Зустрічі бувають будь-яких форм і розмірів, єдине незмінне те, що вони заповнюють наш графік. Оскільки на наших тарілках так багато зустрічей, важливо бути максимально ефективними в організації, плануванні та проведенні зустрічі. На щастя, Microsoft Teams включає кілька функцій, які особливо корисні для підвищення ефективності зборів.
Найпоширеніша діяльність, яку я виконую в Microsoft Teams, — це спілкування з іншими людьми. І я вважаю, що особливо корисно мати можливість поспілкуватися з колегами під час зустрічі Teams. Груповий чат створюється автоматично на початку кожної зустрічі Teams, що включає всіх учасників наради. Вікно чату з’явиться в правій частині екрана. Поки триває зустріч, а люди презентують та розмовляють за допомогою аудіо, інші люди можуть спілкуватися у вікні чату. Цей простий механізм виявляється неймовірно потужним. Наприклад, припустимо, що ви пропустили те, що сказав ведучий. Замість того, щоб переривати всю зустріч і просити доповідача повторити себе, ви можете просто ввести в чаті та попросити когось у чаті роз’яснити або заповнити пробіл. Я вважаю, що роблю це постійно на великих зустрічах.
Після завершення зустрічі чат продовжує бути активним, і будь-хто може продовжувати публікувати повідомлення. Для повторюваних зустрічей чат переноситься від зустрічі до зустрічі, тому завжди є запис минулих зустрічей, і будь-хто, хто запрошений на зустріч, може перейти до чату для майбутніх зустрічей. Я бачив, як великі компанії використовують це для відстеження пунктів порядку денного для майбутніх зустрічей. Люди публікують повідомлення в чаті регулярних зустрічей протягом тижня, а потім під час зустрічі команда переглядатиме чат і обговорюватиме елементи під час зустрічі.
Мені подобається вимикати сповіщення про повідомлення під час зустрічі, якщо багато людей спілкуються в чаті, коли хтось говорить по аудіо. З кожним новим повідомленням лунатиме сповіщення, і я вважаю, що це може відволікати. Ви можете знайти опцію вимкнути звук для вхідних повідомлень у розділі сповіщень у налаштуваннях. Натисніть на зображення свого профілю, яке з’являється у верхньому правому куті екрана Teams, і виберіть Налаштування. У спадному меню, що з’явиться, виберіть «Сповіщення» та знайдіть розділ «Інше». Там ви знайдете параметр Звуки сповіщень, який можна вимкнути.
Я не можу вам сказати, скільки разів запис зустрічі позбавив моїй команді від головного болю. Запис фіксує все, що відбувалося під час зустрічі. Записом можна поділитися з іншими, хто не був учасником зустрічі, і переглянути його тими, хто був учасником зустрічі. Якщо всі розуміють і погоджуються, що зустрічі будуть записуватися, я дуже рекомендую записувати зустрічі.
З міркувань конфіденційності команди не дозволять вам записувати розмову з двома або менше людьми. Якщо у дзвінку більше двох осіб, він перетворюється на зустріч, і ви можете записати її.
Команди сповіщають учасників зустрічі, коли починається запис. Однак я хочу переконатися, що всім зрозуміло і зручно записувати зустріч заздалегідь, щоб не виникало жодних проблем у майбутньому, зазначивши на початку, що я маю намір записати зустріч.
Запис наради легко зробити в Teams. Щоб почати запис:
Приєднайтеся до наявної зустрічі або розпочніть нову.
Відкрийте елементи керування нарадою, вибравши три крапки на панелі інструментів.
Виберіть Почати запис у спливаючому меню, що з’явиться, як показано.
Початок запису зустрічі Teams.
Коли почнеться запис, усі учасники зустрічі будуть проінформовані.
Щоб завершити запис, знову клацніть три крапки та виберіть Зупинити запис.
Ви також можете завершити запис, завершивши зустріч.
Запис буде доступний для каналу зустрічі, як показано. Будь-хто в каналі може натиснути запис, щоб переглянути зустріч.
Перегляд запису зустрічі в каналі.
Запис зустрічі – це неймовірно потужна річ. Ви можете поділитися нею з іншими, хто не зміг відвідати зустріч, або використати її в подальшому як нагадування про те, що було обговорено та/або ухвалене рішення. Сам запис знаходиться в службі під назвою Microsoft Stream. Ви можете отримати пряме посилання на зустріч, вибравши три крапки із запису в каналі, а потім вибравши Отримати посилання, як показано. Крім того, ви можете відкрити запис безпосередньо в Stream або навіть зробити запис окремою вкладкою в каналі.
Отримання прямого посилання на запис зустрічі.
Коли я перебуваю на нараді, мені подобається тримати мікрофон вимкненим, якщо я не розмовляю. Таким чином, інші учасники не чують жодного фонового шуму, який може відбуватися навколо мене. Більшість людей дотримуються цього ж етикету зустрічей, але всі час від часу забувають. Хтось може запитати, чи можна всім вимкнути мікрофон, але це може завадити зустрічі.
Під час наради Teams ви можете вимкнути мікрофон інших учасників. Я використовував це багато разів, коли чийсь мікрофон вловлює фоновий шум, наприклад, гавкання собаки, але я не хочу порушувати зустріч, попросивши людину вимкнути мікрофон.
Щоб вимкнути звук одного з учасників зустрічі, перейдіть до списку зустрічей, що з’являється праворуч у вікні зустрічі, виберіть ім’я особи та виберіть Вимкнути звук учасника. Щоб вимкнути звук усіх, виберіть Вимкнути звук усіх зі списку. Тут показані обидва варіанти. Учасники, яких ви вимкнули, отримають сповіщення про те, що ви їх вимкнули, і вони можуть увімкнути звук самостійно в будь-який час.
Вимкнення мікрофона учасника зустрічі в Teams.
Після того, як ви вимкнули комусь звук, доцільно надіслати цій людині приватне повідомлення в чаті, щоб повідомити їй, що ви це зробили. Майже кожного разу, коли я роблю це, людина дякує мені і повідомляє, що він або вона просто побіг випити кави чи скористатись туалетом і забув вимкнути мікрофон.
Мені подобається гнучкість можливості проводити зустрічі з членами команди, де б у мене є Інтернет-з’єднання. А використання відео додає величезну цінність зустрічі; однак це також створює виклик. Що робити, якщо ви опинитеся на роботі в тому місці, яке не хочете, щоб усі бачили? Наприклад, я часто проводжу зустріч з дому, замість того, щоб зайти в офіс. Коли я сиджу за кухонним столом, ви можете побачити нашу імпровізовану відкриту комору на задньому плані. Було б чудовим фоном, якби я був на зустрічі з кухарями, але це може відволікати від будь-якої іншої зустрічі.
У Teams є чудова функція, яка дозволяє розмивати фон, але залишати обличчя у фокусі під час відеодзвінка. Усі учасники зустрічі можуть вас добре бачити, навіть коли ви рухаєте головою під час розмови, але все, що знаходиться позаду вас і на задньому плані, розмито. Більше не турбуйтеся про будь-яку брудну білизну, буквально, яка може з’явитися без вашого відома!
Перед тим, як приєднатися до зустрічі, вам буде показано перемикачі, щоб увімкнути камеру та мікрофон. Між цими перемикачами є перемикач розмиття, як показано, за допомогою якого можна розмити фон. Коли ви увімкнете опцію розмиття, ваш фон стане розмитим, але ваше обличчя залишиться у фокусі. Якщо ви вже приєдналися до зустрічі, ви можете знайти опцію розмиття у спливаючому меню «Додаткові дії», як показано.
Розмивання фону перед приєднанням до наради Teams.
Розмивання фону після приєднання до наради Teams.
Якщо у вас немає відеокамери, яка підтримує опцію розмиття, підключену до Teams, ви не побачите перемикач, щоб увімкнути камеру та розмити фон. Це поширена тема в Teams і продуктах Microsoft загалом. Елементи інтерфейсу користувача з’являтимуться та зникають, якщо необхідний компонент (наприклад, камера, яка підтримує функцію розмиття) не підключено.
Запис наради ідеально підходить для повного зйомки наради, але, як правило, для завершення зустрічі вам зазвичай потрібні нотатки наради. Ви можете використовувати нотатки, які також називаються протоколами наради, щоб записувати ключові рішення та дії.
У Teams є функція, призначена для запису нотаток зустрічі. Нотатки надаються спільно, щоб усі учасники зустрічі могли додавати й переглядати нотатки під час їх додавання. Я не можу вам сказати, скільки разів я був на нараді і хтось неправильно записував нотатки. Просте непорозуміння може мати негативні наслідки в майбутньому. Коли всі переглядають і додають нотатки наради в режимі реального часу під час зустрічі, ймовірність непорозуміння значно зменшується.
Ви можете додати примітки про зустріч до початку або під час зустрічі. Якщо зустріч налаштовано та пов’язано з каналом Teams, ви можете зайти в канал і обговорити зустріч там. Якщо у зустрічі не було каналу, ви все одно можете додати нотатки.
Щоб додати нотатки перед нарадою, виконайте такі дії:
Відкрийте свій календар і виберіть зустріч, до якої хочете додати нотатки.
Виберіть чат з учасниками, як показано.
Команди створять чат для зустрічі, і всі учасники зустрічі автоматично додаються до нього. Коли зустріч відбудеться, чат буде частиною зустрічі.
Додавання нотаток перед нарадою до зустрічі.
Після початку зустрічі ви можете додати офіційні нотатки до зустрічі за межами чату. Щоб відкрити нотатки зустрічі або почати робити нотатки, виконайте такі дії:
У меню параметрів зустрічі виберіть параметр Показати нотатки наради.
Якщо ви вже створили нотатки для зустрічі, нотатки зустрічі відкриються в правій частині екрана, як показано. Або, якщо нотатки ще не були додані до зустрічі, ви матимете можливість створити нотатки для зустрічі після її початку, як показано. Щоб створити нові нотатки зустрічі, перейдіть до кроку 2.
Натисніть кнопку Зробити нотатки.
Команди створять нотатки наради для зустрічі, і ви зможете побачити новий розділ нотаток праворуч на екрані. Тепер ви можете додавати нотатки або переглядати будь-які нотатки перед нарадою, додані до початку зустрічі.
Створення нотаток наради для наради Teams.
Перегляд та додавання нотаток наради під час зустрічі.
Коли ви додаєте нотатки зустрічі, учасники каналу чи чату зустрічі отримають сповіщення, щоб усі могли стежити за ними та додавати власні нотатки або переглядати наявні нотатки.
Ви навіть можете додати нотатки наради як вкладку до зустрічі. Ви знайдете можливість додати нотатки зустрічі як вкладку, клацнувши три крапки у верхній частині екрана нотаток і вибравши додати нотатки як вкладку.
Перегляд нотаток зустрічі як вкладки.
Деякі з найпродуктивніших зустрічей, які я проводив за свою кар’єру, – це з групою людей, які стоять перед дошкою і викладають ідеї. Це аспект спілкування, який важко подолати. Корпорація Майкрософт усвідомила це і додала до Teams функцію під назвою Whiteboard.
Дошка Microsoft — це спільний екран, який дозволяє створювати ескізи діаграм. Спосіб малювання на екрані залежить від вашого пристрою. Якщо ви використовуєте стандартний настільний комп’ютер, ви використовуєте мишу або графічний планшет, який під’єднує цифрове перо до комп’ютера. Якщо ви використовуєте пристрій із сенсорним екраном, ви можете малювати на екрані пальцем. Мій улюблений спосіб робити ескізи на дошці Teams — це стилус на моєму ноутбуці Surface. Я вважаю його дуже природним і простим у використанні.
Щоб використовувати функцію дошки в Teams, виконайте наведені нижче дії.
Приєднайтеся до наявної зустрічі Teams або розпочніть нову.
За допомогою елементів керування нарадою розгорніть діалогове вікно «Поділитися», вибравши піктограму, яка виглядає як монітор комп’ютера зі стрілкою, що проходить через нього.
Нижня частина екрана розгорнеться, і ви побачите параметри спільного доступу до екрана, вікна на екрані або файлу PowerPoint. У правій частині екрана ви побачите опцію Whiteboard, як показано.
Виберіть Біла дошка, і екран оновиться, відобразивши цифрову дошку, як показано.
Ви можете вибрати колір пера та ширину пера та почати малювати на екрані. Усі учасники зустрічі бачитимуть, що ви малюєте, і можуть додавати власні малюнки або редагувати наявний малюнок.
Дошка зберігається навіть після зустрічі, тому ви завжди можете повернутися до неї і додати нові ескізи або змінити наявні. Після активації дошки вона буде відображатися як вкладка на каналі або в чаті. Ви можете експортувати стан дошки в будь-який час, клацнувши піктограму налаштувань у верхньому правому куті екрана та вибравши Експортувати зображення. Мені подобається це робити, щоб заблокувати дошку та зафіксувати стан у будь-який момент часу. Це майже те саме, що фотографувати фізичну дошку, щоб переконатися, що у вас є малюнок під рукою, якщо хтось прийде й зітре його.
Відкриття дошки з поля спільного доступу на нараді Teams.
Створення ескізів на спільній цифровій дошці в Teams.
Кожна команда в Teams має цифрову дошку, яку можна використовувати для зустрічей.
Спільний доступ до екрана є одним із моїх улюблених аспектів цифрових зустрічей. Я постійно користуюся показом екрана. Я навіть використовую спільний доступ до екрана, коли люди, з якими мені потрібно поділитися, знаходяться в одній кімнаті зі мною. Без спільного доступу до екрана мені довелося б змусити всіх тулитися біля мого комп’ютера, щоб я міг показати їм свій екран. Завдяки спільному доступу до екрана я можу ділитися тим, що я бачу на своєму екрані, і вони можуть бачити це на своїх екранах.
Набагато легше дивитися на екран свого комп’ютера, ніж через плече чужого. Використовуючи Teams, ви можете поділитися своїм екраном з іншими, а вони можуть поділитися своїм екраном з вами.
Під час зустрічі Teams ви можете надати доступ до всього екрана, окремого вікна, презентації PowerPoint або дошки (розглянуто в попередньому розділі). Особисто мені подобається ділитися лише вікном або слайдом PowerPoint, про який я говорю на зустрічі. Наприклад, якщо я показую веб-сайт, я просто показую вікно веб-браузера, а не весь свій робочий стіл. Якщо я переглядаю презентацію PowerPoint, я просто ділюся вікном PowerPoint.
Існує багато причин, чому ви не захочете відображати весь робочий стіл. Наприклад, ваш цифровий робочий стіл може бути заплутаним різними файлами, які ви в середині організації. Або, можливо, у вас є конфіденційний матеріал, який не повинні бачити чи записувати всі присутні на зустрічі. Незалежно від причини, ви можете поділитися тим, на чому ви хочете, щоб команда зосередилася, і залишити решту робочого столу прихованою.
Щоб поділитися робочим столом, вікном або презентацією PowerPoint, виконайте такі дії:
Приєднайтеся до наявної зустрічі Teams або розпочніть нову.
За допомогою елементів керування нарадою розгорніть діалогове вікно «Поділитися», вибравши піктограму, яка виглядає як монітор комп’ютера зі стрілкою, що проходить через нього.
Нижня частина екрана розгорнеться, і ви побачите параметри спільного доступу до екрана, вікна на екрані або файлу PowerPoint.
Виберіть параметр, яким хочете поділитися з нарадою.
Червоне поле буде окреслювати те, чим поділилися з іншими, щоб ви точно знали, що вони можуть бачити.
Щоб припинити презентацію, натисніть кнопку Зупинити презентацію у верхній частині вікна дисплея, як показано.
Спільний доступ до презентації PowerPoint під час зустрічі Teams.
У попередньому розділі ви дізнаєтеся, як поділитися своїм екраном з іншими. Ви також можете попросити когось взяти контроль над вашим екраном або попросити взяти контроль над чужим екраном. Коли ви отримуєте контроль над екраном іншої людини за допомогою Teams, ви можете переміщати мишу цієї людини та вводити текст на її екрані за допомогою власної миші та клавіатури. Я часто використовую це, коли хочу показати комусь, як щось робити на своєму комп’ютері.
Хтось не може контролювати ваш екран без вашого дозволу. Якщо хтось попросить взяти контроль над вашим екраном, ви побачите повідомлення із запитом, чи хочете ви дозволити цій особі контролювати ваш екран чи ні. Якщо ви схвалите запит, ця особа зможе керувати вашою мишею на вашому екрані; однак, якщо ви відхилите запит, ця особа не зможе взяти під контроль.
Щоб надати контроль над спільним екраном, виберіть кнопку «Надати контроль», яка з’являється у верхній частині області спільного доступу. Коли ви натискаєте цю кнопку, з’являється спадне меню зі списком усіх учасників зустрічі. Ви можете вибрати, кому передати контроль над своїм екраном. Ви можете повернути контроль за допомогою того ж методу.
Мені, як правило, подобаються налаштування за замовчуванням, як Teams організовано для більшості зустрічей. Команди часто приймають розумні рішення та перемикаються між показом людей на головному екрані та показом презентації на головному екрані. Команди також виявлять, хто говорить, і збільшать відео цієї особи, щоб ви могли зосередитися на особі, яка говорить.
Проте, можливо, ви захочете взяти під контроль і змінити свій погляд на речі. Ви можете перемикатися між людьми та презентаціями, натискаючи відео учасників або презентації. Ви також можете взяти відео учасника та закріпити його, щоб воно завжди відображалося. Іноді мені подобається витягнути відео з Teams і перетягнути його на інший монітор. Уся ця гнучкість гарантує, що ви можете налаштувати зустріч відповідно до ваших потреб.
Під час зустрічі більшість екранів Teams присвячено зустрічі. Це цінно, коли ви хочете зосередитися на зустрічі. Однак ви все одно можете використовувати інші частини Teams, коли зустріч триває. Наприклад, якщо є велика зустріч, яку мені потрібно вислухати, але не зосередити всю свою увагу, я згорну зустріч і використовую інші частини Teams. Згорнути зустріч так само просто, як натиснути іншу частину Teams, наприклад інший канал або чат. Коли ви клацнете за межами наради, Teams автоматично згортає зустріч у невелике вікно у верхній частині лівої панелі навігації, як показано. Щоб повернутися до зустрічі та розгорнути вікно на екрані, просто клацніть усередині вікна зустрічі.
Зустріч команд, яка була згорнута.
Як заборонити Microsoft Word відкривати файли в режимі лише для читання в Windows. Microsoft Word відкриває файли в режимі лише для читання, що робить неможливим їх редагування? Не хвилюйтеся, методи наведено нижче
Як виправити помилки під час друку неправильних документів Microsoft Word Помилки під час друку документів Word зі зміненими шрифтами, безладними абзацами, відсутнім текстом або втраченим вмістом є досить поширеними. Однак не варто
Якщо ви використовували перо або маркер для малювання на слайдах PowerPoint під час презентації, ви можете зберегти малюнки для наступної презентації або стерти їх, щоб наступного разу, коли ви показуватимете їх, розпочали з чистих слайдів PowerPoint. Дотримуйтесь цих інструкцій, щоб стерти малюнки пером і маркером: Стирання рядків на одній з […]
Бібліотека стилів містить файли CSS, файли мови розширюваної мови таблиць стилів (XSL) та зображення, які використовуються попередньо визначеними основними сторінками, макетами сторінок та елементами керування в SharePoint 2010. Щоб знайти файли CSS у бібліотеці стилів сайту видавництва: виберіть «Дії сайту»→ «Перегляд». Весь вміст сайту. З’являється вміст сайту. Бібліотека Style знаходиться в […]
Не перевантажуйте аудиторію гігантськими цифрами. У Microsoft Excel ви можете покращити читабельність своїх інформаційних панелей і звітів, відформатувавши числа, щоб вони відображалися в тисячах або мільйонах.
Дізнайтеся, як використовувати інструменти соціальних мереж SharePoint, які дозволяють особам і групам спілкуватися, співпрацювати, обмінюватися інформацією та спілкуватися.
Юліанські дати часто використовуються у виробничих середовищах як мітка часу та швидкий довідник для номера партії. Цей тип кодування дати дозволяє роздрібним продавцям, споживачам та агентам з обслуговування визначити, коли був виготовлений продукт, а отже, і вік продукту. Юліанські дати також використовуються в програмуванні, військовій справі та астрономії. Інший […]
Ви можете створити веб-програму в Access 2016. Так що ж таке веб-програма? Ну, веб означає, що він онлайн, а додаток — це просто скорочення від «додаток». Користувацька веб-програма — це онлайн-додаток для баз даних, доступ до якого здійснюється з хмари за допомогою браузера. Ви створюєте та підтримуєте веб-програму у настільній версії […]
Більшість сторінок у SharePoint 2010 відображають список посилань навігації на панелі швидкого запуску ліворуч. Панель швидкого запуску відображає посилання на пропонований вміст сайту, наприклад списки, бібліотеки, сайти та сторінки публікації. Панель швидкого запуску містить два дуже важливі посилання: Посилання на весь вміст сайту: […]
Для простих задач Solver в Excel зазвичай швидко знаходить оптимальні значення змінної Solver для цільової функції. Але в деяких випадках Solver має проблеми з пошуком значень змінної Solver, які оптимізують цільову функцію. У цих випадках Solver зазвичай відображає повідомлення або повідомлення про помилку, що описує або обговорює проблему, яка […]
