10 порад щодо підвищення продуктивності за допомогою Office 365

Office 365 як хмарна технологія надає будь-якій організації переваги складного центру обробки даних без клопотів і витрат на його обслуговування. Тут ви знайдете «готові до застосування» поради та рекомендації щодо підвищення продуктивності та ефективності у вашій організації чи практиці.

Самообслуговування з інформаційної панелі служби

Якщо ви призначений адміністратор своєї організації, ви, швидше за все, отримуватимете запити про проблеми, з якими стикаються ваші користувачі в Office 365. Перш ніж витрачати багато часу на вирішення проблеми, спершу перегляньте інформаційну панель стану служби в Office 365, щоб визначити, чи проблема з вашого боку.

Новий зовнішній вигляд порталу Office 365 все ще знаходиться в попередньому перегляді, але незабаром буде запущено. У ньому ви можете керувати своїм клієнтом Office 365: керувати користувачами, створювати групи, оновлювати підписку, переглядати рахунки, звертатися в службу підтримки, налаштовувати параметри, запускати звіти та переглядати стан служби (див. наступний малюнок).

Попередній перегляд версії нової інформаційної панелі адміністратора Office 365.

Якщо будь-яка з відстежуваних служб на інформаційній панелі працездатності не зелена, ви побачите корисну інформацію про фон проблеми, на кого вона вплинула, що Microsoft робить щодо неї та які наступні кроки.

Маючи уявлення про те, яка служба зросла чи не працює, ви заощадите багато часу і навіть зателефонуйте до служби підтримки, якщо ви вже знаєте, що хтось над цим працює.

Поводьтеся як IT-шник

У той чи інший момент ми всі таємно бажаємо мати приголомшливі здібності IT-шника. Це людина, яка може чарівним чином розблокувати ваш комп’ютер, скинути пароль і надати вам доступ до привілейованого вмісту у вашій організації.

Отже, що станеться, якщо ви втратите телефон із конфіденційною інформацією, а ІТ-спеціаліст недоступний? Ну, тоді ви можете виступати в ролі IT-шника.

Ви можете легко стерти дані зі свого бездротового пристрою і навіть видалити пристрій зі свого облікового запису, щоб запобігти порушенням безпеки та/або конфіденційності.

Швидко стеріть дані або видаліть пристрій із облікового запису Exchange Online, виконавши такі дії:

Увійдіть на портал Office 365 .

На панелі запуску програм натисніть плитку Пошта.

Праворуч від панелі навігації Office 365 натисніть піктограму Налаштування.

Натисніть Пошта на панелі налаштувань праворуч.

Натисніть Загальні на панелі ліворуч.

Натисніть Мобільні пристрої, а потім виберіть мобільний пристрій, який синхронізовано з вашим обліковим записом.

Клацніть піктограму Очистити пристрій (див. наступний малюнок).

Ви також можете повністю видалити мобільний пристрій зі свого облікового запису, натиснувши піктограму Видалити (виглядає як знак мінус).

Дистанційне очищення пристрою.

Поділіться навантаженням

Нерідкі випадки, коли ІТ-спеціалісти в кінцевому підсумку витрачають багато часу на виконання завдань служби підтримки та не мають багато часу на активність і стратегію.

У Office 365 ІТ-персонал може дати своїм користувачам можливість керувати дозволами сайту SharePoint і навіть дозволити користувачам запрошувати зовнішніх користувачів. Перевірте налаштування в центрі адміністрування SharePoint і виберіть один із двох зовнішніх параметрів спільного доступу (показаних), який відповідає потребам вашої організації, щоб почати ділитися цим робочим навантаженням з іншими у вашій організації.

Параметри зовнішнього спільного доступу в SharePoint Online.

Використовуйте помічник планування

Немає нічого страшнішого, ніж намагатися влаштувати зустріч з купою людей, не знаючи їх наявності. В Office 365 інформація про зайнятість в Exchange Online рятує день. Ця функція дає змогу дізнатися, чи є особа вільна, зайнята, працює деінде, поза офісом чи має попередню зустріч у календарі. Це працює не тільки для людей, але й для ресурсів, таких як конференц-зали.

Коли ви створюєте зустріч і використовуєте Помічник із планування, ви бачите інформацію про вільний/зайнятий. Ось як:

Створіть запрошення на зустріч у Outlook.

Додайте людей, яких ви хочете запросити на зустріч.

На стрічці натисніть Помічник планування.

Якщо вибраний час здається заблокованим для будь-кого із запрошених, знайдіть час, який найкраще підходить для всіх, а потім натисніть кнопку Надіслати.

Поділіться своїм календарем

Однією з цікавих особливостей Outlook Online є те, що календар настільки ж надійний, як і настільна програма. Ви можете застосувати кольори до своїх зустрічей для швидкого перегляду дня, тижня чи місяця, надіслати запит на зустріч, налаштувати сповіщення та сповіщення та багато іншого.

Ви можете поділитися своїм календарем людям за межами вашої організації, щоб їм було легше знати про вашу доступність. Ви можете надати їм повну інформацію для свого календаря, обмежено або просто показати свою доступність.

Щоб поділитися своїм календарем з Outlook Online, виконайте наведені нижче дії.

Натисніть значок Календаря на панелі запуску програм.

Натисніть Поділитися на верхній навігаційній панелі, а потім натисніть Календар.

Введіть адресу електронної пошти або адреси людей, з якими ви хочете поділитися своїм календарем, а потім виберіть деталі, якими хочете поділитися.

Натисніть Надіслати.

Виконайте відкликання обличчя

Якщо ви працюєте у великій організації, ви можете в кінцевому підсумку працювати з кількома людьми з однаковим іменем. Якщо ви шукаєте у своїй папці "Вхідні" лист від когось, хто ділиться тим самим іменем з іншими людьми, з якими ви працюєте, вам потрібно переконатися, що ви вибрали потрібну людину. Ви можете швидко звузити результати пошуку, подивившись на зображення, яке відображається поруч із іменем контактів прямо з результатів пошуку. Акуратно, так?

Розберіться за допомогою Clutter

Відфільтруйте листи з низьким пріоритетом зі своєї поштової скриньки за допомогою Clutter, щоб ви могли зосередитися на повідомленнях, які мають найбільше значення. Office 365 відстежує вашу поведінку електронної пошти та вчиться з неї, щоб знати, які листи мають значення для вас, а які не мають значення. Листи, які потрапляють у папку Clutter, все ще залишаються там для перегляду; вони не видаляються. Ви також можете «навчити» систему своїм уподобанням, перемістивши електронний лист назад до папки «Вхідні», якщо він опинився в папці Clutter.

Велика частина цього? Вам не потрібно нічого робити! Безлад вмикається автоматично, тому ви можете перейти до наступної поради.

Синхронізуйте свої файли

Незалежно від того, наскільки ви підключені, ви неминуче зіткнетеся з ситуацією, коли у вас немає доступу до Інтернету. Те, що у вас немає доступу, не означає, що ваша ефективність має знизитися.

Ви можете продовжувати працювати над документами OneDrive для бізнесу або SharePoint Online в автономному режимі та синхронізувати їх із сервером, коли у вас є підключення до Інтернету. Програму OneDrive для бізнесу слід інсталювати як частину Office Pro Plus. Якщо ви його не бачите, натисніть OneDrive на панелі запуску програм в Office 365, натисніть Синхронізувати на верхній навігаційній панелі, а потім дотримуйтесь підказок. Ця ж кнопка доступна в бібліотеках документів SharePoint Online.

Вбийте дерево електронної пошти

Ось ситуація: у вас має бути звіт через три дні, і вам потрібна інформація від Джона, Джейн, Мері та Пітера. Усім з них ви надсилаєте електронні листи з проханням надати інформацію. Джон і Джейн відповідають своїм внеском. Мері не бачила вашу електронну пошту. Пітер відповідає і копіює Бет. Бет відповідає, але Девід з прихованої копії. Девід відповідає всім, але забуває включити Бет. Нарешті ви отримали всі внески, і ви збираєтеся завершити звіт, але Мері в останню хвилину відповідає на всі, але не дивиться на внески від Бет і Девіда. Тож тепер ви повинні додати її відгук і повторно надіслати нову версію для перегляду всіма.

Ця історія може тривати безперервно, доки ваше волосся не посивіє від розчарування, але є кращий спосіб зробити це: знищити дерево електронної пошти. Натомість використовуйте Yammer.

З Yammer кожен побачить відгуки кожного. Якщо з’явиться хтось новий, ця людина побачить відгуки всіх. Так там. Більше немає дерев електронної пошти.

Будьте сучасними з вашими насадками

У старому світі ви працювали з документом, зберігали його в бібліотеці документів, призначали потрібні дозволи бібліотеці, захоплювали посилання на документ, запускали Outlook, створювали електронний лист, а потім надсилали посилання на цей документ на ваших колег, щоб вони могли працювати разом із вами.

У новому світі найголовніше — Modern Attachments. Ось як це працює: ви горите. У вас є чотири документи, які ви щойно завершили та зберегли в SharePoint або OneDrive. Ви переходите до Outlook, створюєте новий електронний лист і додаєте одержувачів. Коли ви натискаєте кнопку Вкласти файл, ви побачите список останніх документів, над якими ви працювали. Зі списку ви можете вибрати документ, яким хочете поділитися. Тоді ви пам’ятаєте, що один з одержувачів не має доступу до бібліотеки. Без проблем. Ви можете надати одержувачу доступ до файлу безпосередньо з Outlook, не переходячи спочатку в OneDrive або SharePoint. Як це для сучасності?