10 золотих правил управління проектами

Коли ви починаєте використовувати Project 2016, загальні вислови (або афоризми, аксіоми та настанови) тут можуть допомогти вам згадати основні принципи управління проектами. Прикріпіть їх на стіні вашого офісу, щоб ви могли переглядати їх протягом робочого дня.

Покатайте з ним

Планування рухомої хвилі — чудовий спосіб спростити керування проектом. Не плануйте подальше майбутнє, ніж ви можете розумно побачити, і не плануйте більш детально, ніж має сенс. Коли проект вперше зафрахтований, у вас є лише основні дати. Коли ви починаєте більше розуміти проект, ви можете визначити життєвий цикл проекту та ключові результати, які будуть створені на кожній з його фаз.

Будуйте проект поетапно. Почніть з початкових етапів і заповніть детальні завдання, послідовності, ресурси та тривалість. Залиште пізні етапи на високому рівні деталізації; таким чином, у вас буде менше роботи для повторення наступних завдань, які просто неможливо передбачити на початку проекту. Вам також доведеться менше маніпулювати базовою лінією цих пізніших завдань: якщо завдання знаходяться занадто далеко в майбутньому, їх потреби в часі не відповідатимуть ресурсам, які ви спочатку виділили для них.

На початку гри уникайте детально вникати в завдання, які відбудуться далеко в майбутньому. Project може допомогти вам з плануванням обертання хвилі, якщо ви використовуєте ці функції програми:

• Перегляд діаграми мережі: допомагає графічно візуалізувати фази проекту
• Хронологія: показує основні етапи, результати та етапи на високому рівні
• Розгортання та згортання завдань: дозволяє приховати або відобразити фази проекту

Поставте своїх качок в ряд

Перш ніж почати створювати проект, зробіть домашнє завдання. Якщо у вас немає всієї інформації, яка вам потрібна, коли ви сідаєте за комп’ютер, щоб працювати з Project, ви постійно зупиняєтеся, плануєте роботу та втікатимете, щоб знайти інформацію, що не є ефективним способом роботи.

Перш ніж сісти за розклад проекту, подумайте про таку інформацію про проект:

• Перевірка реальності основних очікувань: на основі вашого досвіду в управлінні подібними проектами протягом тривалого часу визначте, чи результати, бюджет і попередній графік відповідають розумним. Вирішіть, чи варто обговорювати зміни в обсязі та бюджеті, щоб уникнути проекту, який з самого початку нереалістичний.
• Інформація про ресурс : якщо ресурс є людиною, запишіть повну назву ресурсу, контактну інформацію, навички, вартість, графік, конфлікти часу, ім’я менеджера та контактну інформацію менеджера. Щодо обладнання чи засобів, знайдіть його наявність та вартість.
• Структура команди. Визначте, чи один член команди записує прогрес усіх інших, чи всі ресурси відстежують власне. Вирішіть, хто оновлюватиме розклад після внесення змін, хто отримувати копії яких звітів і хто має доступ до основного розкладу онлайн.
• Очікування керівництва: запитайте, чи очікує керівництво бачити регулярні базові звіти чи інший тип звітів. Запитайте, як і від кого отримати схвалення бюджету на різних етапах планування проекту, а також запитайте, чи вимагатимуть будь-які міжпідприємницькі інтереси звіти або схвалення з кількох джерел.
• Політика компанії: у цих документах можуть бути викладені правила щодо робочого часу та понаднормової роботи, календарі відпусток, плата за накладні витрати або націнки на проект, а також обмін (чи ні) обмін інформацією з клієнтами та постачальниками.

Після того, як ви обміркуєте проблеми в цьому списку, ви готові сісти і почати вводити інформацію в проект проекту. (Чуєте ви тут відлуння?)

Очікувати несподіване

Ви знаєте, що він там — Мерфі та його проклятий закон, який передбачає, що все, що може піти не так , піде не так. Більшість проектів, особливо триваліших і складніших, не завершуються вчасно або в рамках бюджету. Ваша робота як менеджера проекту полягає в тому, щоб якомога точніше планувати, а потім вносити обережні зміни, коли хтось кидає гайковий ключ у роботу — і Project надає вам багато інструментів для цього. Але крім усіх автоматизованих функцій Project, ви можете передбачити зміни, просто спланувавши їх.

Критичний шлях визначає тривалість проекту. Кожен мудрий керівник проекту вкладає у свої проекти резервний час і кошти на непередбачувані випадки. Коли проект завершується на тиждень із запізненням і на 5 000 доларів США перевищує бюджет, лише керівник проекту знає, що це було чотири тижні пізніше і на 25 000 доларів США дорожче, ніж було заплановано спочатку, без резерву на випадок непередбачених витрат.

Додайте резерв на випадок непередбачених випадків перед основними результатами або закінченням етапу, щоб врахувати несподівані події. Ви навіть можете додати завдання на випадок непередбачених обставин і забезпечити його ресурсами за допомогою Мерфі.

Використовуйте тип ресурсу витрат (а не робочий або матеріальний ресурс), щоб додати до завдання або етапу встановлену суму резерву на випадок непередбачених обставин.

Не відкладайте на завтра. . .

Хоча програмне забезпечення для керування проектами може спростити багато аспектів вашого робочого життя, більшість людей, які вперше користуються Project, перевантажуються кількістю часу, який вони витрачають на введення та оновлення даних. Ці завдання, безумовно, можуть бути громіздкими, але винагорода від оволодіння можливостями автоматизованого оновлення та звітності в Project з лишком компенсує будь-яку працю, яку вони витримують.

Коли це можливо, імпортуйте завдання з Outlook або Excel в Project, щоб пришвидшити введення даних на етапі планування.

Відстежуйте якомога частіше — принаймні раз на тиждень. Якщо ви не схильні до завдання відстежувати прогрес у проекті, ви можете опинитися за прислів'ям вісімкою. Ця стратегія не тільки позбавляє вас від необхідності вводити гору даних відстеження, але також дозволяє вам — і вашій команді — у будь-який момент побачити статус проекту. Таким чином, ви зможете швидко помітити наближення катастрофи та внести попереджувальні корективи.

Делегат, делегат, делегат

Уникайте бажання намагатися зробити все на проекті самостійно. Хоча самостійне створення та підтримка файлу проекту може дати вам більше контролю над результатом, літати самостійно в більшому проекті майже неможливо (і, можливо, робота на повний робочий день). Звичайно, ви не можете дозволити десяткам людей вносити зміни до плану, тому що ви ризикуєте втратити відомості про те, хто, що і коли зробив. Однак дотримання цих кількох простих практик може перетворити кілька пальців у пирогу проекту зі шкідливих на корисні:

• Призначте одну особу для обробки всіх даних. Завдання цієї особи — ввести всі дані відстеження в головний файл.
• Розділіть проект на кілька підпроектів і призначте людей, яким ви довіряєте, виконувати функції менеджерів цих підпроектів. Дозвольте їм самостійно здійснювати відстеження та коригування, а потім об’єднайте ці проекти в головний проект, щоб ви могли контролювати загальний стан.
• Встановіть єдині процедури для команди наперед. Не дозволяйте одному члену команди звітувати про час на міжофісному аркуші нотаток, іншому надсилати вам свій прогрес електронною поштою, а інші фіксують свої робочі години в табелі робочого часу волею-неволею. Розробіть стратегію, яка використовує функції проекту для послідовного спілкування.

Ви можете відстежувати прогрес на високому рівні, наприклад, 25 відсотків, 50 відсотків, 75 відсотків і 100 відсотків завершення.

Задокументуйте це

Більшість людей чули попередження керівництва проектами «Приховуйте свої припущення», і Project допомагає вам це легко зробити. Використовуйте ці функції, щоб задокументувати деталі проекту:

• Область приміток: використовуйте її як для завдань, так і для ресурсів, щоб записувати довідкову інформацію, зміни або особливі проблеми.
• Звіти: налаштуйте їх, щоб включити всю відповідну інформацію та допомогти документувати тенденції та зміни.
• Візуальні звіти. Використовуйте цю нову функцію, щоб намалювати картину стану проекту для візуально орієнтованих зацікавлених сторін.

Збережіть кілька версій проекту, особливо якщо ви зміните базову лінію в більш пізніх версіях. Таким чином, у вас буде запис кожного кроку в плануванні проекту, на який можна звертатися, коли в подальшому виникнуть запитання.

Тримайте команду в курсі

Дотримуйтесь таких методів, щоб канали зв’язку залишалися відкритими:

• Використовуйте функції проекту, які інтегруються з Outlook або іншими програмами електронної пошти. Використовуйте їх для надсилання файлів проекту або інших типів повідомлень.
• Оновити план управління комунікаціями. Задокументуйте, кому потрібна яка інформація, коли і як часто.
• Переглядайте прогрес із членами команди, регулярно зустрічаючись особисто, по телефону або за допомогою програмного забезпечення для зборів. Переконайтеся, що всі члени команди мають останню версію розкладу проекту, на яку можна ознайомитися під час цих зустрічей.
• Відображати у звітах код структури розбивки робіт (WBS). Тоді ви можете легко звертатися до конкретних завдань у великих проектах без плутанини.

Вимірюйте успіх

Коли ви починаєте проект, ви повинні мати уявлення про те, що означає успіх, і ви повинні знати, як виміряти цей успіх. Ви чули таке: «Ви можете отримати результат вчасно, в рамках бюджету або зробити правильно. Виберіть два». Успіх може включати досягнення багатьох цілей, наприклад

• Задоволеності клієнтів
• Задоволеність керівництва
• Дотримання бюджетних обмежень
• Бути вчасно

Щоб визначити, як ви будете вимірювати успіх, задайте такі запитання:

• Чи успіх у складанні бюджету означатиме не перевищувати початкові оцінки більш ніж на 10 відсотків?
• Чи буде проект розглянутий вчасно, якщо ви працюєте над ним орієнтовну кількість тижнів за вирахуванням двомісячного періоду, коли вас затримали через профспілки, чи загальний робочий час менш важливий, ніж дотримання конкретного терміну?
• Як ви будете вимірювати задоволеність клієнтів?
• Чи успішний запуск продукту включає високі показники продажів після запуску, чи проект був успішним лише тому, що ви перенесли його за двері?

Розмістіть віхи в проекті, які відображають досягнення кожного типу успіху. Коли ви досягнете одного, ви можете поплескати свою команду по спині. Знання того, як виглядає успіх, допомагає мотивувати вашу команду досягти цього.

Дотримуйтесь гнучкої стратегії

Трапляється. Ніколи не було проекту, який не вимагав приміщень для сюрпризів по дорозі. Ознака хорошого менеджера проекту полягає в тому, що він уважний до цих змін і вносить корективи, щоб швидко з ними впоратися.

Внести корективи, щоб врахувати погані новини, непросто; насправді, повідомити погані новини може бути справді важко. Однак уникати проблеми в проекті та сподіватися, що вона просто зникне, має неприємну звичку перетворюватися на ще гіршу проблему. Наступні інструменти допоможуть вам бути в курсі змін і вносити зміни:

• Параметр контуру роботи може допомогти вам змінити контур роботи на початкове, заднє або іншим чином змінити розподіл роботи протягом тривалості завдання.
• Використовуйте Інспектор завдань, щоб побачити, що викликає завдання. Ви можете шукати такі параметри, як додавання ресурсів, перегляд відносин залежностей завдань та використання резерву.
• Увімкніть форматування критичного шляху, щоб побачити критичний шлях проекту та відстежувати, скільки залишається вільних. Налаштування завдань, щоб ефективно використовувати їх, може тримати вас за графіком у кризу.

Вчіться на своїх помилках

Один чудовий подарунок, який пропонує Project, — це можливість оглядатися назад після завершення проекту, щоб ви могли вчитися на своїх помилках. Ви можете переглянути початковий розклад і кожну версію після нього, щоб побачити, наскільки добре ви оцінили час і гроші, а потім з’ясувати, як це зробити краще.

Використовуючи записи проекту, ви можете помітити тенденції, щоб з’ясувати, наприклад, де, здається, ви завжди пропускаєте час або чому ви завжди приділяєте занадто мало часу для дослідження ринку і занадто багато часу для запитань і відповідей. Можливо, ви завжди забуваєте в бюджеті на тимчасову допомогу під час пікових періодів або на ранньому етапі працюєте надлишком, коли вам потрібно лише кілька людей.

Використовуйте велику кількість інформації в розкладах проектів, щоб дізнатися про свої сильні та слабкі сторони як планувальника та менеджера проекту та покращити свої навички з кожним проектом, який ви берете.