10 порад щодо використання модуля людей Outlook 2019

Укажіть частини імені людини. Коли ви створюєте новий контакт, будь-яке ім’я, яке ви введете в поле Повне ім’я, автоматично розбирається на окремі поля для заголовка, першого, середнього, прізвища та суфіксу. Outlook не завжди справляється з цим ідеально. Ви можете отримати доступ до діалогового вікна для введення кожної з цих частин інформації, натиснувши кнопку Повне ім’я під час створення нового контакту.

Установіть порядок файлу як. Параметр «Файл як» для контакту визначає його порядок в алфавітному розташуванні контактів. За замовчуванням це прізвище, ім’я, але ви можете змінити це. Наприклад, ви можете захотіти, щоб компанія відображалася за назвою компанії, а не за прізвищем вашого контакту. Установіть параметр «Файл як» для окремого контакту в його записі, двічі клацнувши його в програмі «Люди», а потім змінивши його параметр «Файл як» у вікні, що з’явиться.

Розробити макет візитки. Дизайн картки за замовчуванням, показаний у поданні візитної картки, можна змінити. Відкрийте контакт у окремому вікні, а потім на вкладці «Контакти» натисніть кнопку «Візитна картка», а потім у діалоговому вікні «Редагувати візитну картку» змініть дизайн картки та поля, які вона містить.

Використовуйте більше полів. Поля, які відображаються за замовчуванням для контакту, коли ви відкриваєте його у окремому вікні, є лише підмножиною доступних полів. Щоб побачити більше полів, відкрийте контакт, а потім на вкладці Контакти натисніть Деталі. Деякі з додаткових полів включають Псевдонім, Ім’я менеджера, Подружжя/Партнер, День народження та Річниця.

Створіть новий контакт на основі наявного. Якщо у вас є кілька контактів, які всі працюють в одній компанії, багато полів, ймовірно, будуть однаковими для них, наприклад, поштова адреса та адреса веб-сторінки. Щоб заощадити час, ви можете створити новий контакт на основі наявного. Відкрийте наявний контакт у власному вікні, а потім на вкладці Контакт клацніть нижню частину кнопки «Зберегти та створити», щоб з’явилося меню. У цьому меню виберіть Контакт з тієї ж компанії.

Додайте нетекстовий вміст до контактних нотаток. Відкрийте контакт у окремому вікні, а потім клацніть в області «Примітки». На вкладці «Вставка» ви знайдете багато варіантів вмісту, який можна вставити в область «Примітки», зокрема зображення, фігури, піктограми, діаграми, SmartArt, рівняння, символи та WordArt.

Позначити контакт як приватний. Можливо, у вашому списку контактів є якісь контакти, якими ви не хотіли б ділитися. Щоб виключити доступ до певного контакту, відкрийте контакт у окремому вікні та на вкладці Контакти натисніть Приватний.

Перегляд чужих спільних контактів. Ви можете поділитися своїми контактами за допомогою кнопки «Поділитися контактами» на вкладці «Головна». Щоб переглянути чужі спільні контакти, натисніть кнопку «Відкрити спільні контакти» (на вкладці «Головна»), а потім натисніть кнопку «Ім’я» та виберіть людину, чиї контакти ви хочете побачити. Якщо ця особа поділилася своєю папкою «Контакти», ви зможете її переглядати (за вирахуванням усіх, які вони позначили як приватні). Очевидно, це найкраще працює в бізнес-середовищі, де всі знаходяться на одному поштовому або сервері SharePoint.

Перевірте наявність повторюваних контактів. Чи не було б добре, якби Outlook повідомляв вам, якщо ви спробуєте створити новий контакт для когось, хто вже є у вашому списку? Ви можете зробити це. Виберіть «Файл», «Параметри» та натисніть «Люди». У розділі «Імена та файли» встановіть прапорець Перевірити наявність дублікатів під час збереження нових контактів.

Створіть новий вигляд. На вкладці «Головна» відкрийте галерею «Поточний вигляд» і виберіть «Керувати переглядами». Звідти ви можете створити свій власний перегляд. Почніть, вибравши наявне представлення та натиснувши Копіювати. Потім виберіть копію та натисніть Змінити. Ваш новий вигляд з’явиться в поточній галереї переглядів поряд зі стандартними видами, як-от візитна картка, телефон і список.