10 корисних функцій Office 2019

Microsoft Office відомий тим, що ховає безліч корисних функцій, про які більшість людей ніколи не знає. Тут ви знайдете деякі функції Office 2019, щоб скористатися ними та зробити Office 2019 зручнішим (і безпечнішим) для вас.

Збереження файлів Office 2019

Більшість людей скидають свої документи в папку в папці Документи. Однак зберігайте в цій папці занадто багато документів, і ви побачите, що знайти щось майже неможливо. Щоб спростити отримання файлів, доцільно зберігати різні дані у власних папках, наприклад, зберігати інформацію, пов’язану з податками, у спеціальній папці «Податкові декларації» або рахунки-фактури в спеціальній папці «Рахунки-фактури» 2021 року.

Зрозуміло, що Office 2019, насамперед, зберігатиме всі ваші файли в папці «Документи», тому вам потрібно буде вказати програмі, де ви хочете, щоб вона зберігала файли.

Окрім визначення папки за замовчуванням для зберігання файлів, ви також можете визначити формат файлу за замовчуванням для програм Office 2019. Це може бути особливо корисно, якщо вам потрібно поділитися файлами з іншими, наприклад, люди, які все ще застрягли у використанні старішої версії Microsoft Office (97/2000/XP/2003).

Microsoft Office 2007 і новіших версій використовують більш сучасний формат файлу, у якому розширення файлу складається з більш ніж трьох літер, наприклад .docx або .xlsx. Цей новий формат файлу пропонує додаткові функції, недоступні в старому форматі файлу, який має трибуквене розширення, наприклад .doc або .xls.

Нарешті, щоб захистити ваші дані (наскільки це можливо) від неминучих збоїв комп’ютера та збоїв жорсткого диска, програми Office 2019 включають спеціальну функцію автовідновлення, яка зберігає тимчасову копію вашого файлу через фіксовані проміжки часу, наприклад, кожні десять хвилин. Таким чином, якщо зникне живлення, ви втратите лише ті зміни, які ви внесли за останні десять хвилин, а не всі зміни.

Access не пропонує функцію автовідновлення, оскільки вона все одно автоматично зберігає будь-які зміни ваших даних.

Щоб налаштувати розташування, формат і функцію автовідновлення програми Office 2019, виконайте такі дії:

Завантажте програму Office 2019, яку потрібно налаштувати (наприклад, Excel або PowerPoint).

Натисніть вкладку Файл.

Натисніть Параметри.
З’явиться діалогове вікно «Параметри».

Натисніть Зберегти на лівій панелі.
У діалоговому вікні «Параметри» відображаються різні параметри збереження.

(Необов’язково) Щоб зберегти файли, сумісні з попередніми версіями Office, клацніть у списку Зберегти файли в цьому форматі та виберіть формат файлу, наприклад формат 97–2003.

(Необов’язково) Щоб визначити папку за замовчуванням, клацніть у текстовому полі Розташування локального файлу за замовчуванням і введіть диск і папку.
Або натисніть кнопку «Огляд», а потім виберіть папку.

(Необов’язково) Щоб визначити, як часто ви хочете, щоб Office 2019 автоматично зберігав ваші файли, установіть прапорець Зберегти інформацію автовідновлення щоразу, клацніть у текстовому полі Хвилини та введіть значення або клацніть стрілку вгору або вниз, щоб визначити значення, наприклад як 7 хвилин.

Натисніть OK.

Захист файлів Office паролем

Щоб сторонні очі не дивилися на ваші файли Word, Excel або PowerPoint, ви можете захистити їх паролем. Таким чином, якщо хтось хоче відкрити, переглянути або відредагувати ваші файли, він повинен використовувати ваш пароль. Якщо хтось не знає вашого пароля, він не зможе переглядати — не кажучи вже редагувати — ваші файли.

Ви (або будь-хто) можете придбати в Інтернеті програми, які можуть зламати файл Office 2019, захищений паролем. Для справжньої безпеки не покладайтеся на функцію захисту паролем Office 2019.

Щоб захистити файл паролем, виконайте такі дії:

Завантажте Word, Excel або PowerPoint.

Натисніть вкладку Файл.

Виберіть Зберегти як.

З'явиться вікно Зберегти як.

Натисніть кнопку Огляд.
З’явиться діалогове вікно Зберегти як.

Натисніть кнопку Інструменти.

З’явиться спадне меню.

Кнопка «Інструменти» з’являється в нижньому правому куті діалогового вікна «Зберегти як».

Виберіть Загальні параметри.

З’явиться діалогове вікно Загальні параметри.

Щоб захистити файл паролем, клацніть у текстовому полі «Пароль для відкриття» та введіть пароль.
З’явиться інше діалогове вікно з проханням підтвердити пароль, ввівши його ще раз.

Введіть пароль ще раз, а потім натисніть OK.

Щоб визначити окремий пароль для зміни файлу, клацніть у текстовому полі «Пароль для зміни» та введіть пароль.

Цей пароль може відрізнятися від пароля, який ви ввели на кроці 6. З’явиться інше діалогове вікно з проханням підтвердити пароль, ввівши його ще раз.

Введіть пароль ще раз, а потім натисніть OK.

Натисніть Зберегти.

Ви можете створити пароль або видалити паролі, повторивши попередні кроки та повторно ввівши новий пароль або видаливши пароль.

Захист від макровірусів в Office 2019

Макровіруси — це шкідливі програми, призначені для прикріплення до файлів Word, Excel і PowerPoint. Коли нічого не підозрює жертва відкриває заражений файл, вірус може поширюватися і робити щось неприємне, наприклад, видалити ваші файли або весь вміст жорсткого диска.

Щоб перешкодити цим шкідникам знищити ваші файли , установіть антивірусну програму, уникайте завантаження чи прийняття файлів від невідомих людей і ввімкніть вбудовану функцію макрозахисту Office 2019, яка може вимкнути макроси або обмежити дії макровірусів і черв’яків. навіть якщо вони заражають ваш комп’ютер.

Щоб увімкнути макрозахист в Office 2019, виконайте такі дії:

Завантажте Word, Excel або PowerPoint.

Натисніть вкладку Файл.

Натисніть Параметри.

З’явиться діалогове вікно Параметри.

Натисніть Центр довіри.
Параметри Центру довіри відображаються на правій панелі.

Натисніть кнопку Налаштування центру довіри.
З’явиться діалогове вікно Центру довіри.

На панелі ліворуч натисніть Налаштування макросу.
Відображаються параметри макросів.

Діалогове вікно Центру довіри.

Виберіть один із наступних перемикачів:

• Вимкнути всі макроси без сповіщення: найбезпечніший, але найбільш обмежувальний параметр, який запобігає запуску будь-яких макросів (дійсних або вірусних) під час відкриття файлу.
• Вимкнути всі макроси з сповіщенням: це налаштування за замовчуванням; він відображає діалогове вікно, яке дозволяє вмикати макроси, якщо ви впевнені, що файл не заражений.
• Вимкнути всі макроси, окрім макросів із цифровим підписом: блокує всі макроси, за винятком тих, автентифікованих (раніше визначених як надійні) користувачем.
• Увімкнути всі макроси: цей параметр запускає всі макроси, що є найнебезпечнішим параметром.

Продовжуйте натискати OK, доки не повернетеся до діалогового вікна Зберегти як.

Натисніть Зберегти.

Зміна розміру вікна Office 2019

Коли ви завантажуєте будь-яку програму Office 2019, вона може розширюватися на весь екран. Хоча це може дати вам найбільше простору для роботи, ви можете також побачити частини інших вікон програми. Щоб перемикатися між відображенням програми Office 2019 на повний екран або у вікні, клацніть піктограму «Відновити вниз/розгорнути», яка з’являється у верхньому правому куті вікна програми Office 2019.

Щоб розгорнути або зменшити вікно програми Office 2019, виконайте такі дії:

Завантажте програму Office 2019, наприклад Word або Excel.

Натисніть значок «Відновити вниз».
Значок «Відновити вниз» з’являється ліворуч від значка «Закрити» (X). Коли ви натискаєте піктограму «Відновити вниз», вікно зменшується, а піктограма «Відновити вниз» змінюється на піктограму «Розгорнути». Коли вікно Office 2019 здається меншим, його можна перетягнути або змінити розмір.

Піктограми «Відновити вниз» і «Розгорнути» дозволяють відповідно зменшувати або розширювати вікно програми Office 2019.

Натисніть піктограму Розгорнути.
Вікно програми Office 2019 розгортається, щоб знову заповнити весь екран.

Клацніть правою кнопкою миші в Office 2019

Як ярлик для надання команд Office 2019, запам’ятайте цю просту вказівку: спочатку виберіть, а потім клацніть правою кнопкою миші.

Тому, якщо ви хочете змінити текст або зображення, спочатку виберіть їх, щоб повідомити Office 2019, що ви хочете змінити. Потім клацніть правою кнопкою миші, щоб відобразити спливаюче меню з командами. Ці спливаючі меню відображають список відповідних команд для щойно вибраного елемента.

Закріплення заголовків рядків і стовпців у Excel 2019

Однією з проблем створення великих електронних таблиць в Excel є те, що ідентифікаційні заголовки рядків і стовпців можуть прокручуватися з поля зору, якщо ви прокручуєте аркуш униз або вправо.

Щоб цього не сталося, можна закріпити рядок або стовпець, які містять ідентифікаційні мітки. Таким чином, коли ви прокручуєте аркуш, ваш закріплений рядок або стовпець завжди залишаються видимими.

Щоб закріпити рядок або стовпець на аркуші Excel, виконайте такі дії:

Натисніть вкладку Перегляд.

У групі «Вікно» клацніть піктограму «Закріпити панелі».

Натисніть одну з наведених нижче опцій:

• Закріпити панелі : розбиває аркуш на кілька панелей
• Закріпити верхній рядок: Завжди відображається верхній рядок, незалежно від того, наскільки далеко ви прокручуєте
• Закріпити перший стовпець: завжди відображається перший стовпець, незалежно від того, наскільки праворуч ви прокручуєте

Щоб розморозити рядок або стовпець, повторіть кроки з 1 по 3, але клацніть «Розморозити панелі» на кроці 2.

Неправильне відображення слайдів у PowerPoint 2019

Коли ви відображаєте презентацію PowerPoint, ваші слайди зазвичай відображаються в тому порядку, в якому ви їх розташували, починаючи з першого слайда. Якщо ви хочете відобразити слайди в іншому порядку в середині презентації, виконайте наведені нижче дії.

Натисніть F5.
З’явиться перший слайд вашої презентації.

Введіть номер слайда, який ви хочете переглянути, і натисніть Enter.
Якщо ви хочете перейти на п’ятий слайд у своїй презентації, введіть 5 і натисніть Enter. Якщо перейти до п’ятого слайда, клацнувши мишею або натиснувши пробіл, відобразиться шостий слайд, а потім сьомий і так далі.

Роздрукуйте список назв і номерів слайдів на аркуші паперу, щоб знати, який номер слайда ввести для перегляду конкретного слайда.

Зменшення спаму в Outlook 2019

Якщо у вас є обліковий запис електронної пошти, ви отримуватимете спам , цю небажану електронну пошту, яка щодня забиває мільйони поштових скриньок неприємними пропозиціями щодо рефінансування іпотеки, недорогих ліків за рецептом або порнографії знаменитостей. Якщо вам не подобається видаляти ці повідомлення вручну, ви можете використовувати Outlook для фільтрації електронної пошти.

Налаштування фільтра небажаної електронної пошти Outlook

Outlook може автоматично переміщувати підозрюваний спам до спеціальної папки небажаної електронної пошти. Оскільки Outlook шукає ключові слова в спамі, майте на увазі, що він ніколи не буде на 100 відсотків ефективним у виявленні спаму. Однак він може виявити більш кричущий спам і заощадити вам час і зусилля на видалення повідомлень самостійно.

Щоб визначити спам-фільтр Outlook, виконайте наведені нижче дії.

Натисніть значок Пошта в нижньому лівому куті вікна Outlook.

Натисніть вкладку Головна.

У групі «Видалити» клацніть піктограму «Небажані».

З’явиться меню.

Небажане меню.

Натисніть Параметри небажаної електронної пошти.

З’явиться діалогове вікно Параметри небажаної електронної пошти.

Діалогове вікно «Параметри небажаної електронної пошти» дозволяє вам визначити, наскільки агресивно ви хочете, щоб фільтр спаму Outlook працював.

Виберіть один із наступних перемикачів:

• Без автоматичної фільтрації: вимикає фільтр спаму Outlook
• Низький: визначає та переміщує найбільш очевидний спам до папки небажаної електронної пошти
• Високий: виявляє та переміщує майже весь спам у папку небажаної електронної пошти разом із деякими звичайними повідомленнями електронної пошти, тому періодично перевіряйте папку небажаної електронної пошти, щоб шукати дійсні повідомлення
• Лише безпечні списки: ідентифікує та переміщує повідомлення електронної пошти до папки небажаної електронної пошти, за винятком повідомлень, надісланих з адрес, зазначених у вашому списку безпечних відправників або списку безпечних одержувачів

Натисніть OK.

Знову з’явиться діалогове вікно Параметри.

Натисніть OK.

Створення списку безпечних відправників у Outlook 2019

Список безпечних відправників дозволяє визначити всі адреси електронної пошти, з яких ви хочете приймати повідомлення. Outlook маршрутизує всю електронну пошту з інших електронних адрес безпосередньо до папки небажаної електронної пошти.

Перевага списку безпечних відправників полягає в тому, що він гарантує, що ви ніколи не отримаєте спам. З іншого боку, це також гарантує, що якщо хтось спробує зв’язатися з вами, чия адреса електронної пошти не відображається у вашому списку безпечних відправників, ви також не отримаєте цього дійсного повідомлення.

Щоб створити список безпечних відправників, виконайте кроки з 1 по 4 у розділі вище, щоб відкрити діалогове вікно Параметри небажаної електронної пошти. Потім виконайте такі дії:

У діалоговому вікні «Параметри небажаної пошти» перейдіть на вкладку «Безпечні відправники».
З’явиться вкладка «Безпечні відправники» діалогового вікна «Параметри небажаної пошти».

(Необов’язково) Установіть (або зніміть) прапорець Також довіряти електронній пошті з моїх контактів.
Якщо встановити цей прапорець, Outlook повідомляє, що якщо ви зберігаєте чиюсь адресу електронної пошти у своєму списку контактів, ви також прийматимете електронні листи від цієї особи.

(Необов’язково) Установіть (або зніміть) прапорець Автоматично додавати людей, яким я надсилаю електронні листи до списку безпечних відправників.

Якщо встановити цей прапорець, Outlook повідомляє, що якщо ви надсилаєте комусь електронну пошту, ви приймаєте його або її повідомлення у відповідь.

(Необов’язково) Натисніть кнопку Додати.

З'явиться діалогове вікно Додати адресу або домен.

Введіть повну адресу електронної пошти.
Або введіть ім’я домену — наприклад, якщо ви довіряєте всім з Microsoft.com надсилати вам дійсну електронну пошту, введіть @microsoft.com у цьому діалоговому вікні.

Натисніть OK.

Повторіть кроки з 4 по 6 для кожної додаткової адреси електронної пошти або домену, який потрібно додати.

Продовжуйте натискати OK, доки не зникнуть усі діалогові вікна.

Якщо ви клацнете вкладку Безпечні одержувачі, ви можете повторити ці кроки, щоб визначити інший список адрес електронної пошти, які ви приймете як дійсні.

Створення списку заблокованих відправників у Outlook 2019

Якщо конкретна адреса електронної пошти продовжує надсилати вам спам, ви можете вибірково заблокувати цю єдину адресу електронної пошти або домен. Щоб створити список заблокованих відправників, виконайте кроки з 1 по 4, щоб налаштувати фільтр небажаної електронної пошти Outlook для відображення діалогового вікна «Параметри небажаної пошти». Потім виконайте такі дії:

У діалоговому вікні Параметри небажаної пошти перейдіть на вкладку Заблоковані відправники.
З’явиться вкладка «Заблоковані відправники» діалогового вікна «Параметри небажаної пошти».

Натисніть кнопку Додати.
З'явиться діалогове вікно Додати адресу або домен.

Введіть адресу електронної пошти або доменне ім’я, а потім натисніть кнопку OK.
Знову з’явиться діалогове вікно Параметри.

Продовжуйте натискати OK, доки не зникнуть усі діалогові вікна.

Використання Office 365 та Office 2019 на Android та iOS

Office 2019 поглинає величезний шматок місця на жорсткому диску і засипає вас хвилями функцій, які вам, ймовірно, ніколи не знадобляться (або використовуватимуться) за мільйон років. Якщо ви хочете використовувати Microsoft Office, але не хочете платити за нього значну початкову вартість, вам може сподобатися Office 365.

Office 365 надає версії Word, Excel і PowerPoint, до яких можна отримати доступ через Інтернет. Якщо у вас є підключення до Інтернету та браузер, ви можете використовувати Office 365 для створення, редагування файлів і обміну ними з іншими .

Можливо, найбільша перевага Office 365 полягає в тому, що ви можете використовувати його на будь-якому комп’ютері, який має підключення до Інтернету. Це означає, що для створення документів Office можна використовувати комп’ютер Macintosh або Linux.

Office 365 — це, по суті, відповідь Microsoft на Google Docs, тож якщо ідея використання текстового процесора, електронної таблиці чи програми для презентацій через Інтернет вам подобається, спробуйте Office 365.

Якщо вам не подобається ідея доступу до Office 2019 через Інтернет, візьміть планшет під управлінням Android або iOS. Використовуючи Office для Android або iOS, ви можете створювати та редагувати файли Office, коли ви не на комп’ютері.

Тепер ви все ще можете продуктивно працювати зі своїми улюбленими програмами Microsoft Office, не тягаючи за собою важкий і громіздкий портативний комп’ютер з повною версією Windows 10.