10 Ярликів Microsoft Outlook 2019, які варто використовувати

Здається, жонглювання кнопками, ключами та стрічками може зайняти цілий день. Цей список пропонує деякі ярлики Microsoft Outlook, які можуть заощадити ваш час і напругу.

Як використовувати інструмент Microsoft Outlook New Items

Щоб створити новий елемент у будь-якому модулі, у якому ви перебуваєте, просто клацніть інструмент у крайньому лівому кінці стрічки. Ім’я та вигляд цієї піктограми змінюються під час зміни модулів, тому вона стає значком «Нове завдання» в модулі «Завдання», значком «Новий контакт» у модулі «Люди» тощо. Ви також можете клацнути інструмент «Нові елементи» праворуч, щоб відкрити меню «Нові елементи».

Коли ви вибираєте елемент у меню «Нові елементи», показаному тут, ви можете створити новий елемент у модулі Outlook, відмінному від того, в якому ви перебуваєте, не змінюючи модулі. Наприклад, можливо, ви відповідаєте на електронну пошту і хочете створити завдання. Натисніть кнопку «Нові елементи», виберіть «Завдання», створіть завдання, а потім продовжуйте працювати з електронною поштою.

Меню «Нові елементи» дозволяє створювати нові модулі елементів, крім активного.

Як швидко надіслати файл за допомогою електронної пошти Microsoft Outlook

Ви можете надіслати файл електронною поштою Outlook лише кількома клацаннями миші, навіть якщо Outlook не запущено. Під час перегляду файлів у Провіднику файлів ви можете позначити будь-який файл для надсилання будь-якому одержувачу електронної пошти. Ось як:

Знайдіть файл у Провіднику файлів.

Клацніть правою кнопкою миші файл, який потрібно надіслати. З’явиться меню.

Виберіть Надіслати. З’явиться інше меню.

Виберіть Одержувач пошти. З'явиться форма нового повідомлення. Піктограма, що представляє вкладений файл, з’являється у вікні «Вкладені».

Введіть тему файлу та адресу електронної пошти особи, якій ви надсилаєте файл. Якщо ви хочете додати коментарі до свого повідомлення, введіть їх у область повідомлення у вікні.

Натисніть Надіслати. Ваше повідомлення переходить до одержувача.

Як швидко надіслати файл з будь-якої програми Microsoft Office

Ви можете електронною поштою будь-який документ Office із самої програми Office без використання модуля електронної пошти Outlook. Ось як:

Відкрийте документ Office у програмі, яка його створила, перейдіть на вкладку Файл.

Виберіть Поділитися. З’явиться діалогове вікно «Поділитися».

Натисніть одну з кнопок у розділі Вкласти копію замість: документ Word або PDF. Використовуйте той формат, який найбільше підходить для наявної спільної інформації. Використовуйте Word Document, якщо ви хочете, щоб одержувач міг легко редагувати файл, і використовуйте PDF, якщо ви цього не хочете. У Outlook з’явиться нова форма повідомлення.

Введіть тему файлу та адресу електронної пошти особи, якій ви надсилаєте файл. Якщо ви хочете додати коментарі до свого повідомлення, введіть їх у текстове поле, де знаходиться піктограма файлу.

Натисніть кнопку Надіслати. Ваше повідомлення потрапляє в папку "Вихідні".

Як перетворити повідомлення Outlook на зустріч

Іноді, обмінявшись безліччю електронних листів на певну тему, ви розумієте, що було б швидше просто поговорити кілька хвилин. Ви можете перетворити повідомлення електронної пошти на зустріч, натиснувши кнопку «Зустріч» на вкладці «Головна» (з папки «Вхідні», вибравши потрібне повідомлення). Відкриється форма «Нова зустріч», щоб ви могли налаштувати зустріч на основі вмісту електронного листа.

Як швидко знайти щось у Microsoft Outlook

Зібрати досить велику колекцію елементів в Outlook не потрібно багато часу, перегляд якого може зайняти багато часу, коли ви захочете знайти один конкретний елемент. Outlook може шукати елементи за вашою командою, якщо ви введете назву того, що ви шукаєте, у полі пошуку у верхній частині кожного екрана. Це запускає швидкий пошук, щоб ви могли миттєво отримати те, що хочете.

Як виправити помилки в Outlook

Якщо ви не знали про команду «Скасувати», настав час почути гарні новини: якщо ви зробили помилку, ви можете скасувати її, натиснувши Ctrl+Z або натиснувши кнопку «Скасувати» на панелі швидкого доступу у верхньому лівому куті. кут екрана. Отже, сміливо експериментуйте; найгірше, що вам доведеться зробити, це скасувати! (Звичайно, краще, якщо ви негайно виправите свою помилку — перш ніж зробити занадто багато речей.)

Як використовувати діалогове вікно Outlook Go to Date

Ви можете використовувати діалогове вікно Перейти до дати, показане тут, у всіх поданнях календаря. Щоб отримати доступ до нього, натисніть кнопку Властивості в нижньому правому куті групи Перейти на вкладці Головна. Крім того, ви можете натиснути Ctrl+G як ярлик.

Діалогове вікно Перейти до дати.

Наприклад, якщо ви хочете пропустити 60 днів вперед, натисніть Ctrl+G і введіть через 60 днів . Календар переміщається на 60 днів від поточної дати.

Як додати елементи до подання списку Outlook

У багатьох списках Outlook у верхній частині є пусте поле, куди можна ввести запис і створити новий елемент для цього списку. Коли ви бачите слова Натисніть тут, щоб додати нове завдання, це саме те, що ви робите. Просто клацніть у полі та введіть новий елемент.

Як надсилати повторні повідомлення через електронну пошту Microsoft Outlook

Якщо у вас є повідомлення, які ви надсилаєте неодноразово, зберігайте текст як швидкі частини, щоб заощадити час. Наприклад, якщо ви пишете статтю про аксесуари Outlook, ви можете надіслати повідомлення кожній компанії, яка виробляє речі для Outlook. У повідомленні може бути приблизно таке:

Зараз я пишу статтю про Microsoft Outlook, і я хотів би оцінити ваш продукт, XXX, для обговорення в моїй статті. Не могли б ви надіслати мені прес-кіт?

Коли ви знайдете нового постачальника аксесуарів Outlook в Інтернеті, виконайте наведені нижче дії.

Адресуйте повідомлення електронної пошти. Натисніть адресу електронної пошти компанії у своєму браузері.

Натисніть вкладку Вставка.

Клацніть в області тіла повідомлення, а потім натисніть кнопку Швидкі частини.

Виберіть збережений елемент автотексту. Змініть XXX на назву продукту.

Натисніть кнопку Надіслати. Ви можете отримати запит менше ніж за 30 секунд і приступити до наступного завдання.

Щоб скористатися цією функцією, ви повинні спочатку зберегти текстові блоки в Quick Parts:

У повідомленні електронної пошти, зустрічі, записі контактів, зустрічі або завданні введіть і виберіть текст, який потрібно використовувати повторно.

Натисніть вкладку Вставка.

Натисніть кнопку Швидкі частини, розташовану в групі Текст.

Натисніть Зберегти виділення в галереї швидкої частини. Ви можете створювати групи тексту швидкої частини для різних цілей. Наприклад, ви можете створити вступний або заключний текст для різних типів повідомлень, а потім зберегти цей текст у галереї в розділі Вступ або Закриття.

Як повторно надіслати повідомлення Outlook

Іноді вам потрібно нагадати комусь, хто забув зробити те, про що ви його просили. Ви можете створити нове повідомлення, нагадуючи цій людині, скільки разів ви вже нагадували йому чи їй. Але зробити це швидше і простіше:

Перейдіть до папки Надіслані.

Двічі клацніть повідомлення, яке ви надіслали востаннє.

Натисніть Дії.

Виберіть Повторно надіслати це повідомлення. Ви також можете додати речення із словами «Якщо це до вас не дійшло, ось ще один примірник».