10 способів бути продуктивним у Microsoft 365 Business

Ваша підписка на Microsoft 365 Business включає доступ не лише до настільної програми пакету Microsoft Office, але й до її мобільних версій. Мобільні програми Office високо оцінені на різних мобільних платформах. Щодня мільйони інформаційних працівників по всьому світу, включно зі мною, активно використовують ці програми, щоб виконувати роботу, не прив’язавшись до офісного столу.

Тут ви дізнаєтеся десять порад щодо продуктивності, доступних у Microsoft 365 Business. Скористайтеся цими порадами як частиною своєї кампанії з прийняття, щоб стимулювати використання служби та зменшити кількість дзвінків у службу підтримки до вашої ІТ-команди. Ви можете впевнено поділитися цими порадами з кінцевими користувачами, знаючи, що дані вашої організації захищені й керовані.

Зверніть увагу на сповіщення в Центрі адміністрування Microsoft 365. Слідкуйте за новими функціями, щоб бути в курсі додаткових порад щодо продуктивності, якими ви можете поділитися з кінцевими користувачами.

Продовжте, де ви зупинилися в Microsoft Word

Скажімо, ви починаєте читати документ Word у своєму офісі, а потім розумієте, що вам потрібно вимкнути комп’ютер, щоб потрапити на прийом до лікаря. Ви приходите до кабінету свого лікаря і вам говорять зачекати в зоні прийому, поки хтось не буде готовий вас побачити. Розчаровані тим, що доступні журнали непривабливі, ви з полегшенням згадаєте, що у вас є смартфон — а в кабінеті лікаря можна використовувати мобільні пристрої.

Ви дістаєте смартфон, запускаєте мобільний додаток Word, який зареєстровано у вашому обліковому записі Office 365, і вуаля! Останній документ, який ви читали у своєму офісі, зазначено у списку останніх документів. Ви починаєте читати документ і закриваєте його, коли закінчите. Ви все ще чекаєте лікаря, тому ви знову переглядаєте програму Word і бачите, що вам надано доступ до списку документів і потребує вашої уваги. Ви відкриваєте один, щоб почати редагувати, а потім називають ваше ім’я. Не турбуйтеся. Ймовірно, ви встигнете завершити редагування документа після того, як потрапите у внутрішню кімнату очікування.

Діліться документами Office 365 з упевненістю

Безпечний обмін документами з іншими членами вашої організації з мобільного пристрою подібний до обміну документами з комп’ютера. Корпорація Майкрософт інвестувала значні кошти, щоб зробити мобільний досвід Office 365 якомога безпроблемнішим, щоб ваша продуктивність — на комп’ютері чи мобільному пристрої — не постраждала.

Припустимо, що ви йдете на роботу і отримуєте електронний лист від менеджера проекту з проханням швидко зібрати презентацію для початкової зустрічі вашої проектної команди. Сидячи в автобусі по дорозі на роботу, ви розумієте, що можете використати 30-хвилинну поїздку, щоб зробити щось продуктивне. Отже, ви запускаєте програму PowerPoint на телефоні та починаєте створювати презентацію. Ви закінчуєте презентацію та зберігаєте її у папці OneDrive, але потім розумієте, що один слайд потребує введення менеджера проекту.

Ви дивитеся на час і помічаєте, що у вас є ще п’ять хвилин до досягнення місця призначення. Ви повертаєтеся до своєї презентації та торкаєтеся значка «Поділитися», натискаєте кнопку «Запросити людей» і вводите адресу електронної пошти менеджера проекту. Оскільки програма за замовчуванням має доступ до редагування, ви переходите безпосередньо до області повідомлень, щоб ввести швидке повідомлення, запитуючи введення свого менеджера проекту. Ви торкніться кнопки Надіслати, а потім натисніть Готово. Система надсилає електронного листа вашому менеджеру проекту із безпечним посиланням на документ, щоб вона могла почати редагувати.

Через десять хвилин, вийшовши з автобуса і зайшовши до офісу, вас бачить менеджер проекту. Вона спантеличена дивиться на вас і запитує: «Чи не я щойно написала вам годину тому? Як вам вдалося отримати цю презентацію до моєї поштової скриньки ще до того, як ви прийшли на роботу?» Ви кидаєте погляд на свого героя, IT-адміністратора, що сидить поруч.

Спільно створюйте документи з Microsoft 365 Business в будь-який час і в будь-якому місці

Буває. Ви доробляєте документ і надсилаєте його групі людей, а потім розумієте, що вам потрібно змінити один ключовий біт інформації в документі. Так, що ти робиш? Ви надсилаєте всім електронний лист, говорячи ігнорувати вашу попередню електронну пошту, і що ви надішлете оновлену версію документа. Проблема в тому, що кілька людей уже відповіли своїми оновленими версіями, тому тепер ви повинні об’єднати їхні відгуки в оновленому документі, а потім надіслати документ назад усім. При цьому ви сподіваєтеся, що не потрапите в кошмар дерева електронної пошти, коли люди просто продовжують надсилати електронною поштою власні нові версії документа туди й назад.

На щастя, вам не потрібно жити в цьому кошмарі. Якщо ви почнете використовувати функції співавторства програм Office у своїй передплаті на Microsoft 365 Business , усі члени вашої команди зможуть працювати над одним документом — редагувати й оновлювати, а також бачити коментарі один одного — у режимі реального часу! Функції співавторства Office також безперебійно працюють у версіях мобільних додатків.

Легко привертайте чиюсь увагу за допомогою Microsoft 365

У соціальних мережах, таких як Facebook або Twitter, @згадки — чудовий спосіб позначити людей і дати їм зрозуміти, що ви хочете їхньої уваги. Ви просто вводите @, а потім ім’я людини, яку ви хочете позначити. Під час введення імені з’являється список пропозицій, тому вам не потрібно вводити всю назву.

Ну, вгадайте що? @згадки тепер є частиною вашого пакету Office! У Outlook, наприклад, ви можете @згадати співробітника в тілі електронного листа або в запрошенні на зустріч, і система автоматично додасть згаданого користувача в рядок Кому електронного листа або запрошення на зустріч.

Як і у Facebook, коли ви @згадуєте когось, повне ім’я автоматично додається до повідомлення. Якщо ви хочете, щоб повідомлення звучало більше, як зазвичай, ви можете видалити частину згадки, щоб, наприклад, відображалося лише ім’я. Не хвилюйтеся, адреса електронної пошти в рядку Кому залишиться неушкодженою.

Якщо ви виявите, що багато людей намагаються привернути вашу увагу за допомогою @згадки, ви можете відфільтрувати свою поштову скриньку, щоб відображати лише ті електронні листи, де вас @згадали. Для цього клацніть стрілку поруч із пунктом Усі у списку повідомлень, а потім виберіть Згадана пошта. Ця функція працює як у версіях Outlook для Windows, так і для Mac.

З’ясуйте, хто дурить за допомогою Microsoft Word

Співавтор документів Office 365 у реальному часі з кількома людьми. Ця функція чудова, оскільки всі ви маєте справу з єдиним джерелом істини. Але що станеться, якщо одного дня ви відкриєте документ і зрозумієте, що хтось видалив цілий абзац, який ви старанно написали напередодні?

Ну, ви можете надіслати електронний лист усім і попросити винуватця зізнатися. Або ви можете піти прихованим шляхом і просто переглянути історію версій документа, щоб побачити журнал різних версій, які були збережені, разом з іменем особи, яка його зберегла, і міткою часу, коли версія була збережена. Ви навіть можете відкрити попередню версію документа та відновити його.

Щоб відобразити історію версій у Microsoft Word, клацніть ім’я файлу у верхній панелі, а потім натисніть Історія версій. Праворуч на екрані з’являється панель «Історія версій», що забезпечує швидкий доступ до версій документа, імені та значка автора версії.

Доступ до історії версій з Microsoft Word.

У веб-версії натисніть значок «Історія» у верхньому правому куті, щоб відобразити панель «Історія версій».

Ця функція не тільки підвищує продуктивність, але й сприяє гармонії при правильному використанні!

Розмийте фон у Microsoft Teams

Уявіть собі, що ви в прямому ефірі інтерв’ю, що транслюється в усьому світі, обговорює наслідки імпічменту президента Південної Кореї, коли ваш малюк зриває ваше інтерв’ю, зайшовши до вашого домашнього офісу і почав танцювати. А тепер уявіть, що ситуація стає ще гіршою, коли ваша немовля в ходунках перебирається в кімнату, а за нею ваш панічний чоловік намагається витягнути обох дітей з кімнати. Що ж, це сталося, і це стало причиною смішного вірусного відео в березні 2017 року, коли професор Роберт Келлі давав інтерв’ю BBC.

Нова можливість розмиття фону в Microsoft Teams дозволяє уникнути цього сценарію. Якщо ви заплануєте зустріч з Teams, натисніть кнопку «Додаткові параметри» (…), а потім натисніть «Розмити мій фон», і все позаду буде трохи розмито.

Уявіть, наскільки продуктивнішими ви станете тепер, коли ви знаєте, що можете пропускати дорогу на роботу, проводити відеоконференції зі свого домашнього офісу та виглядати професійно, не турбуючись про те, що ваші діти чи собака прийдуть під час зустрічі й відволікатимуть вас. Швидше за все, професору Келлі сподобається ця функція. Але знову ж таки, якби його веселе інтерв’ю не відбулося, він не надихнув би людей з Microsoft додати цю функцію.

Проектуйте як професіонал із підтримкою AI PowerPoint

Давайте дивитися правді в очі. Не всі з нас наділені талантом створювати презентації, які популярні та привертають увагу людей. Якщо ви не один із тих креативних, створити презентацію, гідну TED, неможливо.

Є хороші новини для всіх людей, які мають проблеми з дизайном! За допомогою штучного інтелекту (AI) тепер можна створювати презентації PowerPoint, які мають відтінок високооплачуваного гуру маркетингу.

У настільній або веб-версії PowerPoint розпочніть нову презентацію. Просто вставте деталі, які ви хочете передати на слайді, і не турбуйтеся про зовнішній вигляд. Коли ви закінчите, перейдіть на вкладку «Дизайн» на стрічці та натисніть кнопку «Ідеї дизайну». Технологія AI в Office 365 автоматично генерує деякі дизайнерські ідеї, з яких ви можете вибрати.

Функція «Ідеї дизайну» в PowerPoint.

Розмовляйте замість друку з Office 365

Як хмарна служба, програми Office в Office 365 з часом стають розумнішими. Машинне навчання та штучний інтелект дозволяють додаткам Office, таким як Word, Excel, PowerPoint і Outlook, адаптуватися до того, як ви працюєте, заощаджуючи ваш час і навіть покращуючи навички письма.

Однією з таких розвідувальних служб є функція диктування, яка дозволяє диктувати текст замість введення. У Microsoft Word кнопка «Диктувати» знаходиться на вкладці «Головна» на стрічці. Якщо ви використовуєте Outlook, створіть нову електронну пошту, перейдіть на вкладку Повідомлення та натисніть кнопку Диктувати. Коли значок диктування стане червоним, ви можете почати говорити. Під час розмови у вашому документі з’являється текст. Просто переконайтеся, що ваш мікрофон увімкнено, і ви говорите чітко й розмовно.

Ви можете вставити розділові знаки, вимовивши назву пунктуації. Наприклад, у кінці речення скажіть «крапка», «знак питання» чи «знак оклику». Якщо ви хочете почати новий абзац, скажіть «новий абзац».

На що ти чекаєш? Спробуйте цю функцію Microsoft 365!

Зробіть вільні руки з Office 365 Read Aloud

Продуктивність в Office 365 розроблена для задоволення потреб людей у ​​всьому світі з різними здібностями. Диктуйте, скажіть мені, який надає швидкий доступ до команд без циклічного переходу між різними вкладками на стрічці, і спеціальні можливості, які безперебійно працюють із програмами зчитування з екрана, є лише деякими з функцій Office 365, які підвищують продуктивність і сприяють включенню на робочому місці. .

Ще одна чудова функція, яку ви знайдете в програмах Office, — це функція «Читання вголос» у Word. Хоча функція «Читання вголос» рекламується як одна з можливостей «Інструменти навчання в Office», особливо корисна для людей з дислексією, вона чудово підходить для коректури, оскільки виділяє текст під час читання кожного слова.

Бонус для людей, чия рідна мова не англійська, функція Read Aloud також є чудовим інструментом для вивчення того, як вимовляються слова.

Спробуйте цю функцію і подивіться, чи зможете ви включити її у свій робочий процес. Кнопка «Читати вголос» знаходиться на вкладці «Огляд» у Microsoft Word.

Приємного читання вголос!

Подорож у часі за допомогою хронології Windows

Чи траплялося вам, що ви витрачаєте 30 хвилин на пошук документа, над яким ви працювали кілька днів тому, але не можете згадати, де він був збережений? Або переглядаючи історію перегляду, щоб знайти пошук, який ви зробили для проекту реконструкції?

Якщо у вас був такий неприємний досвід, ви будете раді знати, що вам не потрібно знову так витрачати час. Функція Timeline в Windows 10 допомагає відновити втрачену продуктивність, дозволяючи переглядати всі ваші дії протягом 30 днів на одному екрані.

На зображенні нижче показано скріншот часової шкали Windows. Повзунок праворуч дає змогу переходити до різних моментів часу та переглядати свою активність. Ви також можете використовувати вікно пошуку, щоб здійснити пошук за ключовими словами для своєї діяльності.

Функція часової шкали Windows.

Щоб активувати функцію часової шкали Windows, натисніть кнопку «Перегляд завдань» поруч із рядком пошуку Cortana або натисніть клавіші Windows та вкладку.

Тож продовжуйте, з чого ви зупинилися, використовуючи хронологію Windows. Можливо, ви не зможете повернутися в минуле, але принаймні ви завжди можете повернутися назад у часовій шкалі!