Якщо у вас є хороші багаті джерела даних і ви не регулярно перехресно табулюєте свої дані, вам, ймовірно, не вистачає абсолютних скарбів інформації. У них на пагорбах є золото.

Намалюй, дитино

Важливим компонентом хорошого аналізу даних є подання та візуальне вивчення даних.

Подивившись на лінійну діаграму деяких важливих статистичних даних або створивши стовпчасту діаграму з певним набором даних, ви часто бачите речі, які не помітні в табличній презентації тієї ж інформації. По суті, створення діаграм – це часто чудовий спосіб виявити речі, які інакше ви не побачите.

Будьте в курсі статистики висновків

Статистика висновків дозволяє зібрати вибірку, а потім зробити висновки про сукупність, з якої отримано вибірку, на основі характеристик вибірки.

У правильних руках статистичні дані є надзвичайно потужними та корисними інструментами. Маючи хороші навички в статистиці висновків, ви можете аналізувати всілякі речі, щоб отримати різного роду уявлення про дані, які прості люди ніколи не отримують. Однак, відверто кажучи, якщо ваш єдиний вплив на висновки статистичних методів є мінімальним, ви, ймовірно, не володієте достатньою кількістю необроблених статистичних знань, щоб справедливо виконувати виведений статистичний аналіз.